Anmeldeformular einrichten
Das Anmeldeformular einrichten
Was Familien in der öffentlichen Anmeldung sehen und ausfüllen, stellt ihr im CRM ein: im Reiter „Anmeldung“ den Preis, das Anmeldefenster, eure Texte und die Freigabe, im Reiter „Teilnehmerfelder“ die abgefragten Angaben und im Reiter „Kurse“ die Kurse. Wie die Familie die Anmeldung danach durchläuft, steht auf der Seite Die öffentliche Anmeldung. Wo ihr das CRM findet, steht im Überblick.
Der Reiter „Anmeldung“ gehört immer zu einer Freizeit: oben steht „Gepflegt wird die Freizeit …“, ein anderes Lager wählt ihr oben im Kopf der Seite. Ist die Freizeit abgeschlossen („Dieses Lager ist abgeschlossen“), bleiben die Werte lesbar, lassen sich aber nicht mehr ändern. Alle Angaben dieses Reiters speichert ihr mit „Anmeldeangaben speichern“. Die Karte „Öffentliche Anmeldung“ ganz unten regelt, wie Familien das Formular erreichen — Absprung oder Einbettung auf eurer Vereinsseite; sie steht auf der Seite Die öffentliche Anmeldung.
Preis, Zeiträume und Altersgrenzen
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
Die Karte „Preis“ legt fest, was die Teilnahme kostet. Unter „Preisstruktur“ tragt ihr den Tagessatz ein; gerechnet wird Tagessatz mal Aufenthaltstage — beide Reisetage zählen mit —, höchstens die Obergrenze je Kind. Dazu kommen der Mindestaufenthalt (Tage), ein Mindestalter (Jahre) und ein Höchstalter (Jahre); es zählt das Alter am ersten Tag der Freizeit. Der Frühbucherrabatt (%) gilt automatisch für jede Anmeldung, die bis zum Tag unter „Frühbucher bis einschließlich“ abgeschickt wird; der Geschwisterrabatt je Woche wird für jedes weitere Kind derselben Anmeldung abgezogen.
Unter „Buchbare Zeiträume“ legt ihr benannte Zeiträume an, etwa „1. Woche“ und „2. Woche“, aus denen eine Familie wählt. Je Zeile gibt es Name, Von, Bis, Reihenfolge, „Vorbelegt“ und die Haken „Bus zur Anreise“ und „Bus zur Abreise“. Der vorbelegte Zeitraum ist in der Anmeldung von Anfang an ausgewählt. Der Haken „Eigenen Zeitraum anbieten“ erlaubt Familien, eigene An- und Abreisetage einzutragen; ihn auszuschalten geht nur, solange mindestens ein buchbarer Zeitraum eingetragen ist. Für den eigenen Zeitraum tragt ihr unter „Bustage beim eigenen Zeitraum“ die Tage ein, an denen ein Bus fährt. Die Vorschau „Preis je Zeitraum“ zeigt, was eine Familie heute für einen Zeitraum sähe — ohne Kurs, Geschwister, Rabattcode oder Werbebonus.
Anmeldefenster und Freigabe
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
In der Karte „Anmeldefenster“ tragt ihr „Anmeldung ab“ und „Anmeldung bis“ ein; ein leeres Feld bedeutet „unbegrenzt“. In der Karte „Freigabe“ steht der Haken „Anmeldung ist geöffnet“. Erst wenn er gesetzt ist, das Fenster passt und die Texte und der Tagessatz da sind, nimmt die öffentliche Anmeldung Anmeldungen an; sonst sehen Familien „Die Anmeldung ist derzeit geschlossen“. Warum ein Aufruf gerade abgewiesen wird, steht in der Karte „Anmeldelink“ auf der Übersicht.
