Anmeldungen bearbeiten
Anmeldungen bearbeiten
Sobald eine Familie ihre Anmeldung abgeschickt hat, erscheint sie im CRM. Diese Seite beschreibt die Übersicht, in der alle Anmeldungen einer Freizeit stehen, und die Akte einer einzelnen Anmeldung mit allem, was ihr dort tun könnt. Wo ihr das CRM findet und wer es betreten darf, steht im Überblick.
Die Übersicht: eine Zeile je Anmeldung
Die Übersicht trägt die Überschrift „Anmeldebestand“ und gehört zur gewählten Freizeit. Eine Zeile ist eine Anmeldung — eine Familie mit ihren Kindern; der Name führt in die Akte. Über der Liste steht, wie viele Anmeldungen und Kinder die Auswahl umfasst. Jede Zeile zeigt den Stand der Anmeldung, die Kommunikation je Kind und den Eingang.
Der Stand der Anmeldung ist einer von: „Ohne Online-Anmeldung“ (das Kind ist nicht über die öffentliche Anmeldung entstanden), „Angefangen“, „Abgeschickt“, „Bestätigt“ oder „Storniert“. Die Kommunikation steht je Kind auf „Neu“, „Maschinell bestätigt“ (die automatische Eingangsbestätigung ist hinausgegangen), „Angeschrieben“ (ihr habt der Familie von Hand geschrieben), „Unterlagen fehlen“ oder „Vollständig“. Die letzten beiden Stände setzt ihr selbst: in der Zeile wählt ihr den Stand aus und drückt „Setzen“. Die Eingangsbestätigung und eine Nachricht von Hand heben den Stand von selbst an, senken ihn aber nie wieder ab.
Zum Finden gibt es das Suchfeld („Familie oder Kind“, Knopf „Suchen“) und darunter eine Reihe von Filtern mit ihrer Zahl, zum Beispiel „Abgeschickt“, „Kind ohne Anmeldung“ oder „Ohne Nachweis in der App“. Es wirkt immer nur ein Filter; ein zweiter Klick auf denselben hebt ihn wieder auf. Weitere Filter erscheinen nur, wenn sie für euch Arbeit zählen.
Zahlung und überfällige Beiträge in der Übersicht
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
Die Spalte „Zahlung“ und die Filter „Voller Betrag überfällig“, „Anzahlung überfällig“ und „Storno nicht abgerechnet“ sehen nur Inhaber und Administratoren. Wer nur die Rolle „CRM“ hat, sieht die Übersicht ohne Geldangaben.
Die Akte öffnen
Wer darf das: Alle, die das CRM betreten dürfen
Ein Klick auf den Namen öffnet die Akte der Anmeldung. Oben stehen der Stand, die Kinder, die Zahlung und der „Nächste Schritt“ — zum Beispiel „Anmeldung bestätigen“ —, darunter die Reiter „Familie“, „Kinder“, „Post“ und „Zahlung“. Unter den Reitern steht der „Verlauf“: was mit dieser Anmeldung geschah — Eingang, Post, Zahlungen, Stornos, Standwechsel und Notizen. Mit den Filtern über dem Verlauf blendet ihr Arten von Einträgen aus.
- Familie: der gemeinsame Kontakt, die anmeldende Person, die Anschrift, der Eingang, die Antwort auf „Wie habt ihr von uns erfahren?“ und der Nachweis, welche Fassung der Anmeldebedingungen und Datenschutzhinweise gilt.
- Kinder: je Kind die Anmeldedaten, der Anmeldestand und die Handlungen „Bearbeiten“ und „Stornieren“.
- Post: alle Nachrichten an und von dieser Familie, die neueste zuerst.
- Zahlung: was gefordert, eingegangen, erstattet und offen ist, siehe Zahlungen: Mollie und Überweisung.
Gehört eine Anmeldung nicht zur gewählten Freizeit, sagt die Akte „Diese Anmeldung gibt es hier nicht“. Ist das Lager abgeschlossen, ist die Akte nur noch zum Nachlesen: Notizen, Nachrichten und neue Kinder lassen sich dann nicht mehr anlegen.
