Erstattungen und Testmodus

Erstattungen und Testmodus

Diese Seite beschreibt, wie ihr Geld an eine Familie zurückgebt, wenn ein Kind storniert ist, und wie ihr die Online-Zahlung ausprobiert, ohne dass echtes Geld fließt. Die Erstattungen erledigt ihr in der Zahlungsliste, den Testmodus schaltet ihr auf dem Reiter „Zahlung“; wie die Zahlungsliste aufgebaut ist und wie ihr ein Storno abrechnet, steht auf der Seite Zahlungen: Mollie und Überweisung.

Wann eine Erstattung ansteht

Ist ein Kind storniert, zeigt seine Zeile in der Zahlungsliste, was nach euren Stornobedingungen zurückzuzahlen ist: „Noch zu erstatten“ mit dem Betrag. Dort stehen auch die beiden Wege, die Erstattung zu erledigen. Bereits erledigte Erstattungen stehen darüber im Verlauf, mit Betrag, Weg, Stand, Datum und der Person, die sie ausgelöst oder festgehalten hat. Was erstattet ist, zieht der Betrag „Noch zu erstatten“ selbst ab; es gibt keinen zweiten Zähler. Ist alles erstattet, steht dort, dass nichts mehr zu erstatten ist.

Forderungen eines abgeschlossenen Lagers sind gesperrt: Es wird nichts mehr erstattet, festgehalten oder zugeordnet.

Über Mollie erstatten

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Den Knopf „Über Mollie erstatten“ gibt es nur, wenn die Forderung online über Mollie bezahlt wurde. Er öffnet eine Seite, die die Zahlung (Zahlungsreferenz und Betrag) nennt und die Obergrenze ausweist: den kleinsten von drei Werten, nämlich was nach euren Stornobedingungen noch offen ist, was die Zahlung bei Mollie noch hergibt und welcher Anteil der Zahlung auf dieses Kind entfällt. Der Betrag ist mit dieser Obergrenze vorbelegt. Bei einer gemeinsamen Zahlung mehrerer Kinder wählt ihr unter „Für welches Kind?“ das Kind; Mollie kennt diese Zuordnung nicht, sie entsteht erst hier.

Mit „Erstattung auslösen“ weist die Plattform Mollie an, den Betrag vom Konto eures Vereins an die Familie zurückzugeben. Reicht das Mollie-Guthaben gerade nicht, wartet die Erstattung bei Mollie, bis wieder Geld eingegangen ist. Sie ist trotzdem ausgelöst, eine zweite löst ihr nicht aus.

• Den Stand zeigt der Verlauf in der Zeile: „wird ausgelöst“, „wartet auf Mollie-Guthaben“, „in Bearbeitung“, „erstattet“, „fehlgeschlagen“, „abgebrochen“ oder „von Mollie abgewiesen“. Er wird bei Mollie nachgefragt.
• Jede Erstattung ist gegen doppeltes Auslösen gesichert. Antwortet Mollie nicht, bleibt die Erstattung vorgemerkt und wird beim nächsten Versuch fortgesetzt, eine zweite entsteht dabei nicht.
• Wird eine Erstattung abgewiesen, ist kein Geld geflossen, und der Betrag bleibt offen. Bei jedem Fehler steht dort ausdrücklich, dass nichts ausgelöst wurde.
• Wurde die Forderung nicht über Mollie bezahlt, gibt es diesen Weg nicht: Dann erstattet ihr selbst und haltet es fest (nächster Abschnitt).

Erstattung von Hand festhalten

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Habt ihr selbst zurückgezahlt, per Überweisung oder bar, öffnet ihr in der Zeile „Erstattung von Hand festhalten“ und gebt Betrag, Weg (Überweisung oder Barzahlung) und das Datum an, an dem ihr erstattet habt, nicht in der Zukunft. Mit „Erstattung festhalten“ wird das gespeichert. Der Betrag darf höchstens der noch offene Betrag sein. Online ausgelöste Erstattungen kommen getrennt dazu.

Das Festhalten überweist nichts und stößt bei Mollie nichts an. Es hält nur fest, was ihr selbst zurückgezahlt habt. Eine Erstattung über Mollie lässt sich hier nicht von Hand setzen.

Erstattung einem Kind zuordnen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Habt ihr im Mollie-Dashboard einen Teil einer gemeinsamen Zahlung erstattet, weiß die Plattform nicht, für welches Kind das war. Die Zeile sagt es: Die Teilerstattung ist „keinem Kind zugeordnet“. Solange das offen ist, wird für diese Familie nicht abgerechnet. Mit dem Verweis „Erstattung einem Kind zuordnen“ öffnet ihr die Seite, wählt die Erstattung und das Kind und tippt „Zuordnen“.

