Mail-Vorlagen und Eingangsbestätigung

Mail-Vorlagen und Eingangsbestätigung

Eine Vorlage ist ein Mailtext, den ihr einmal schreibt und danach an beliebig viele Familien schickt. Platzhalter im Text setzen beim Versand für jede Familie die eigenen Angaben ein, zum Beispiel den Vornamen des Kindes. Auf Vorlagen bauen die Massenmail, die Nachricht an eine Familie aus der Akte, die automatische Eingangsbestätigung nach dem Absenden des Anmeldeformulars und die Stornobestätigung auf.

Wo ihr die Vorlagen findet

Im CRM gibt es den Reiter „Vorlagen". Die Liste zeigt je Vorlage den Namen, den Betreff und den Zustand („Aktiv" oder „Stillgelegt"); rechts stehen die Aktionen „Bearbeiten" und „Zurücknehmen". Mit „Vorlage anlegen" beginnt ihr eine neue.

Wer Vorlagen pflegen darf

Wer darf das: Administratoren und Inhaber der Organisation sowie Betreuer mit der Rolle „CRM"

Dasselbe gilt für das Anlegen, Bearbeiten, Stilllegen und Zurücknehmen. Betreuer ohne diese Berechtigung sehen den Reiter „Vorlagen" nicht.

Eine Vorlage anlegen und bearbeiten

Das Formular hat die Felder „Name" (so heißt die Vorlage in der Liste und in der Auswahl), „Betreff" und „Text". Das Feld „Aktiv" entscheidet, ob die Vorlage benutzt werden kann: Nehmt den Haken heraus, ist die Vorlage stillgelegt. Sie bleibt erhalten, steht aber in keiner Auswahl mehr zur Verfügung.

Neben dem Formular steht die Liste „Verfügbare Platzhalter". Sie zeigt genau die Platzhalter, die in der gerade bearbeiteten Vorlage wirken, mit der Beschriftung des Feldes darüber.

Beim Speichern prüft die Plattform den Text. Ein Platzhalter, den es in eurer Organisation nicht gibt, ein Platzhalter, der auf ein abgeschaltetes Feld zeigt, und ein Platzhalter, der in dieser Vorlage nicht wirkt, verhindern das Speichern; die Meldung nennt den betroffenen Platzhalter. Schaltet ihr später ein Feld ab, auf das eine gespeicherte Vorlage zeigt, bleibt der Text unverändert, aber die Liste kennzeichnet die Vorlage mit „Beanstandet" und nennt den Grund.

„Zurücknehmen" entfernt eine Vorlage endgültig, nach einer Rückfrage. Bereits versendete Nachrichten bleiben davon unberührt.

Die Rollen der Vorlagen

Jede Organisation bekommt beim Anlegen drei Vorlagen mit einem Grundtext mit: „Eingangsbestätigung (ein Kind)", „Eingangsbestätigung (mehrere Kinder)" und „Stornobestätigung". Sie tragen eine Rolle, die in der Liste und über dem Formular steht:

• Für Anmeldungen mit einem Kind geht an jede Anmeldung mit genau einem Kind.
• Für Anmeldungen mit mehreren Kindern geht an jede Anmeldung mit mehr als einem Kind, also an Geschwister, die zusammen angemeldet wurden.
• Beim Stornieren eines Kindes geht automatisch hinaus, wenn ein Kind storniert wird, durch die Familie oder durch den Verein. Diese Vorlage steht in keiner Auswahl für Massenmail oder Nachricht zur Verfügung.

Name, Betreff und Text einer Vorlage mit Rolle könnt ihr frei ändern. Die Rolle selbst bleibt fest, und eine Vorlage mit Rolle lässt sich nicht zurücknehmen, weil an ihr hängt, welche Familie welche Nachricht bekommt; statt „Zurücknehmen" steht in der Liste „Nicht zurücknehmbar". Stillgelegt werden kann sie. Legt ihr die Stornobestätigung still, geht beim Stornieren keine Bestätigung an die Familie; die Stornierung selbst läuft weiter.

