Dokumente

Dokumente

In den Dokumenten legst du Dateien ab, die alle Betreuer deiner Organisation brauchen: Notfallpläne, Vorlagen, Rezepte, Fachliteratur. Die Dateien liegen an einem Ort und lassen sich in Ordnern sortieren.

Wo du die Dokumente findest

Auf dem Dashboard liegt im Bereich Verwaltung die Kachel „Dokumente“. Sie erscheint für alle Betreuer, sobald eine Freizeit ausgewählt ist, und hängt an keinem Paket. Die Seite zeigt alle Dokumente der Organisation, nicht nur die der ausgewählten Freizeit, die neuesten zuerst. Wie das Dashboard aufgebaut ist, steht auf der Seite Dashboard.

Ordner und Übersicht

Links steht die Leiste „Dokumentenordner“; auf dem Handy ist sie ein einklappbarer Bereich über der Liste. Sie zeigt „Alle Dokumente“ mit der Anzahl, darunter die Ordner und, sobald es Dokumente ohne Ordner gibt, den Eintrag „Ohne Ordner“. Ein Tipp auf einen Ordner zeigt seine Dokumente; Unterordner erscheinen darüber als Kacheln. Ordner lassen sich bis zu drei Ebenen tief verschachteln.

Dokument hochladen

Jeder Betreuer der Organisation kann Dokumente hochladen.

1. Tippe auf „Neues Dokument“. Stehst du gerade in einem Ordner, ist er schon vorgewählt.
2. Gib bei „Dokumentname“ einen aussagekräftigen Namen ein. Das Feld ist Pflicht.
3. Wähle den Ordner. Das Auswahlfeld trägt die Beschriftung „Ordnername“; ohne Auswahl bleibt das Dokument „Ohne Ordner“.
4. Bei „Freizeit (optional)“ kannst du das Dokument einer Freizeit zuordnen, sonst bleibt „Keine Freizeit (organisationsweit)“. Die Zuordnung ist ein Vermerk am Dokument; sichtbar bleibt es für alle Betreuer der Organisation.
5. Ergänze bei Bedarf eine „Beschreibung (optional)“.
6. Wähle bei „Datei“ die Datei: PDF, Word, Excel, Bilder oder Text (max. 25 MB). Möglich sind PDF, PNG, JPG, GIF, Word (doc und docx), Excel (xls und xlsx) und Textdateien. Die Datei ist Pflicht.
7. Tippe auf „Dokument hochladen“.

Dokument ansehen

Ein Tipp auf „Anzeigen“ öffnet das Dokument. PDF-Dateien erscheinen direkt auf der Seite, Bilder werden eingeblendet. Für alle anderen Dateitypen gibt es keine Vorschau; dort lädst du die Datei mit „Herunterladen“ herunter.

Dokument löschen

Wer darf das: Der Betreuer, der das Dokument hochgeladen hat, sowie Administratoren und Inhaber der Organisation

Mit „Löschen“ entfernst du ein Dokument; vorher fragt die Seite „Dokument wirklich löschen?“. Ein gelöschtes Dokument ist endgültig weg.

Ordner anlegen und löschen

Wer darf das: Administratoren und Inhaber

Administratoren und Inhaber sehen in der Ordnerleiste ein Plus-Symbol, beschriftet mit „Neuer Ordner“. Es klappt ein kleines Formular auf: ein Feld für den Namen des Ordners, die Auswahl „Kein übergeordneter Ordner (Wurzelordner)“ oder ein Ordner, in den der neue gehört, und der Knopf „Ordner erstellen“. Zum Löschen zeigt jeder Ordner beim Darüberfahren ein Papierkorb-Symbol. Die Seite fragt nach: „Ordner wirklich löschen? Dokumente werden nicht gelöscht, sondern dem Ordner entzogen.“ Unterordner werden mit dem Ordner gelöscht.

Notfallmappe

Wer darf das: Administratoren und Inhaber der Organisation

Administratoren und Inhaber sehen über der Liste die Karte „Notfallmappe (Sanitätszelt)“. Sie bietet eine druckbare Mappe mit Notfallkontakten, medizinischen Daten, Ausgehberechtigungen, Krisen-Eskalation und den Handlungsleitfäden der Organisation. Der Knopf „Notfallmappe öffnen“ öffnet sie als PDF; die Karte nennt, wann die Mappe zuletzt geöffnet wurde.