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Organisation

Organisation verwalten

Die Organisationsseite

Die Organisationsseite ist der Ort für alles, was deine ganze Jugendorganisation betrifft und nicht nur eine einzelne Freizeit: die Stammdaten, das Team, die Verträge und die Abrechnungen. Du erreichst sie über den Menüpunkt „Organisation" in der Kopfleiste.

Wer die Organisationsseite öffnen darf

Wer darf das: Administratoren und der Besitzer der Organisation

Der Menüpunkt „Organisation" erscheint nur für diese beiden Rollen. Alle anderen Betreuer sehen ihn nicht. Die folgenden Abschnitte gelten deshalb für Administratoren und Besitzer; wo nur der Besitzer etwas darf, steht es ausdrücklich dabei.

Wie die Seite aufgebaut ist

Ganz oben steht eine Karte mit dem Logo (oder den ersten Buchstaben des Namens), dem Namen der Organisation und dem Besitzer. Daneben liegen zwei Knöpfe:

  • „Bearbeiten" öffnet das Formular mit den Stammdaten.
  • „Betreuer einladen" führt in den Reiter Einladungslinks, wo beide Wege zum Einladen stehen.

Darunter zeigt die Karte Adresse, den Einladungscode, die Zahl der Mitglieder und die Zahl der Freizeiten. Den Einladungscode gibst du an Betreuer weiter, die schon ein Konto haben und deiner Organisation beitreten wollen; er ist nicht öffentlich.

Unter der Karte liegt eine Reiterleiste mit zwölf Reitern, in dieser Reihenfolge: Betreuer, Rollen, Ereignistypen, Freizeiten, Rechnungen, Blacklist, API-Schlüssel, Einladungslinks, AVV, Führungszeugnis, Zelt-Auswertung und SEPA-Auszahlungen. Auf einem Handy brechen sie in mehrere Zeilen um.

Stammdaten pflegen

Wer darf das: Administratoren und der Besitzer der Organisation

Über „Bearbeiten" pflegst du in einem Formular mit diesen Abschnitten:

  • Grunddaten der Organisation — der Name. Darunter steht, schreibgeschützt, das Kürzel in euren Anmeldeadressen: Es entsteht beim Speichern aus dem Namen, steht am Anfang jeder Anmeldeadresse eurer Freizeiten und bleibt danach fest, auch wenn du den Namen änderst. Es ist öffentlich und nicht dein Einladungscode.
  • Vereinslogo — ein quadratisches Bild, empfohlen sind mindestens 200 mal 200 Pixel (JPG oder PNG). Mit „Logo entfernen" löschst du es wieder. In der Kopfleiste erscheint das Logo, wenn die ausgewählte Freizeit im Pro-Paket liegt.
  • Adresse — Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und die Kontakt-E-Mail. Postleitzahl, Ort und Kontakt-E-Mail brauchst du für den Auftragsverarbeitungsvertrag.
  • Trägertyp & Datenschutzrecht — Weltlich (DSGVO), Katholisch (KDG), Evangelisch (DSG-EKD) oder Andere kirchliche Ordnung. Der Trägertyp bestimmt, welches Datenschutzrecht für deine Organisation gilt und welche Fassung des Auftragsverarbeitungsvertrags für dich maßgeblich ist; die technischen Schutzmaßnahmen bleiben gleich.
  • Datenschutz & Aufbewahrung — die Aufbewahrungsfrist (Monate). Nach Ablauf dieser Frist, gerechnet ab dem Ende einer Freizeit, werden die personenbezogenen Daten ihrer Teilnehmer automatisch anonymisiert. Voreingestellt sind 120 Monate; die Frist legst du als Verein fest, mindestens ein Monat. Verkürzt du sie so, dass dadurch mehr Kinder anonymisiert würden, fragt dich die Seite vorher mit der genauen Zahl der betroffenen Kinder und Freizeiten, ob du wirklich verkürzen willst. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Wer das Auszahlungskonto ändert

Wer darf das: Nur der Besitzer der Organisation

Der Abschnitt „Auszahlungskonto" im Formular enthält die IBAN des Auszahlungskontos: das Konto, von dem freigegebene Abrechnungen an Betreuer ausgezahlt werden. Administratoren sehen das Feld, können es aber nicht ändern; dort steht, wer es eintragen kann.

Wer den Besitzer wechselt

Wer darf das: Nur der Besitzer der Organisation

Im Abschnitt „Organisationsleitung" wählst du aus den Mitgliedern der Organisation den neuen Besitzer. Mit dem Speichern wirst du selbst zum Administrator, der neue Besitzer bekommt eine E-Mail und eine Benachrichtigung, und der Wechsel wird im Prüfprotokoll festgehalten. Die Organisationsleitung hat vollständige administrative Rechte.