• Die Zuordnung bewegt kein Geld. Sie legt nur fest, welchem Kind die Erstattung gehört.
• Eine Erstattung lässt sich nur einem Kind zuordnen, wenn sie dessen noch nicht erstatteten Anteil nicht übersteigt. Sie wird nicht auf mehrere Kinder aufgeteilt und bleibt sonst offen.
• Die Erstattung muss bei Mollie abgeschlossen sein. Eine hier ausgelöste Erstattung gehört schon zu einem Kind und wird nicht zugeordnet.

Der Testmodus

Mit dem Testmodus probiert ihr die Online-Zahlung durch, ohne dass echtes Geld fließt. Er gilt nur für euch: Familien zahlen immer echt, auch wenn der Testmodus an ist. Eine Zahlung läuft nur dann als Test, wenn ein angemeldeter Inhaber oder Administrator dieses Vereins sie auf einer Zahlseite startet, auch auf dem Zahlungslink einer Familie. Bei einer Testzahlung wird kein Geld eingezogen, und der Beitrag gilt dadurch nicht als bezahlt.

Testmodus ein- und ausschalten

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Der Schalter steht auf der Karte „Verbindung zu Mollie“ im Reiter „Zahlung“, und zwar nur, wenn das Mollie-Konto verbunden ist. Ohne Verbindung lässt sich der Testmodus nicht schalten. Ist er aus, steht dort „Testmodus: aus. Alle Online-Zahlungen ziehen echtes Geld ein.“ mit dem Knopf „Testmodus einschalten“; vor dem Einschalten fragt die Seite nach. Ist er an, steht dort „Testmodus ist an“ mit dem Knopf „Testmodus ausschalten“.

• Jedes Ein- und Ausschalten wird protokolliert, mit eurem Namen (Einträge „Mollie-Testmodus eingeschaltet“ und „Mollie-Testmodus ausgeschaltet“, siehe Audit-Protokoll).
• Beim Umschalten wird die zwischengespeicherte Zahlartenliste verworfen, damit die Karte „Zahlarten und Gebühren“ nicht den falschen Stand zeigt. Im Testmodus zeigt sie die Zahlarten des Mollie-Testbetriebs.
• Trennt ihr die Verbindung zu Mollie, wird der Testmodus zurückgesetzt. Eine neue Verbindung beginnt im Echtbetrieb.

Was ihr im Testmodus seht

Die Hinweise sieht nur, wer den Testmodus selbst nutzt, also ein angemeldeter Inhaber oder Administrator dieses Vereins, der gerade selbst eine Zahlung ausprobiert. Familien sehen keinen davon.

• Im CRM steht oben ein Band „Testmodus ist an – nur deine eigenen Zahlungen laufen als Test“ mit dem Verweis „Testmodus im Reiter Zahlung ausschalten“.
• Auf der Zahlseite steht ein Kasten „Testmodus“, und der Knopf heißt „Testzahlung starten (kein echtes Geld)“.
• Nach der Zahlung zeigt die Rückkehrseite „Das war eine Testzahlung“: Es ist kein Geld geflossen, und der Beitrag bleibt offen. Wurde der Testmodus inzwischen ausgeschaltet, wird nichts angelegt und nichts abgebucht.

Test-Erstattung auslösen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Auch das Erstatten lässt sich testen. Voraussetzung ist eine Testzahlung, die Mollie als bezahlt gemeldet hat, an einem stornierten Kind. In dessen Zeile erscheint der Kasten „Testzahlung über Mollie – kein echtes Geld“ mit dem Knopf „Test-Erstattung auslösen“. Er führt auf dieselbe Seite wie „Über Mollie erstatten“, mit dem Hinweis, dass es eine Testzahlung ist. Die Vereinsregel entfällt dabei, weil bei einer Testzahlung kein Geld eingegangen ist.

Eine Test-Erstattung ist als „Test“ gekennzeichnet und steht nur in diesem Kasten mit Betrag, Stand, Datum und Person. Es fließt kein Geld, und nichts davon erscheint in Summen, in der Storno-Abrechnung oder im Erstattungsverlauf. Eine echte Erstattung an einer Testzahlung gibt es nicht: Der Weg „Über Mollie erstatten“ ist für Testzahlungen geschlossen.