Zahlungen: Mollie und Überweisung

Zahlungen der Familien: Mollie und Überweisung

Diese Seite zeigt, wie der Elternbeitrag zu eurem Verein kommt: was ihr im CRM einrichtet, was eine Familie dabei sieht und wie ihr Zahlungen verfolgt. Es geht ausschließlich um das Geld der Familien an euren Verein. Die Rechnung, die euer Verein von der Plattform bekommt, ist ein anderer Geldfluss und steht hier nicht.

Familien zahlen auf zwei Wegen: online über Mollie oder per Überweisung auf das Konto eures Vereins. Bargeld gibt es zusätzlich, aber nur als Eingang, den ihr von Hand festhaltet. Wie Rabatte und Codes den Betrag senken, steht auf der Seite Rabatte und Beitragscodes, was bei Stornierungen zurückfließt, auf der Seite Erstattungen und Testmodus.

Wer den Reiter Zahlung sieht

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Im CRM gibt es den Reiter „Zahlung“. Ihn sehen nur Inhaber und Administratoren eures Vereins. Wer lediglich die CRM-Rolle trägt, sieht den Reiter nicht und kann die Adresse auch nicht aufrufen. Der Grund: Auf dem Reiter steht das Konto, auf das eure Familien überweisen, und die Verbindung zu Mollie. Wer das ändern kann, lenkt künftige Beiträge um.

Bankverbindung, Frist und Anzahlung festlegen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Die Karte „Konto und Frist“ enthält vier Angaben, gespeichert mit „Zahlungsangaben speichern“:

• IBAN für Teilnehmerbeiträge: das Konto, auf das die Familien überweisen. Das Feld darf leer bleiben, wenn euer Verein ausschließlich online einzieht. Es ist nicht die IBAN, von der die Abrechnungen an Betreuer ausgezahlt werden; die bleibt in den Stammdaten der Organisation und wird von hier aus nicht angefasst.
• Zahlungsfrist (Tage): so viele Tage nach dem Abschicken einer Anmeldung gilt der Beitrag als fällig. Die Frist gilt für den ganzen Verein, nicht je Freizeit.
• Anzahlung verlangen mit Prozentsatz und Frist: Familien zahlen zuerst einen Teil des Beitrags. Das ist ein Mindestbetrag und keine Obergrenze, wer möchte, zahlt jederzeit alles auf einmal. Die Frist für die Anzahlung beginnt, sobald ihr die Anmeldung bestätigt habt, nicht mit dem Absenden durch die Familie. Prozentsatz und Frist wirken nur, solange „Anzahlung verlangen“ angehakt ist.
• Voller Beitrag fällig (Tage vor Freizeitbeginn): bleibt das Feld leer, gilt allein die Frist ab dem Abschicken der Anmeldung. Wer sich kurzfristig anmeldet, bekommt keine Frist in der Vergangenheit, dann gilt der Anmeldezeitpunkt.

Stornobedingungen festlegen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Die Karte „Stornobedingungen“ legt fest, was eine Stornierung beim Verein kostet. Familien sehen die Gebühr, bevor sie eine Stornierung bestätigen. Drei Einstellungen, gespeichert mit „Stornobedingungen speichern“:

• Kostenfreie Tage nach Anmeldebestätigung: innerhalb dieser Tage ist eine Stornierung kostenfrei. Leer bleibt die Regel ausgeschaltet.
• Ab Freizeitbeginn keine Rückerstattung: ab dem ersten Tag der Freizeit sieht die Familie beim Stornieren „keine Rückerstattung“ statt eines Betrags.
• Stornostaffel: Stufen aus „Ab Monat“ und „Stornogebühr“. Jede Stufe gilt ab dem ersten Tag ihres Monats bis zur nächsten Stufe; die Monate gelten im Jahr des Freizeitbeginns, Monate vor der ersten Stufe sind kostenfrei. Eine leere Zeile wird nicht gespeichert.

Ohne Einträge zeigt die Stornoseite keine Gebühr an. Was mit einer Stornierung im CRM geschieht, steht weiter unten unter „Storno abrechnen“.