Anmeldebedingungen und Datenschutzhinweise
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
Die Karten „Anmeldebedingungen“ und „Datenschutzhinweise“ haben je ein Textfeld: „Eure Anmeldebedingungen“ — was für die Anmeldung gilt, etwa Bezahlung, Stornierung und Teilnahme — und „Eure Datenschutzhinweise“ — was nur ihr als Verein sagen könnt: wer ihr seid, auf welcher Grundlage ihr die Angaben verarbeitet und wie lange ihr sie aufbewahrt. Unsere ergänzenden Hinweise zur technischen Verarbeitung hängen wir beim Speichern an. Unter dem Textfeld zeigt die Vorschau „So lesen die Eltern …“, was die Familie liest.
Jedes Speichern mit geändertem Text legt eine neue Fassung an. Bereits abgegebene Zustimmungen bleiben an ihrer alten Fassung: eine spätere Änderung verschiebt nicht rückwirkend, wozu jemand zugestimmt hat. Ändern sich die abgefragten Angaben, weist die Karte „Datenschutzhinweise“ darauf hin, dass ihr sie erneut speichern sollt. Freigeben lässt sich die Anmeldung erst, wenn beide Texte gespeichert sind.
Die Frage „Wie habt ihr von uns erfahren?“ und weitere Vorschlagslisten
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
Unten im Reiter „Anmeldung“ steht die Karte „Vorschlagslisten“; sie gilt für alle Freizeiten der Organisation. Sie hat drei Listen: „Ausgeh-Ziele“ — eine Schranke: die Anmeldung bietet nur Ziele an, die hier stehen —, „An-/Abreise-Vorschläge“ — Vorschläge, eine Familie kann weiterhin eigenen Text eintragen; mit den Haken „Gilt als Busanreise“ und „Gilt als Busabreise“ — und „Wie habt ihr von uns erfahren?“. Ohne Vorschläge in der letzten Liste fragt die Anmeldung gar nicht danach; die Antwort steht später in der Akte der Anmeldung. Ein Eintrag lässt sich stilllegen: er erscheint dann nicht mehr in der Anmeldung, bleibt aber erhalten.
Teilnehmerfelder: welche Angaben abgefragt werden
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
Der Reiter „Teilnehmerfelder“ bestimmt, welche Angaben es zu einem Kind gibt und welche davon die Familie in der Anmeldung ausfüllt. Er hat zwei Abschnitte: „Bestandsfelder“, die es in jeder Organisation gibt, und „Eigene Felder“, die ihr selbst anlegt. Jedes Feld hat zwei Schalter: „Aktiv“ führt das Feld im Teilnehmerformular für euch Betreuer, „In der Anmeldung abfragen“ zeigt es zusätzlich den Eltern — das geht nur, solange das Feld aktiv ist. Ein abgeschaltetes Feld wird nicht gelöscht: bereits erfasste Angaben bleiben erhalten. Felder, die die Familie ausfüllen muss, tragen die Kennzeichnung „Pflicht in der Anmeldung“; besonders geschützte Angaben sind mit „Art. 9“ markiert.
Mit „Neues Feld“ legt ihr ein eigenes Feld an: Beschriftung, Hilfetext, Auswahlwerte, der Reiter des Teilnehmerformulars, auf dem es erscheint, und ob es besondere Kategorien personenbezogener Daten enthält. Eine Organisation kann höchstens 30 eigene Felder gleichzeitig aktiv haben; der Zähler „… von 30 aktiven eigenen Feldern“ steht im Reiter.
Kurse
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
Im Reiter „Kurse“ legt ihr mit „Kurs anlegen“ die Kurse an, die Familien in der Anmeldung wählen können. Je Kurs gibt es den Kursnamen, die Niveaus (ein Niveau pro Zeile, in der Reihenfolge der Auswahl), den Kursaufschlag und den Haken „In der Anmeldung anbieten“. Der Aufschlag kommt zum Beitrag hinzu, wenn ein Kind den Kurs wählt; leer heißt: kein Aufschlag. Die Obergrenze je Kind steigt um den Aufschlag mit. Bietet kein Kurs den Haken an, zeigt die Anmeldung keine Kursauswahl.