Teilnehmer verwalten

Teilnehmerverwaltung

Die Teilnehmerverwaltung ist das Herzstück des Jugendcampplaners: Hier legst du die Teilnehmer deiner Freizeit an, pflegst ihre Daten und findest alles, was im Betreuungsalltag zählt — von der Zeltnummer über Ernährung und medizinische Hinweise bis zu den Ausgangsregeln. Du erreichst sie über die Kachel „Teilnehmer" im Dashboard (Bereich Verwaltung). Angezeigt werden die Teilnehmer der Freizeit, die oben in der Kopfleiste ausgewählt ist.

Die Teilnehmerliste

Die Seite „Teilnehmende" zeigt oben vier Zahlen: alle Teilnehmer, Heute da, Ausgänge und Verspätet. Darunter filterst du über „Suche & Filter" nach Namen, Zeltnummer, Kurs, Alter und Zeitraum; der Schalter Kompakte Ansicht macht die Liste dichter. Ein Tipp auf einen Teilnehmer öffnet seine Teilnehmerseite.

Drei Knöpfe laden Listen herunter: „Teilnehmer" (alle Teilnehmer als CSV-Datei), „Kontakte" (alle Kontaktpersonen als CSV-Datei) und „Kontakte (VCF)" (die Elternkontakte als Kontaktdatei für das Telefonbuch). Die ersten beiden stehen allen Betreuern der Freizeit offen; für die Kontaktdatei gibt es eine eigene Rollenregel, siehe unten.

Teilnehmer anlegen

1. Klicke in der Teilnehmerliste auf „Neuer Teilnehmer".
2. Trage im Reiter Übersicht Vorname, Nachname und Geburtsdatum ein, dazu Geburtsort und Adresse.
3. Im Reiter Aufenthalt & Ausgang stehen Von und Bis, Zeltnummer, Kurs, An- und Abreise und die Ausgangsregeln.
4. Im Reiter Gesundheit trägst du Ernährungsbesonderheiten, medizinische Hinweise und weitere Informationen ein.
5. Speichere den Teilnehmer — er gehört dann zur ausgewählten Freizeit. Kontaktpersonen legst du an, sobald der Teilnehmer gespeichert ist.

Welche Felder und Reiter du siehst, stellt eure Organisation im CRM unter „Teilnehmerfelder" ein; ein Reiter, dessen Felder alle abgeschaltet sind, erscheint nicht. Pflichtfelder sind markiert. Einen Überblick über das CRM gibt Das CRM im Überblick.

Anmeldungen, die Familien über das Anmeldeformular abgeben, legen Teilnehmer von selbst an; sie bearbeitest du in der Akte der Familie im CRM (siehe Anmeldungen bearbeiten).

Teilnehmer importieren

Für größere Freizeiten lädst du die Teilnehmer aus einer Liste hoch. Der Import liegt im CRM im Reiter „Import“ und bringt die Kinder in die Freizeit, die oben gewählt ist; jede Seite des Imports nennt diese Freizeit als Ziel. Er läuft in vier Schritten: Hochladen, Zuordnen, Vorschau und Ergebnis.

Die Liste wählst du im Feld „Datei (CSV, Excel, OpenDocument oder ZIP)“ aus. Der Import liest CSV-Dateien mit Semikolon oder Komma als Trennzeichen, gespeichert in UTF-8 oder im Windows-Zeichensatz, außerdem Excel-Dateien (.xlsx) und OpenDocument-Tabellen (.ods). Auch eine ZIP-Datei mit genau einer CSV-Datei darin nimmt er an, so wie Google Forms die Antworten zum Herunterladen liefert. Das alte Excel-Format .xls liest er nicht: Speichere die Datei in Excel als .xlsx oder CSV. Eine Datei darf bis 10 MB groß sein und höchstens 2.000 Zeilen haben. Mit „Vorlage herunterladen (CSV)“ oder „Vorlage herunterladen (Excel)“ bekommst du eine leere Liste, deren Spalten ohne Zuordnung passen.