Wählt ihr in der Massenmail oder bei der Nachricht an eine Familie eine der beiden Vorlagen für ein Kind oder für mehrere Kinder, bekommt jede Anmeldung automatisch die passende, nach der Zahl ihrer Kinder. Eine Vorlage ohne Rolle, die ihr selbst angelegt habt, geht unverändert an alle.

Platzhalter

Ein Platzhalter steht in doppelten geschweiften Klammern, kleingeschrieben, genau so, wie die Liste neben dem Formular ihn zeigt, zum Beispiel {{vorname}}. Er darf im Betreff und im Text stehen. Welche Platzhalter in einer Vorlage wirken, hängt von ihrer Rolle ab: Angaben, die genau einem Kind gehören, gibt es nicht in der Vorlage für mehrere Kinder, und die Angaben der ganzen Anmeldung gibt es nicht in der Vorlage für ein Kind. Eine Vorlage ohne Rolle wirkt wie die Vorlage für Anmeldungen mit einem Kind.

Platzhalter	Setzt ein	Vorlage für ein Kind	Vorlage für mehrere Kinder	Stornobestätigung
{{vorname}}	Vorname des Kindes	ja	nein	ja
{{vornamen}}	Vornamen aller Kinder der Anmeldung	nein	ja	nein
{{elternname}}	Vor- und Nachname der anmeldenden Person	ja	ja	ja
{{eltern_vorname}}	Vorname der anmeldenden Person	ja	ja	ja
{{eltern_nachname}}	Nachname der anmeldenden Person	ja	ja	ja
{{betrag}}	Beitrag des Kindes	ja	nein	ja
{{betrag_gesamt}}	Beitrag der ganzen Anmeldung, die Summe aller Kinder	ja	ja	ja
{{betraege}}	Beiträge aller Kinder einzeln	nein	ja	nein
{{kurs}}	Kurs des Kindes	ja	nein	ja
{{kurs_niveau}}	Niveau des Kurses	ja	nein	ja
{{kurse}}	Kurse aller Kinder, mit Niveau, falls gesetzt	nein	ja	nein
{{storno_gebuehr}}	Stornogebühr dieser Stornierung	nein	nein	ja
{{storno_erstattung}}	Erstattung nach der Vereinsregel	nein	nein	ja
{{storno_link}}	Link zur Selbststornierung, der Stornoseite des Vereins	ja	ja	ja

Zusätzlich gibt es für jedes eigene Feld, das ihr im Reiter „Teilnehmerfelder" angelegt habt, einen Platzhalter mit dem Schlüssel des Feldes. Er gehört zu einem Kind und wirkt deshalb wie die anderen Platzhalter eines Kindes. Abgeschaltete Felder stehen nicht zur Auswahl, ebenso nicht die Kurs-Platzhalter, solange das Feld Kurs oder Kursniveau abgeschaltet ist. Die Liste neben dem Formular zeigt immer genau das, was in eurer Organisation gerade verfügbar ist.

Hat eine Anmeldung mehrere Kinder und setzt eine Vorlage ohne Rolle einen Platzhalter ein, der einem Kind gehört, steht dort die Angabe aller Kinder nacheinander. Gesundheitsangaben aus eigenen Feldern machen eine Ausnahme: Sie gehen nicht an Anmeldungen mit mehreren Kindern, weil die Nachricht auch einen Kontakt erreichen würde, der nur für eines der Kinder hinterlegt ist. Der Versand bricht dann ab und nennt den Platzhalter. Wählt für diesen Versand die Vorlage für ein Kind oder die für mehrere Kinder, dann bekommt jede Anmeldung die passende.

Feste Dateianhänge

Unter dem Formular steht die Karte „Anhänge". Mit „Datei anhängen" legt ihr Dateien an der Vorlage ab. Sie gehen bei jeder Mail aus dieser Vorlage mit: bei der Massenmail, bei der Nachricht an eine Familie, bei der automatischen Eingangsbestätigung und bei der Stornobestätigung. Bei den beiden Vorlagen für ein Kind und für mehrere Kinder kommen die Anhänge der Vorlage mit, die für die Anmeldung gewählt wurde.