Mollie verbinden

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Online bezahlen können Familien erst, wenn euer Verein sein eigenes Mollie-Konto mit der Plattform verbunden hat. Die Plattform legt dafür kein Konto an. Den Vertrag mit Mollie schließt euer Verein selbst, bei Mollie.

So geht die Verbindung: Auf der Karte „Verbindung zu Mollie“ tippt ihr „Mollie-Konto verbinden“. Ihr werdet zu Mollie weitergeleitet, meldet euch dort an und erlaubt der Plattform den Zugriff. Danach kommt ihr auf den Reiter zurück, und die Karte zeigt „Verbunden“ mit Datum und Profilkennung.

Das Geld der Familien wird auf das Mollie-Konto eures Vereins ausgezahlt. Die Plattform leitet kein Geld weiter und behält nichts ein. Welche Gebühren Mollie für euer Konto verlangt, zeigt die Karte „Zahlarten und Gebühren“.

Was schiefgehen kann, sagt die Karte jeweils im Klartext, und bei jedem Fehlschlag wird nichts gespeichert:

• Steht dort „Mollie ist auf dieser Plattform noch nicht eingerichtet“, fehlen die Zugangsdaten der Plattform zu Mollie. Das liegt nicht an eurem Verein und lässt sich im CRM nicht beheben, der Betreiber der Plattform muss sie hinterlegen. Überweisung und Barzahlung bleiben bis dahin möglich.
• Steht dort „Verbindung unvollständig“, hat Mollie keine Profilkennung geliefert. Ohne sie kann keine Zahlung entstehen. Prüft im Mollie-Dashboard, ob für das Konto ein Profil angelegt und die Prüfung abgeschlossen ist, und tippt danach „Verbindung erneuern“.
• Bricht ihr bei Mollie ab oder kommt die Rückkehr aus einem anderen Browser, beginnt ihr die Verbindung noch einmal von vorn.

Mollie trennen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Ihr könnt aussteigen, ohne die Plattform zu fragen: „Verbindung trennen“ auf der Karte „Verbindung zu Mollie“, bestätigt in der Rückfrage. Danach kann keine Familie mehr online bezahlen, bis ihr das Konto erneut verbunden habt. Bereits eingegangene Zahlungen bleiben unberührt.

Beim Trennen bittet die Plattform Mollie zuerst, den Zugriff zu widerrufen. Ist Mollie gerade nicht erreichbar, wird trotzdem lokal getrennt. Ein eingeschalteter Testmodus wird dabei zurückgesetzt, und die zwischengespeicherte Zahlartenliste wird verworfen. Wer eine neue Verbindung herstellt, beginnt damit im Echtbetrieb.

Zahlarten anbieten und abwählen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Die Karte „Zahlarten und Gebühren“ zeigt live, was das Mollie-Konto eures Vereins anbietet, samt den Gebühren, die für genau dieses Konto gelten. Die Plattform pflegt keine eigene Preisliste. Bei Zahlarten, deren Hauptgebühr beim jeweiligen Anbieter entsteht, steht dort ausdrücklich, dass der Hauptteil nicht in Mollies Auskunft steht und ihr ihn in der Preisliste des Anbieters findet.

• „Anbieten“ nimmt eine Zahlart in den Bezahlvorgang der Familien auf. „Nicht mehr anbieten“ nimmt sie wieder heraus, nach einer Rückfrage; bereits eingegangene Zahlungen bleiben unberührt.
• Steht bei einer Zahlart „Freischaltung beim Anbieter offen“, ist sie angewählt, aber der Anbieter muss sie noch freischalten. Bis dahin erscheint sie im Bezahlvorgang nicht.
• Die SEPA-Lastschrift steht bewusst nicht auf der Liste und lässt sich hier nicht anschalten. Stattdessen führt die SEPA-Überweisung zum Ziel: Mollie stellt der Familie Kontodaten und Referenz, misst den Eingang und meldet ihn, ohne Rückbuchungsrisiko für den Verein.
• Solange der Testmodus an ist, lässt sich nichts an- oder abschalten, weil es das echte Konto ändern würde. Ist kein Konto verbunden, erscheint statt der Liste ein Hinweis. Schlägt die Abfrage bei Mollie fehl, zeigt die Karte das ehrlich an und erfindet keine Ersatzzahlen.