Nach dem Hochladen ordnest du unter „Spalten zuordnen“ jeder Spalte deiner Datei ein Feld zu oder wählst Nicht übernehmen; Vorname, Nachname und Geburtsdatum müssen mindestens zugeordnet sein. Auch die eigenen Teilnehmerfelder eurer Organisation stehen zur Wahl. Exporte aus Google Forms, Microsoft Forms und easyVerein erkennt der Import und schlägt die Zuordnung vor; bei anderen Listen schlägt er vor, was er an den Überschriften erkennt. Die Zuordnung merkt sich der Jugendcampplaner für eure Organisation je Überschrift, sodass sie beim nächsten Import schon gesetzt ist. Was ein erkannter Export ohnehin vorgibt, merkt er sich nicht, denn diese Vorgabe gilt nur für Exporte desselben Systems; gemerkt wird, was ihr ohne erkannten Export oder abweichend davon zuordnet. Nennt die Überschrift einer Spalte ein Feld wörtlich, etwa „E-Mail“, schaltet ein früher gemerktes Nicht übernehmen diese Spalte nicht stillschweigend ab: Der Import schlägt dann dieses Feld vor, und du entscheidest neu. Ob in einer Datumsspalte der Tag oder der Monat vorn steht, erkennt der Import je Spalte; lässt es sich nicht erkennen, wählst du es in der Vorschau.

Unter „Kinder, die schon in der Freizeit sind“ wählst du, was mit dem Bestand geschieht. Voreingestellt ist „Ergänzen“: Neue Kinder kommen dazu, wer schon da ist, bleibt unverändert. „Ersetzen“ löscht dagegen von Hand angelegte und früher importierte Kinder, die nicht in der Datei stehen. Online angemeldete Kinder bleiben immer, in beiden Fällen; ebenso Kinder, für die eine Aufbewahrungssperre gilt. Wie viele Kinder deshalb bleiben, nennt die Vorschau.

Mit „Weiter zur Vorschau“ prüft der Import jede Zeile, bevor er etwas speichert, und nennt sie mit ihrer Zeilennummer aus der Datei: neu, schon vorhanden, schon online angemeldet oder fehlerhaft mit dem Grund. Schon vorhanden ist ein Kind, wenn Vorname, Nachname und Geburtsdatum mit einem Kind der Freizeit oder einer früheren Zeile der Datei übereinstimmen; es wird übersprungen. Hätte die Freizeit nach dem Import in einer Nacht mehr Kinder als Plätze, nennt die Vorschau diese Nächte; importieren kannst du trotzdem. Steht dieselbe E-Mail-Adresse bei Kindern mit vielen verschiedenen Nachnamen, werden diese Kinder nicht zu einer gemeinsamen Anmeldung zusammengefasst. Mit „Fehlerhafte Zeilen herunterladen (CSV)“ bekommst du die fehlerhaften Zeilen als Liste, die du korrigiert erneut hochlädst.

„Importieren“ startet den Import. Würde aus der Datei kein Kind angelegt und beim Ersetzen auch keines gelöscht, gibt es diesen Knopf nicht; die Vorschau sagt dann, dass es nichts zu importieren gibt. Beim Ersetzen heißt der Knopf „Weiter zur Bestätigung“: Erst ein eigener Schritt zeigt, wie viele Kinder gelöscht und wie viele neu angelegt werden, und erst „Ja, ersetzen“ startet den Import. Jedes Ersetzen steht im Prüfprotokoll. Solange der Import läuft, heißt die Seite „Import läuft“ und zeigt, wie viele Kinder schon angelegt sind. Der Import läuft auf dem Server weiter, auch wenn du die Seite schließt. Wird er unterbrochen, setzt „Import fortsetzen“ ihn fort.

Danach heißt die Seite „Ergebnis“ und nennt die Zahlen. Darunter stehen unter „Nicht angelegt“ nur die Kinder aus der Datei, die nicht angelegt wurden, jeweils mit ihrer Zeilennummer und dem Grund; angelegte Kinder stehen nur in der Zahl. Wurden alle angelegt, steht dort „Alle Kinder aus der Datei wurden angelegt.“ „Import abschließen“ löscht die hochgeladene Datei; spätestens nach 24 Stunden geschieht das von selbst. Vor dem Start verwirft „Import abbrechen“ den Import samt Datei.

Wer Teilnehmer importiert

Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation sowie Betreuer mit der Rolle „CRM“

Den Reiter „Import“ sehen alle, die das CRM betreten dürfen; andere Betreuer können keine Liste hochladen. Ist die Freizeit vorbei, ist kein Import mehr möglich: Ihr Teilnehmerbestand lässt sich dann nicht mehr per Import ändern.