Erlaubt sind Bilder (PNG, JPEG, GIF, WebP), PDF, Word, Excel, Text und CSV, bis 10 MB je Datei und 10 MB je Mail zusammen. Wird eine Grenze überschritten oder ist der Dateityp nicht erlaubt, speichert die Plattform die Vorlage nicht und nennt die Datei in der Meldung. Nach einer solchen Meldung wählt ihr die neuen Dateien bitte erneut aus.

Angehängte Dateien lassen sich über ihren Namen herunterladen. Zum Entfernen setzt ihr den Haken „beim Speichern entfernen" und speichert die Vorlage; die Datei verschwindet erst mit dem Speichern.

Die automatische Eingangsbestätigung

Sobald eine Familie das öffentliche Anmeldeformular abschickt, geht automatisch eine Bestätigung des Vereins per Mail hinaus. Dafür gilt:

• Es geht genau eine Mail je Anmeldung hinaus, auch wenn Geschwister zusammen angemeldet werden.
• Sie geht an die Mailadressen der Eltern, die zur Anmeldung hinterlegt sind: die anmeldende Person und Kontakte, die direkt an einem Kind stehen.
• Welche Vorlage benutzt wird, entscheidet die Zahl der Kinder: bei einem Kind die Vorlage „Eingangsbestätigung (ein Kind)", bei mehreren Kindern die Vorlage „Eingangsbestätigung (mehrere Kinder)". Eure Platzhalter werden eingesetzt, die Anhänge der Vorlage gehen mit.
• Auf der Dankeseite, die die Familie nach dem Absenden sieht, steht der Satz, dass eine Bestätigung per E-Mail kommt, nur dann, wenn eine Bestätigung tatsächlich losgeschickt wurde.

Es geht keine Eingangsbestätigung hinaus, wenn die benötigte Vorlage stillgelegt ist, wenn ihr Text beanstandet ist, weil ein Platzhalter nicht mehr aufgelöst werden kann, oder wenn für die Familie keine Mailadresse hinterlegt ist. Die Anmeldung selbst wird davon nie beeinträchtigt: Sie bleibt abgeschickt, und die Familie landet auf der Dankeseite. Wollt ihr den Versand abstellen, legt die beiden Vorlagen für ein Kind und für mehrere Kinder still.

In der Übersicht des CRM steht ein Kind nach der automatischen Bestätigung auf „Maschinell bestätigt". Schickt jemand aus dem Verein danach eine Nachricht, wechselt der Stand auf „Angeschrieben". Wie die Übersicht und die Akte aufgebaut sind, steht unter Anmeldungen bearbeiten.

Über welchen Mailserver die Mails laufen

Die Eingangsbestätigung geht auf einem von zwei Wegen hinaus. Die Plattform entscheidet das bei jeder einzelnen Mail neu:

• Über den eigenen Mailserver des Vereins, wenn ihr in der Mail-Einrichtung einen Postausgang vollständig hinterlegt und „Über diesen Server versenden" angehakt habt. Die Mail trägt dann die Absenderadresse, die ihr dort eingetragen habt, mit eurem Absendernamen, falls ihr einen gepflegt habt.
• Über Jugendcampplaner, in jedem anderen Fall: wenn kein Postausgang hinterlegt ist, wenn die Angaben unvollständig sind oder wenn der Haken fehlt. Die Mail trägt dann die Absenderadresse der Plattform, und Antworten der Familien landen dort und nicht beim Verein.

Dieselbe Weiche gilt für die Massenmail, die Nachricht an eine Familie, die Stornobestätigung und die Antworten im Posteingang. Wie ihr den eigenen Server einrichtet, steht unter Eigenen Mailserver einrichten.

Ist ein eigener Server eingerichtet und angehakt, aber gestört, schickt die Plattform die Mail nicht ersatzweise unter ihrem eigenen Namen, denn eine Mail mit der Absenderadresse des Vereins über den Server der Plattform wäre für Empfänger eine Fälschung. Ist der Server nicht erreichbar, versucht die Plattform es bis zu fünfmal mit wachsendem Abstand. Lehnt der Server die Anmeldung oder die Mail endgültig ab, gibt es keinen weiteren Versuch. In beiden Fällen steht die Mail im Zustellprotokoll der Mail-Einrichtung als „fehlgeschlagen". Die Massenmail und die Antworten im Posteingang beschreibt die Seite Posteingang und Massenmail.