Eine Notiz anlegen
Wer darf das: Alle, die das CRM betreten dürfen
Im Verlauf steht „Notiz anlegen“; mit „Notiz speichern“ landet die Notiz im Verlauf. Die Familie bekommt dadurch keine Nachricht. Wie jede Angabe über eine Familie gehört eine Notiz zu einer Datenschutz-Auskunft.
Der Familie eine Nachricht schreiben
Wer darf das: Alle, die das CRM betreten dürfen
Der Knopf „Nachricht schreiben“ oben in der Akte öffnet die Maske. Ihr wählt eine Vorlage — zur Wahl stehen nur aktive Vorlagen eures Vereins — oder schreibt den Text selbst, auf Wunsch mit Dateianhängen. Mit „Nachricht senden“ geht die Mail an die bei der Anmeldung hinterlegten Adressen; das lässt sich nicht zurücknehmen. Der Versand wird eingereiht und erscheint danach im Reiter „Post“, nicht sofort. Welchen Absender die Mail trägt — euren eigenen Mailserver oder Jugendcampplaner —, entscheidet dieselbe Weiche wie bei der Eingangsbestätigung, siehe Die öffentliche Anmeldung. Vorlagen und Massenmail beschreibt die Seite Mail-Vorlagen und Eingangsbestätigung.
Im Reiter „Post“ zeigt „Text anzeigen“ den Wortlaut einer Nachricht. Jedes Anzeigen wird im Prüfprotokoll festgehalten. Antworten auf eine eingegangene Nachricht schreibt ihr aus der Akte; sie gehen an die dort hinterlegten Adressen und nicht an die Absenderadresse der Nachricht, denn die lässt sich fälschen.
Ein Kind hinzufügen oder bearbeiten
Wer darf das: Alle, die das CRM betreten dürfen — solange die Freizeit nicht abgeschlossen ist
Im Reiter „Kinder“ führt „Kind hinzufügen“ zum Teilnehmerformular, in dem das neue Kind schon zur Anmeldung gehört; „Bearbeiten“ öffnet das Formular eines vorhandenen Kindes. Dort lässt sich auch der Anmeldestand von Hand ändern, siehe Die öffentliche Anmeldung.
Ein Kind stornieren
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
Im Reiter „Kinder“ öffnet „Stornieren“ die Seite „Stornieren“ mit einer Rückfrage. Sie nennt, welche Stornogebühr nach euren Stornobedingungen heute anfällt — oder dass die Stornierung kostenfrei ist, dass es keine Rückerstattung mehr gibt oder dass ihr keine Stornobedingungen eingerichtet habt. Unter „Mitteilung an die Familie“ seht ihr Betreff und Text der Stornobestätigung vorab und könnt sie anpassen. Der Schalter „Stornogebühr erlassen (höhere Gewalt)“ verzichtet im Einzelfall auf die Gebühr.
Der Storno selbst bewegt kein Geld und ändert keinen Zahlungsstand. Abgerechnet wird in der Zahlungsliste; dort steht das Kind danach unter „storniert, nicht abgerechnet“. Stornieren lässt sich nicht, wenn das Kind schon storniert ist, das Lager abgeschlossen ist oder die Freizeit vorbei ist. Zurücknehmen lässt sich ein Storno im Teilnehmerformular; eine festgehaltene Stornogebühr bleibt als Beleg stehen.
Werbung anerkennen
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
Hat eine Familie bei der Anmeldung angegeben, wen sie geworben hat, steht im Reiter „Zahlung“ die Karte „Geworbene Kinder“. Der Werbebonus ist schon von der Forderung der werbenden Familie abgezogen; mit „Anerkennen“ stellt ihr fest, dass er gilt. Das Anerkennen bewegt kein Geld. Hat das geworbene Kind schon früher teilgenommen, fragt die Seite zurück, bevor ihr mit „Trotzdem anerkennen“ bestätigt.
Eine Anmeldung löschen
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
Im Reiter „Familie“ steht ganz unten „Anmeldung löschen“. Die Rückfrage lautet: „Diese Anmeldung mit … Kind(ern) endgültig löschen? Kontakte, Nachweise, Post und offene Forderungen gehen mit.“ Erst „Endgültig löschen“ löscht; das lässt sich nicht rückgängig machen.