Rabatte und Beitragscodes

Rabatte und Beitragscodes

Rabatte senken den Elternbeitrag. Diese Seite behandelt zwei Dinge, die ihr im CRM selbst steuert: Rabattcodes, die ihr an Familien herausgebt, und das Anerkennen einer Werbung. Dazu kommen Rabatte, die sich aus der Freizeit ergeben und die ihr im Reiter „Anmeldung“ einstellt. Wie das Geld bei euch ankommt, steht auf der Seite Zahlungen: Mollie und Überweisung.

Wer den Reiter Rabatte sieht

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Den Reiter „Rabatte“ im CRM sehen nur Inhaber und Administratoren eures Vereins, dieselben Personen, die auch den Reiter „Zahlung“ sehen. Wer lediglich die CRM-Rolle trägt, sieht ihn nicht und kann die Adresse nicht aufrufen. Ein Rabattcode ist bares Geld: Wer ihn kennt, bekommt den Nachlass.

Rabattcode anlegen und ändern

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Auf dem Reiter „Rabatte“ steht oben die Liste der vorhandenen Codes mit Code, Nachlass, Zustand, Gültigkeit und bisherigen Einlösungen. Darunter legt ihr mit „Code anlegen“ einen neuen Code an. Mit „Bearbeiten“ in der Liste öffnet ihr einen vorhandenen Code und speichert mit „Änderungen speichern“. Die Angaben:

• Code: Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, Leerzeichen am Rand werden entfernt. Wählt einen Code, den man nicht erraten kann.
• Prozentsatz oder Festbetrag in Euro: genau eines von beiden. Beides zugleich oder keines wird abgelehnt.
• Höchstzahl der Einlösungen: leer heißt unbegrenzt. Gezählt wird je Kind. Die Höchstzahl darf nicht unter die Zahl der bisherigen Einlösungen sinken.
• Gültig ab und Gültig bis einschließlich: leer heißt „sofort“ bzw. „unbefristet“. Das Ende schließt den Tag mit ein und darf nicht vor dem Beginn liegen.

Der Zustand eines Codes ist gültig, noch nicht gültig, abgelaufen, ausgeschöpft oder abgeschaltet. Ändert ihr Prozentsatz oder Festbetrag, gilt das nur für künftige Anmeldungen. Bereits gewährte Nachlässe bleiben, wie sie sind. Jede Änderung wird mit der handelnden Person protokolliert, mit den Werten vorher und nachher.

Rabattcode abschalten und wieder einschalten

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Auf der Seite eines Codes steht entweder „Code abschalten“ oder „Code wieder einschalten“.

• Abschalten nach einer Rückfrage: Der Code kann nicht mehr eingelöst werden. Bereits gewährte Nachlässe bleiben unverändert, es wird nichts entzogen und nichts rückwirkend gewährt. Der Code wird nicht gelöscht, und sein Name bleibt belegt, ein zweiter Code mit demselben Namen lässt sich also nicht anlegen.
• Wieder einschalten macht den Code erneut einlösbar, ohne das Gültigkeitsfenster oder die Höchstzahl zurückzusetzen. Ist die Frist abgelaufen oder die Höchstzahl erreicht, bleibt der Code unwirksam, bis ihr beides anpasst. Die Rückmeldung sagt das ausdrücklich.

Was die Familie mit dem Code tut

Auf der Prüfseite der Anmeldung steht der Abschnitt „Rabattcode“. Die Familie trägt den Code ein und tippt „Code einlösen“. Er ist dann vorgemerkt, und der Nachlass steht beim Beitrag jedes Kindes dieser Anmeldung; mit dem Abschicken wird er verbindlich. Mit „Code entfernen“ nimmt die Familie ihn wieder heraus. Jedes Kind löst höchstens einen Code ein.

Passt der Code nicht, sagt die Seite das, ohne zu verraten, warum. Gilt er beim Abschicken nicht mehr, wird die Anmeldung trotzdem angenommen, und der Beitrag ist ohne Nachlass berechnet.

Wie sich Rabatte verrechnen

• Festbetrag: ein Code mit festem Betrag und der Geschwisterrabatt werden zuerst abgezogen, unabhängig voneinander. Der Geschwisterrabatt ist ein Betrag je Woche, den ihr im Reiter „Anmeldung“ je Freizeit einstellt (Feld „Geschwisterrabatt je Woche“). Kinder aus zwei getrennten Anmeldungen gelten nicht als Geschwister.
• Prozent: Ein prozentualer Rabattcode und der Frühbucherrabatt (ebenfalls im Reiter „Anmeldung“, Felder „Frühbucherrabatt (%)“ und „Frühbucher bis einschließlich“) lassen sich nicht kombinieren: es wirkt nur der höhere, bei Gleichstand der Frühbucherrabatt. Der Prozentrabatt wird nach allen anderen Nachlässen gerechnet.

Wie ihr Preis und Zeitraum einer Freizeit einstellt, steht auf der Seite Anmeldeformular einrichten.

Werbung anerkennen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Ist zu einer Anmeldung eine Werbung festgehalten, erscheint in der Akte der werbenden Anmeldung im Reiter „Zahlung“ der Block „Geworbene Kinder“. Er zeigt den Namen des geworbenen Kindes, den Stand (Angegeben, Erfasst, Anerkannt, Aberkannt) und den Werbebonus. Der Bonus ist bereits von der Forderung der werbenden Familie abgezogen. Hier stellt ihr fest, ob er gilt. Das Anerkennen bewegt kein Geld.

• Bei einer erfassten Werbung schlägt die Akte angemeldete Kinder derselben Freizeit vor: „Vor- und Nachname stimmen mit der Angabe überein“ oder „Nur der Nachname stimmt“. Mit „Anerkennen“ ordnet ihr das Kind zu. Passt keiner der Vorschläge, wählt ihr unter „Anderes Kind zuordnen“ ein angemeldetes Kind dieser Freizeit.
• Der Werbebonus gilt pro Erstanmeldung und höchstens einmal je Kind. War das Kind möglicherweise schon einmal dabei, oder ist für es schon eine Werbung anerkannt, fragt die Akte nach, noch ohne etwas zu ändern. Erst „Trotzdem anerkennen“ bestätigt die Zuordnung. Ein Namensvergleich ist kein Beweis.
• Die Anerkennung wird mit eurem Namen und dem Datum festgehalten und protokolliert. In einer archivierten Freizeit wird hier nichts mehr entschieden.

Wer noch eine Werbung zu prüfen hat, sieht das im Reiter „Übersicht“ an der Marke „Werbung offen“. Wer nur die CRM-Rolle trägt, sieht weder die Marke noch den Block.