Betreuer freischalten, sperren und befördern

Wer darf das: Administratoren und der Besitzer derselben Organisation

Der Reiter Betreuer ist der Standardreiter der Seite. Oben stehen Karten mit den Zahlen Freigegeben, Ausstehend, Gesperrt und Administratoren; darunter liegen Suche und Filter und eine Karte je Betreuer mit Rolle, Zustand und den zugewiesenen Rollen.

  • Wer sich mit eurem Einladungslink oder Einladungscode registriert hat, steht als Ausstehend in der Liste und sieht noch nichts. Mit „Freischalten" gibst du den Zugang frei.
  • „Sperren" verhindert, dass sich der Betreuer anmelden kann; „Entsperren" hebt das auf. Dich selbst und den Besitzer kannst du nicht sperren.
  • „Befördern" macht einen Benutzer zum Administrator, „Degradieren" macht einen Administrator wieder zum Benutzer. Bei dir selbst und beim Besitzer gibt es diese Knöpfe nicht.

Eine Rolle weist du direkt auf der Karte zu: Wähle im Auswahlfeld Rolle zuweisen... eine Rolle, sie wird sofort zugewiesen; mit dem Knopf Benutzer entfernen an der Rolle nimmst du sie nach einer Rückfrage wieder weg. Was Rollen bedeuten, steht auf der Seite Prävention & Rollen.

Betreuerliste als CSV

Im Reiter Betreuer lädt der Knopf „Betreuerliste als CSV" eine Datei herunter, die du in Excel öffnen kannst. Sie enthält je Betreuer: Nachname, Vorname, Ort, Straße, Hausnummer, PLZ, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon, Juleica, Juleica gültig bis, Erste Hilfe und Erste-Hilfe-Datum. Der Abruf wird im Prüfprotokoll festgehalten, weil die Datei personenbezogene Daten enthält.

Rollen und Ereignistypen

Im Reiter Rollen legst du mit „Neue Rolle" Rollen an (Rollenname, Beschreibung, Position für die Reihenfolge), bearbeitest oder löschst sie. Standardrollen sind markiert und lassen sich nicht löschen. Im Reiter Ereignistypen pflegst du mit „Neuer Ereignistyp" die Bezeichnungen, aus denen Betreuer bei einem Ereignis auswählen; Beispiele auf dem Eingabefeld sind Unfall, Heimweh und Streit. Wie Ereignisse erfasst werden, steht auf der Seite Ereignisse & Vorfälle.

Freizeiten

Der Reiter Freizeiten zeigt alle Freizeiten der Organisation mit einer Zusammenfassung (Gesamtzahl, Teilnehmer, laufende Programme). Hier legst du mit „Neue Freizeit" eine neue Freizeit an und öffnest, bearbeitest oder löschst bestehende. Alles dazu steht auf der Seite Freizeiten verwalten.

Rechnungen

Der Reiter Rechnungen ist die Übersicht aller Rechnungen, die für die Freizeiten deiner Organisation ausgestellt wurden: Rechnungsnummer, Freizeit, Paket, Teilnehmerzahl, Betrag, Status und Fälligkeit, dazu die Karten Gesamt, Offen, Bezahlt und Offener Betrag. Am Reiter selbst zeigt eine Zahl, wie viele Rechnungen noch offen sind. In jeder Zeile lädst du die Rechnung über das Download-Symbol als PDF herunter. Ist eine Rechnung weder bezahlt noch storniert, steht davor das Kreditkarten-Symbol; es führt auf die Zahlseite der Rechnung, auf der du sie über Mollie bezahlst. Die Rechnungen erstellt und verschickt die Plattform selbst; wie das abläuft, steht auf der Seite Betreuerabrechnung im Abschnitt „Rechnungen der Plattform".

Bleibt eine verschickte Rechnung lange unbezahlt, schaltet die Organisation in einen Notfallmodus: Lesen bleibt möglich, Schreiben ist gesperrt, bis die Rechnung beglichen ist. Bezahlen kannst du sie auch im Notfallmodus. Ebenso kannst du dem Team der Plattform ein Ticket schreiben und Tickets kommentieren: Der Knopf „Support kontaktieren" im Hinweis oben auf der Seite öffnet ein neues Ticket. Auch dein eigenes Passwort kannst du im Notfallmodus über den Menüpunkt „Passwort ändern" neu setzen.

Bei Tickets ist im Notfallmodus nichts gesperrt: Du kannst sie auch bearbeiten, schließen und löschen, so wie du es sonst darfst. Über denselben Menüpunkt änderst du auch deine E-Mail-Adresse; die neue Adresse gilt, sobald du den Link in der E-Mail an diese Adresse angeklickt hast. Die Freizeit oben in der Kopfleiste kannst du ebenfalls wechseln. Alle anderen Änderungen, auch an Camp Bingo, bleiben gesperrt, bis die Rechnung beglichen ist.