Gruppen beim Import zuordnen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation sowie die Freizeitleitung

Ist für die Freizeit das Modul Poolaktionen gebucht, kann die Leitung neue Kinder schon beim Import ihren Gruppen zuordnen, zum Beispiel einem Bus oder einer Bezugsgruppe. Unter „Spalten zuordnen“ steht dann in der Auswahl „Übernehmen als“ der Bereich „Gruppen“ mit einem Eintrag je Gruppenart; heißt eine Spalte deiner Datei wie die Gruppenart, schlägt der Import diesen Eintrag vor. Angeboten wird nur eine Gruppenart, zu der es in der Freizeit schon Gruppen gibt: Lege die Gruppen deshalb vor dem Import in den Poolaktionen im Reiter „Gruppen“ an. Die Vorlage, die die Leitung herunterlädt, hat für jede dieser Gruppenarten eine Spalte. Für den Import selbst braucht die Freizeitleitung außerdem den Zugang zum CRM, siehe den Abschnitt davor.

In die Spalte schreibst du je Kind den Namen seiner Gruppe, so wie die Gruppe in den Poolaktionen heißt; Groß- und Kleinschreibung und doppelte Leerzeichen spielen dabei keine Rolle. Nennt eine Zeile mehrere Kinder, kommen alle in dieselbe Gruppe. Passt ein Name zu keiner Gruppe, wird das Kind trotzdem angelegt, aber ohne Gruppe dieser Art, und die Vorschau zeigt am Kind den Hinweis, dass der Wert zu keiner Auswahlmöglichkeit passt. Eine neue Gruppe legt der Import nie an. Heißen zwei Gruppen einer Art bis auf die Schreibweise gleich, etwa „Bus 1“ und „bus 1“, lässt sich keine von beiden im Import wählen.

Kommt eine Gruppe durch den Import über ihre Kapazität, zeigt die Vorschau das an jedem Kind, das über die Kapazität hinaus dazukommt; angelegt und zugeordnet wird es trotzdem. Die Gruppen-Spalte gilt nur für Kinder, die der Import neu anlegt. Kinder, die schon in der Freizeit sind, ordnest du in den Poolaktionen mit „Kinder zuordnen“ oder „Automatisch verteilen“ zu. Passt ein Name nach der Vorschau nicht mehr, weil die Gruppe inzwischen gelöscht oder umbenannt wurde, legt der Import die Kinder dieser Zeile nicht an; sie stehen im Ergebnis unter „Nicht angelegt“.

Die Gruppen-Spalten gibt es nur, wenn die Leitung die Liste hochgeladen hat und sie auch selbst zuordnet und prüft; alle anderen mit Zugang zum CRM importieren ohne Gruppen-Spalten. Prüft jemand ohne dieses Recht einen solchen Import neu, etwa mit „Reihenfolge übernehmen“ in der Vorschau, bleibt die Gruppen-Spalte in diesem Import unberücksichtigt: Eine Meldung nennt die Spalte, und unter „Spalten zuordnen“ steht sie danach auf Nicht übernehmen. Die Leitung kann sie dort wieder einer Gruppenart zuordnen.

Die Teilnehmerseite

Oben auf der Teilnehmerseite steht eine Karte mit dem, was im Betreuungsalltag zählt: die Ausgangsregeln samt Spätestens zurück bis, Hinweise zu Ernährung und medizinischen Hinweisen und die erlaubten Orte. Darunter liegt die Reiterleiste. Sie hat bis zu acht Reiter; auf dem Handy scrollst du sie seitlich.

• Übersicht — Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Alter, Geburtsort) und Adresse. Steht die Anschrift an der Anmeldung, nennt die Seite sie als Anschrift der anmeldenden Person.
• Aufenthalt & Ausgang — Teilnahme-Details (Von, Bis, Zeltnummer, Kurs, An-/Abreise), eine eventuelle Verlängerung und die Ausgehinformationen: Ausgangsberechtigung (Allein, In 2er Gruppen, In 3er Gruppen oder Nur mit Betreuung), Spätestens zurück bis, eine Ausgangssperre bis und die erlaubten Orte, die du mit Neuen Ort hinzufügen ergänzt. Fehlt die Uhrzeit, erinnert die Seite an das Jugendschutzgesetz.
• Gesundheit — Vegetarisch/Vegan mit der Auswahl Keine Ernährungsbesonderheit, Vegetarisch, Vegan oder Sonstige, die Medizinischen Hinweise mit Details, Weitere Informationen und der Grundschein. Wurde die Einwilligung zur Verarbeitung der Gesundheitsangabe widerrufen, steht das dort, und die Angabe bleibt für den akuten Notfall in der Sanitätszelt-Mappe.
• Kontaktpersonen — mit „Kontaktperson anlegen" hinterlegst du Vorname, Nachname, E-Mail, Funktion und beliebig viele Telefonnummern. Jede Telefonnummer ist ein Tippziel zum Anrufen. Ohne Kontaktperson weiß im Notfall niemand, wen er anrufen soll.
• Einwilligungen — drei Zeilen: Foto-Veröffentlichung, Verarbeitung von Gesundheitsangaben (Allergien, Medikamente) und Biometrische Verarbeitung (Gesichtserkennung) — die Gesichtserkennung ist derzeit plattformweit deaktiviert. Je Zeile steht Erteilt, Nicht erteilt oder Widerrufen; mit „Einwilligung erteilen" und „Widerrufen" hältst du den Stand fest, darunter steht der Verlauf.
• Verlauf — die Ereignisse zu diesem Teilnehmer, die Bemerkungen (Kategorien Notiz, Verhalten, Vorfall und Info; mit „Hinzufügen" ergänzt) und die Post, die mit der Familie gewechselt wurde.
• Fotos — die dem Teilnehmer zugeordneten Fotos; die Zuordnung per Gesichtserkennung ist derzeit plattformweit deaktiviert. Hat der Teilnehmer noch keine, führt Zum Foto-Modus weiter.
• Verwaltung — Sperrvermerk, DSGVO-Auskunft und Anonymisieren oder Löschen (siehe unten). Der Reiter fällt weg, wenn du nichts davon darfst.