Hauptweg der Familien festlegen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Die Karte „Wege, auf denen Familien zahlen können“ nennt die drei Wege Online-Zahlung über Mollie, Überweisung (von Hand bestätigt) und Barzahlung. Darunter stellt ihr den Hauptweg ein, entweder Online über Mollie oder Überweisung. Auf der Zahlseite einer Familie steht dieser Weg zuerst und als Hauptknopf, der andere darunter. Gespeichert wird mit „Hauptweg speichern“.

Angeboten wird nur, was auch geht: online erst mit verbundenem Konto, die Überweisung mit hinterlegter IBAN. Ist online nicht möglich, bleibt die Überweisung der einzige Weg, auch wenn noch keine IBAN eingetragen ist. Die Familie liest dann, dass der Verein die Bankverbindung mitteilt. Barzahlung ist kein Weg der Zahlseite: Bar eingenommenes Geld bestätigt ihr von Hand.

Der Weg einer Familie zur Zahlung

Nach dem Abschicken der Anmeldung zeigt die Bestätigungsseite den Betrag, die Zahlungsreferenz und die Frist, dazu den Satz, dass der Platz mit der Anmeldung sicher ist und nicht am Zahlungseingang hängt. Der Knopf „Beitrag jetzt bezahlen“ führt auf die Zahlseite. Sie ist ohne Anmeldung erreichbar und nennt Vornamen, Freizeit und Betrag. Darunter stehen die Wege in der Reihenfolge, die ihr als Hauptweg eingestellt habt:

• Online bezahlen: die Familie wird zu Mollies gesicherter Bezahlseite weitergeleitet und nutzt dort die Zahlarten, die ihr angeboten habt. Die Plattform fragt den Eingang danach bei Mollie ab, ihr müsst ihn nicht bestätigen.
• Überweisung aufs Vereinskonto: die Seite nennt Betrag, Verwendungszweck (die Zahlungsreferenz), Empfänger, IBAN und Zahlbar-bis-Datum. Ihr bestätigt den Eingang von Hand.

Ab zwei angemeldeten Kindern wählt die Familie auf der Prüfseite vor dem Abschicken je Kind: „Zusammen mit den anderen Kindern bezahlen“ (ein Betrag, eine Referenz, ein Bezahlweg) oder „Eigener Bezahllink für dieses Kind“. Der eigene Link gilt für den vollen Beitrag dieses einen Kindes und lässt sich weitergeben, etwa an Großeltern oder Paten. Der Betrag wird nicht auf mehrere Zahlende aufgeteilt. Bei genau einem Kind wird nicht gefragt.

Die Zahlungsliste

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Auf dem Reiter Zahlung führt die Karte „Zahlungen der Familien“ mit „Zur Zahlungsliste“ auf die Seite „Zahlungen“. Dort steht je Kind eine Forderung mit eigener Zahlungsreferenz, ihr Stand (zum Beispiel „noch offen“, „bezahlt“, „zurückgebucht“, „erstattet“) und woher der Eingang bekannt ist: „bei Mollie abgeholt“ oder „von Hand bestätigt“ mit Person und Datum. Mehrere Kinder einer gemeinsamen Zahlung erscheinen als gemeinsame Zahlung.

• Suche: nach der Zahlungsreferenz, so wie sie auf dem Kontoauszug steht.
• Filter nach Stand und nach Fristen: „Voller Betrag überfällig“, „Anzahlung überfällig“ (nur, wenn ihr eine Anzahlung verlangt), „Mögliche Doppelzahlung“ und „Storniert, nicht abgerechnet“.

Forderungen eines abgeschlossenen Lagers sind nur noch lesbar. Dort wird nichts mehr festgehalten und kein Geld mehr bewegt: kein Eingang von Hand, kein Zahler, keine Storno-Abrechnung, keine Erstattung und keine Zuordnung. Das gilt für jede Forderung nach ihrem eigenen Lager, gleich welche Freizeit oben im Kopf ausgewählt ist.

