Fahrdienst-Abrechnungen
Fahrdienst-Abrechnung
Wer für die Freizeit mit dem eigenen Fahrzeug gefahren ist, rechnet die Fahrtkosten hier ab. Du gibst Kilometer, Verbrauch und Spritpreis ein, die Seite rechnet die Erstattung aus, die Leitung prüft und gibt frei, und du bestätigst am Ende den Geldeingang. Freigabe und Bestätigung werden mit einer Unterschrift auf dem Bildschirm festgehalten.
Wo du die Fahrdienst-Abrechnung findest
Auf dem Dashboard liegt im Bereich Verwaltung die Kachel „Fahrdienst-Abrechnung“. Sie erscheint, sobald eine Freizeit ausgewählt ist, und zwar für alle Betreuer, nicht nur für die Leitung. Außerdem muss das Modul „Fahrdienst-Abrechnungen“ im Paket der Freizeit enthalten sein; fehlt es, führt auch ein direkter Aufruf zurück aufs Dashboard, mit dem Hinweis, dass die Funktion im aktuellen Paket nicht enthalten ist. Wie das Dashboard aufgebaut ist, steht auf der Seite Dashboard.
Die Übersicht
Du siehst den Reiter „Meine Abrechnungen“ mit deinen eigenen Abrechnungen. Administratoren und Inhaber sehen zusätzlich „Zur Prüfung“ und „Abgeschlossen“ mit den Abrechnungen der ganzen Organisation. Darüber zeigen Karten die Zahlen „Gesamt“, „Offen“ und „Abgeschlossen“; darunter lässt sich nach Kennzeichen, Nachname, Vorname oder Nummer suchen und nach Status filtern.
Jede Abrechnung hat einen Status: „Neu“ (noch in Arbeit), „Eingereicht“ (wartet auf die Prüfung), „Freigegeben“ (geprüft, wartet auf deine Zahlungsbestätigung) oder „Abgeschlossen“. Auf der Karte stehen je nach Status die Knöpfe „Fortsetzen“ (deine eigene Abrechnung, solange sie „Neu“ ist), „Prüfen“ (für Administratoren und Inhaber, wenn sie „Eingereicht“ ist), „Zahlung bestätigen“ (deine eigene Abrechnung, wenn sie „Freigegeben“ ist), „Anzeigen“ und „Löschen“.
Abrechnung erstellen
Wer darf das: Jeder Betreuer der Organisation
Tippe auf „Neue Abrechnung erstellen“. Die Abrechnung gehört dir; für andere Betreuer kannst du hier keine anlegen. Sie führt dich durch drei Schritte, mit „Zurück“ kommst du jeweils einen Schritt zurück.
- „Persönliche Daten“: Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort und Telefon sowie der Abrechnungszeitraum mit „Von“ und „Bis“. Ist für dich in der Freizeit ein Anwesenheitszeitraum hinterlegt (siehe Anwesenheitszeiträume der Betreuer), sind Von und Bis schon ausgefüllt.
- „Fahrzeug & Kosten“: Kennzeichen, Marke, Antriebsart (ein freies Feld, zum Beispiel Benzin, Diesel oder Elektro), Kilometer, Liter/100km und Preis pro Liter. Den durchschnittlichen Verbrauch findest du im Bordbuch oder in den Fahrzeugpapieren.
- „Kontrolle & Spenden“: Die Seite fasst alle Angaben zusammen. Die Kraftstoffkosten rechnet sie so: Kilometer mal Verbrauch pro 100 Kilometer durch 100 mal Preis pro Liter. Möchtest du einen Teil spenden, setzt du das Kästchen „Ich möchte einen Teil des Betrags spenden“, trägst den „Geschenk-Betrag“ ein und setzt bei Bedarf „Ich benötige eine Spendenbescheinigung“. Der Spendenbetrag wird von der Erstattung abgezogen; sie wird nie kleiner als null. Mit „Abrechnung einreichen“ geht die Abrechnung an die Leitung.
Abrechnung prüfen und freigeben
Wer darf das: Administratoren und Inhaber
Öffne den Reiter „Zur Prüfung“ und tippe bei der Abrechnung auf „Prüfen“. Auf der Seite „Admin-Prüfung & Freigabe“ stehen Kilometer, Verbrauch, Kraftstoffpreis, Kraftstoffkosten und der Erstattungsbetrag. Prüfe die Angaben, unterschreibe auf dem Bildschirm und tippe auf „Geprüft & Freigegeben“.
Zahlung bestätigen
Ist deine Abrechnung freigegeben, tippst du in der Übersicht auf „Zahlung bestätigen“. Die Seite „Zahlungsbestätigung“ nennt den zu zahlenden Betrag. Sobald das Geld bei dir angekommen ist, unterschreibst du auf dem Bildschirm und tippst auf „Zahlung erhalten & Abrechnung abschließen“. Die Abrechnung ist dann „Abgeschlossen“.
Auszahlung per SEPA
Wer darf das: Administratoren und Inhaber
Freigegebene Fahrdienst- und Betreuerabrechnungen werden unter Organisation, im Reiter „SEPA-Auszahlungen“, gemeinsam zu einer SEPA-Datei zusammengefasst; unter der Liste führt ein Knopf direkt dorthin. Steckt eine Abrechnung schon in einer Datei, lässt sie sich weder ändern noch löschen, denn die Überweisung ist unterwegs. Mehr dazu steht auf der Seite Betreuerabrechnung.
Abrechnung löschen
Wer darf das: Der Betreuer, der die Abrechnung angelegt hat, solange sie „Neu“ ist, sowie Administratoren und Inhaber
Mit „Löschen“ entfernst du eine Abrechnung endgültig; vorher fragt die Seite mit dem Namen nach. Eine abgeschlossene Abrechnung lässt sich nicht löschen, und eine Abrechnung in einer SEPA-Datei ebenfalls nicht.