Erste Schritte

Willkommen beim Jugendcampplaner

Der Jugendcampplaner ist deine zentrale Verwaltungssoftware für Jugendfreizeiten. Egal ob du eine kleine Wochenendfreizeit oder ein großes Zeltlager mit 200 Teilnehmern organisierst — hier hast du alles im Griff. Diese Seite erklärt dir, wie du Schritt für Schritt startklar wirst.

1. Account erstellen

1. Öffne die Registrierungsseite und gib Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein. Ein Sicherheitscheck (Cloudflare Turnstile) schützt das Formular vor automatisierten Anmeldungen.
2. Du erhältst eine Bestätigungsmail — klicke auf den Link, um dein Konto zu aktivieren.
3. Nach der Bestätigung kannst du dich einloggen.

Hast du von deiner Organisation einen Registrierungslink bekommen, gehörst du nach der Registrierung bereits zu ihr. Dann geht es mit Schritt 3 weiter.

2. Organisation anlegen oder beitreten

Wer darf das: jede angemeldete Person, die noch keiner Organisation angehört

Nach dem ersten Login zeigt dir das Dashboard „Erste Schritte" mit zwei Möglichkeiten: Du trittst mit dem Einladungscode einer bestehenden Organisation bei („Beitritt anfragen") oder du erstellst unter „Neu Hier?" eine neue Organisation. Die Organisation ist der zentrale Rahmen, in dem alle Freizeiten, Teilnehmer und Betreuer verwaltet werden.

1. Gib den Namen deiner Jugendorganisation ein (z.B. "CVJM Musterstadt"); Anschrift und Kontakt-E-Mail kannst du im selben Formular hinterlegen.
2. Wähle den Trägertyp (Weltlich, Katholisch, Evangelisch oder Andere kirchliche Ordnung). Er bestimmt, welches Datenschutzrecht in Dokumenten wie der Datenschutzerklärung und dem AVV zugrunde liegt. Lege ihn fest, bevor du den AVV unterzeichnest.
3. Wer die Organisation anlegt, ist ihr Inhaber und sofort freigeschaltet.

Das Abrechnungs-Paket (Standard, Plus, Pro) gehört nicht zur Organisation, sondern zu jeder einzelnen Freizeit: Du wählst es, wenn du die Freizeit anlegst, und kannst es dort bis zum Ende der Freizeit erhöhen.

3. Team einladen

Wer darf das: Administratoren der Organisation

Auf der Seite Organisation verwalten erstellst du im Reiter „Einladungslinks" Einladungslinks (gültig 7, 14 oder 30 Tage, einmal verwendbar, auf Wunsch mit einer E-Mail-Adresse verknüpft). Daneben zeigt die Seite den Einladungscode der Organisation. Teile Links und Code nur direkt mit deinen Mitbetreuern.

Wer sich so registriert, gehört zur Organisation, sieht aber zunächst nur „Freigabe ausstehend". Ein Administrator schaltet die Person über den Knopf „Freischalten" an ihrer Karte im Reiter „Betreuer" frei. Danach kannst du im Reiter „Rollen" Rollen wie Freizeitleitung oder Kinderschutzbeauftragter zuweisen. Administratorrechte sind davon getrennt.

4. Erste Freizeit erstellen

Wer darf das: Administratoren der Organisation

Bevor sich die erste Freizeit anlegen lässt, muss deine Organisation den aktuellen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unterzeichnen: Ohne ihn weist der Jugendcampplaner das Anlegen einer Freizeit ab. Die Unterzeichnung findest du im Reiter „AVV" der Organisationsseite. Danach legst du Datum, Betreuer, Abrechnungs-Paket und Grundeinstellungen fest — und schon kann es losgehen mit der Teilnehmererfassung.