Zahlungseingang von Hand bestätigen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Hat eine Familie überwiesen oder bar bezahlt, öffnet ihr in der Zeile „Eingang von Hand bestätigen“ und gebt an:

• Weg: Überweisung oder Barzahlung. Eine Online-Zahlung wird bei Mollie abgeholt und nicht von Hand gesetzt.
• Eingegangen am: das Datum, an dem das Geld eingegangen ist, nicht in der Zukunft.
• Umfang: „Nur diese Forderung, voller Betrag“, „Nur diese Forderung, Teilbetrag“ oder bei einer gemeinsamen Zahlung „Alle Forderungen der Zahlung“. Beim Teilbetrag tragt ihr den Betrag ein, er darf den noch offenen Betrag nicht übersteigen.

Mit „Eingang festhalten“ wird der Eingang gespeichert, mit Person und Datum. Das Bestätigen von Hand hält nur fest, was bei euch angekommen ist. Sie bewegt kein Geld und löst keine Abbuchung aus. Liegt zu der Forderung bereits eine bei Mollie abgeholte Zahlung vor, fragt die Zeile nach einem Häkchen („Ja, ich halte den Eingang trotzdem von Hand fest“); beide Belege bleiben sichtbar, und die Forderung erscheint als „Mögliche Doppelzahlung“.

Zahler ergänzen oder berichtigen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Hat nicht die anmeldende Person gezahlt, könnt ihr die E-Mail-Adresse des Zahlers im Beleg festhalten. Die Forderung bleibt bei der anmeldenden Person, es geht nur darum, wer gezahlt hat.

• „Zahler ergänzen“: nur für eine Forderung ohne festgehaltenen Zahler. Eine eingetragene Adresse wird hier nicht überschrieben. Bei einer gemeinsamen Zahlung wählt ihr „Nur diese Forderung“ oder alle Forderungen der Zahlung.
• „Adresse berichtigen“: nur für eine von Hand eingetragene Adresse. Lasst ihr das Feld leer, wird die Adresse entfernt.

Ist das Kind inzwischen anonymisiert, wird kein Zahler mehr festgehalten; der Personenbezug der Forderung ist dann gelöscht.

Storno abrechnen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Ist ein Kind storniert, steht seine Forderung in der Zahlungsliste unter „Storniert — noch nicht abgerechnet“. Die Zeile zeigt, was nach euren Stornobedingungen gilt (Stornogebühr, kostenfrei oder keine Rückerstattung), wie viel eingegangen ist und, unter „Was der Schritt tun wird“, die Folgen: welche Forderungen entfallen, ob eine neue Forderung über die Stornogebühr entsteht oder die Gebühr mit einer Erstattung verrechnet wird, und wie viel nach den Vereinsregeln erstattet wird.

„Storno abrechnen“ räumt die Forderungen des Kindes ab und legt gegebenenfalls eine neue Forderung über die Stornogebühr an. Der Knopf bewegt kein Geld. Erstattungen haltet ihr fest oder löst ihr getrennt aus (siehe Erstattungen und Testmodus). Solange ein Rückfluss dieser Familie noch keinem Kind zugeordnet ist, wird nicht abgerechnet.

Nur ein kostenfreier Storno, bei dem nichts eingegangen ist, wird von der Plattform selbst abgerechnet. In jedem anderen Fall rechnet ihr per Klick ab.

Restforderung stellen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Ist die Stornogebühr höher als das, was die Familie bereits gezahlt hat (zum Beispiel bei einer Anzahlung), oder gilt „keine Rückerstattung“ bei noch nicht voll bezahltem Beitrag, zeigt die Zeile die Differenz und den Hinweis „keine Forderung gestellt“. Erst mit „Restforderung stellen“ entsteht eine neue Forderung mit eigener Referenz und Frist. Ohne diesen Klick entsteht nie eine Forderung, weder beim Abrechnen noch später: Ihr seht die Differenz und entscheidet selbst.