Ausgänge & Ausleihe
Ausgänge und Ausleihe
Zwei Kacheln gehören zu diesem Thema: „Ausgehvorgänge“ im Bereich Camp-Betrieb zeigt, welche Teilnehmer gerade unterwegs sind. „Ausleihvorgang“ im Bereich Verwaltung hält fest, wer welchen Gegenstand ausgeliehen hat. Die Ausgänge hängen an keinem Paket; die Ausleihe erscheint nur, wenn das Paket der Freizeit das Modul Gästeliste & Ausleihvorgänge enthält.
Wer Ausgänge erfassen darf
Wer darf das: Alle Betreuer mit Zugriff auf die Freizeit
Die Übersicht sehen alle Betreuer. Ändern, Zurückmelden und Löschen eines Ausgangs ist in einer beendeten Freizeit nicht mehr möglich.
Die Übersicht der Ausgänge
Die Seite hat drei Reiter: Aktive Ausgehvorgänge, Abgeschlossene Ausgehvorgänge und Berechtigungen. Vier Zähler zeigen Aktuelle, Heute, Verspätet (überfällig) und die Zahl der Orte. Du suchst nach dem Namen des Teilnehmers und filterst nach dem Ziel. Oben stehen „Neuer Ausgehvorgang“ und „Neuer Massenausgehvorgang“.
Jede Karte nennt Teilnehmer, Zielort, Beginn („Von“) und die Zeit, bis zu der der Teilnehmer zurück sein muss („Zurück bis“). Ist die Zeit überschritten, wird die Karte rot. Bei laufenden Ausgängen stehen die Knöpfe „Teilnehmer jetzt zurück“, „Bearbeiten“ und „Löschen“; abgeschlossene zeigen „Pünktlich zurück“ oder „Verspätet zurück“.
Einen Ausgang erfassen
- Tippe auf „Neuer Ausgehvorgang“.
- Wähle den Teilnehmer. Zur Auswahl stehen nur Teilnehmer, die heute da sind. Unter der Auswahl erscheint eine Infobox „Ausgeh-Berechtigungen für“ mit Modus, Orten, „Zurück bis“ und Gesundheitshinweis des Teilnehmers.
- Stelle den Zeitraum ein: „Von“ und „Zurück bis“; beide sind mit der aktuellen Zeit vorbelegt. „Zurück bis“ muss nach „Von“ liegen.
- Wähle den Zielort. Zur Auswahl stehen die Orte, die für Teilnehmer der Freizeit hinterlegt sind.
- Tippe auf „Ausgang erstellen“.
Was beim Speichern geprüft wird
- Rückkehrzeit: Ein Teilnehmer darf nur bis zu seiner hinterlegten Rückkehrzeit ausgehen. Ist keine hinterlegt, gilt 19:00 Uhr. Liegt „Zurück bis“ später, meldet die Anwendung „Teilnehmer darf nur bis 19:00 ausgehen“.
- Ausgangssperre: Hat der Teilnehmer eine Ausgangssperre, die noch läuft, wird der Ausgang abgelehnt.
- Ort: Der Zielort muss zu den Orten gehören, die für diesen Teilnehmer erlaubt sind.
- Berechtigung „Nur mit Betreuung“: Ein begleiteter Ausgang ist im System nicht abgebildet. Ein Teilnehmer mit dieser Berechtigung bekommt deshalb keinen Ausgang, außer du gibst ihn ausdrücklich frei.
Schlägt eine Prüfung fehl, erscheint die Meldung, und neben dem Speichern-Knopf steht „Trotzdem freigeben“. Damit speicherst du den Ausgang trotz der Prüfung. Das wird im Audit-Protokoll als „Ausgang-Validierung überschrieben“ festgehalten, mit deinem Namen. Nutze das nur, wenn du die Abweichung verantworten kannst.
Rückkehr
„Teilnehmer jetzt zurück“ trägt die aktuelle Zeit als Rückkehr ein und merkt sich dich als eintragenden Betreuer; der Ausgang wandert in die abgeschlossenen. Du kannst Rückkehrer auch in der Anwesenheitskontrolle abhaken. Mit „Bearbeiten“ korrigierst du die Zeiten eines laufenden Ausgangs.
Massenausgang
Für Gruppen gibt es „Neuer Massenausgehvorgang“ („Massen-Ausgang erfassen“). Du hakst alle Teilnehmer an, die mitgehen; zur Auswahl stehen die heute anwesenden, und Gesundheitshinweise erscheinen direkt bei der Auswahl. Dann trägst du „Von“, „Zurück bis“ und das Ziel („Nach“) ein und speicherst. Es gelten dieselben Prüfungen wie beim einzelnen Ausgang, außerdem zählt hier die Gruppengröße: Wer nur „In 3er Gruppen“ gehen darf, braucht mindestens drei Teilnehmer im Massenausgang, bei „In 2er Gruppen“ mindestens zwei. Besteht ein Teilnehmer die Prüfung nicht, wird keiner der Ausgänge gespeichert; auch hier gibt es „Trotzdem freigeben“.
Der Reiter Berechtigungen
Der Reiter Berechtigungen zeigt für jeden heute anwesenden Teilnehmer die Berechtigung („Nur mit Betreuung“, „In 3er Gruppen“, „In 2er Gruppen“, „Allein“ oder „Keine Angabe“), die erlaubten Orte und eine eventuelle Ausgangssperre. Berechtigung und Orte pflegst du am Teilnehmer, siehe Teilnehmer verwalten. Beim einzelnen Ausgang wirken nur „Nur mit Betreuung“, Orte, Rückkehrzeit und Ausgangssperre; die Gruppenstufen prüft die Anwendung nur beim Massenausgang.
Wer Gegenstände verleihen darf
Wer darf das: Alle Betreuer mit Zugriff auf die Freizeit, sofern das Paket der Freizeit das Modul Gästeliste & Ausleihvorgänge enthält und solange die Freizeit nicht beendet ist
Fehlt das Modul, fehlt die Kachel; ruft jemand die Seite trotzdem auf, landet er auf dem Dashboard und erfährt, welches Modul fehlt.
Ausleihvorgänge
Die Seite „Ausleihvorgänge“ hat die Reiter Laufende Ausleihen und Abgeschlossene Ausleihen und eine Suche nach Teilnehmer oder Gegenstand. Mit „Neuer Ausleihvorgang“ erfasst du eine Ausleihe: Wähle den Teilnehmer (nur heute anwesende), trage unter „Was wurde ausgeliehen?“ den Gegenstand ein (zum Beispiel Ball, Spiel oder Angelrute) und speichere mit „Ausleihvorgang erstellen“.
Jede Karte trägt den Status Aktiv, Zurückgegeben oder Verloren. Bei einer aktiven Ausleihe markierst du den Gegenstand mit „Zurückgegeben“ oder „Verloren“; beides verschiebt die Ausleihe in die abgeschlossenen. Rot hinterlegt ist eine aktive Ausleihe, deren Teilnehmer morgen nicht mehr da ist. Solange ein Teilnehmer noch Gegenstände ausgeliehen hat, warnt die Anwendung bei seiner Abreise (siehe An- und Abreise).