Teilnehmer bearbeiten

Mit „Bearbeiten" öffnest du dasselbe Formular wie beim Anlegen; es springt in den Reiter, in dem du gerade warst. Ein anonymisierter Teilnehmer lässt sich nicht mehr bearbeiten.

Im Reiter Übersicht steht der Anmeldestatus: Angefangen, Abgeschickt oder Bestätigt. Die Anmeldestrecke setzt ihn selbst; eine Änderung von Hand wird im Prüfprotokoll festgehalten, mit dem alten Wert. Storniert wählst du hier nicht aus: Eine Stornierung läuft über die Akte der Familie im CRM, weil nur dort Gebühr, Erstattung und Mitteilung entstehen (siehe Anmeldungen bearbeiten). Ein bereits stornierter Teilnehmer kann hier wieder auf Bestätigt gesetzt werden.

Im Reiter Verwaltung des Formulars setzt du mit dem Schalter „Auf Blacklist setzen" einen Sperrvermerk samt Begründung und Jahr. Die gesperrten Teilnehmer deiner Organisation listet der Reiter Blacklist der Organisationsseite.

Fotos aufnehmen im Foto-Modus

Mit „Foto-Modus starten" in der Teilnehmerliste (mit der Zahl der Teilnehmer ohne Bild) nimmst du in drei Schritten Fotos auf: Teilnehmer auswählen, Foto aufnehmen, optional die Zeltnummer eintragen — danach folgt der nächste Teilnehmer. Hat in der Zwischenzeit ein anderer Betreuer ein Foto hochgeladen, fragt die Seite mit Ein anderer Betreuer war schneller, welches Foto bleibt.

Löschen und Anonymisieren

Wer darf das: Administratoren und der Besitzer der Organisation

Im Reiter Verwaltung stehen unter Gefahrenbereich zwei Wege. „Teilnehmer anonymisieren" entfernt alle personenbezogenen Daten unwiderruflich; Kontaktpersonen, Fotos und Bemerkungen werden gelöscht. Besteht für die Daten eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, weist die Seite die Anonymisierung ab. „Löschen" entfernt den Teilnehmer ganz; es ist gesperrt, wenn zu ihm ein Buchungsbeleg oder ein Nachweis gehört, welchen Anmeldebedingungen zugestimmt wurde — dann erklärt die Seite den Grund, und die Anonymisierung ist der Weg.

DSGVO-Auskunft

Ebenfalls im Reiter Verwaltung lädt „Auskunft herunterladen" ein ZIP-Paket mit allen gespeicherten personenbezogenen Daten dieses Teilnehmers herunter — als Grundlage für eine Auskunft an die Erziehungsberechtigten (Art. 15 und 20 DSGVO). Der Abruf wird protokolliert. Das darf jeder Betreuer, der den Teilnehmer sehen darf.

Wer die Elternkontakte als VCF-Datei lädt

Wer darf das: Administratoren und der Besitzer der Organisation

Der Knopf „Kontakte (VCF)" in der Teilnehmerliste erscheint nur für diese Rollen und nur, wenn eine Freizeit ausgewählt ist. Die Datei enthält die Elternkontakte der Freizeit; jeder Eintrag nennt, von welchem Kind er stammt. Der Abruf wird protokolliert.