Blacklist

Der Reiter Blacklist listet die gesperrten Teilnehmer deiner Organisation mit Freizeit, Jahr und Begründung. Er ist nur eine Anzeige: Gesperrt wird ein Teilnehmer im Bearbeiten-Formular seiner Teilnehmerseite, im Reiter „Verwaltung" mit dem Schalter Auf Blacklist setzen (siehe Teilnehmer verwalten).

Einladungslinks

Im Reiter Einladungslinks steht oben der dauerhafte Einladungslink mit dem Einladungscode deiner Organisation. Du kannst ihn beliebig oft nutzen und weitergeben; er läuft nie ab und lässt sich nicht widerrufen. Mit „Link kopieren" legst du ihn in die Zwischenablage. Wer sich darüber registriert, landet bei deiner Organisation und wartet dort auf Freigabe.

Daneben erstellst du einmalige Links für neue Betreuer. Du kannst den Link auf eine E-Mail-Adresse einschränken (E-Mail (optional)) und wählst, wie lange er gültig ist: 7, 14 oder 30 Tage. In der Liste kopierst du den Link mit „Link kopieren" oder machst ihn mit „Widerrufen" ungültig; der Status zeigt Aktiv, Verwendet, Abgelaufen oder Widerrufen. Auch wer über einen Einladungslink kommt, wird erst nach deiner Freigabe im Reiter Betreuer aktiv.

API-Schlüssel

Der Reiter API-Schlüssel ist für den Zugriff externer Anwendungen auf die Teilnehmerdaten deiner Organisation gedacht. Im Formular wählst du den Namen — angeboten wird WordPress Plugin — und erstellst mit „Schlüssel erstellen" einen Schlüssel. Der Schlüssel wird nur ein einziges Mal angezeigt; kopiere ihn sofort und bewahre ihn sicher auf. Mit „Deaktivieren" sperrst du einen Schlüssel, die Liste zeigt Erstellung, letzte Nutzung und Status.

Tipp: Teile einen Schlüssel nie öffentlich. Wer ihn hat, kann auf die Teilnehmerdaten deiner Organisation zugreifen. Die Anmeldung von Familien läuft über das CRM und braucht keinen Schlüssel.

Mail-Einrichtung und Teilnehmerfelder sind im CRM

Die Einrichtung des eigenen Mailservers und die Teilnehmerfelder findest du nicht mehr auf der Organisationsseite, sondern im CRM (Menüpunkt „CRM" in der Kopfleiste) unter den Reitern „Mail-Einrichtung" und „Teilnehmerfelder". Auch das Anmeldeformular und die Zahlungen sind dort zu Hause. Einen Überblick gibt die Seite Das CRM im Überblick, die Mail-Einrichtung beschreibt Eigenen Mailserver einrichten.

AVV

Der Reiter AVV zeigt den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen deiner Organisation und dem Jugendcampplaner. Oben stehen deine Angaben als Verantwortlicher (Name, Straße und Hausnummer, PLZ und Ort, Kontakt-E-Mail), darunter der Status: Unterzeichnet mit Datum, Unterzeichner, Vorlagen-Version und Prüfsumme, oder Veraltete Version, oder der Hinweis, dass noch kein Vertrag abgeschlossen wurde. Der vollständige Vertragstext steht auf der Seite, und den unterzeichneten Vertrag lädst du als PDF herunter.

Fehlen Postleitzahl, Ort oder Kontakt-E-Mail, kannst du nicht unterzeichnen; ein Link „Organisationsdaten bearbeiten" führt zum Formular.

Wer den AVV abschließt

Wer darf das: Nur der Besitzer der Organisation

Der Besitzer schließt den Vertrag mit „AVV jetzt abschließen" ab und bestätigt im Fenster AVV verbindlich abschließen? mit „Jetzt abschließen". Damit ist ein rechtsverbindlicher Vertrag in Textform geschlossen; Identität, IP-Adresse, Zeitstempel und eine Prüfsumme werden unveränderlich protokolliert. Administratoren sehen den Status und das PDF, bekommen aber den Hinweis, dass nur der Besitzer abschließen kann.

Wird eine neue Fassung der Vorlage gültig — oder wechselst du den Trägertyp —, steht dein Vertrag als Veraltete Version da, und der Besitzer schließt ihn mit „Neu abschließen" neu ab.

Ohne aktuellen unterzeichneten AVV lässt sich keine neue Freizeit anlegen. Das gilt, solange noch kein Vertrag abgeschlossen ist und solange der unterzeichnete nicht auf der gültigen Vorlage beruht. Ein Hinweis mit dem Knopf „Zum AVV" erscheint im Reiter Freizeiten. Bestehende Freizeiten laufen unverändert weiter.

Wer die Unterschrift für Führungszeugnis-Bescheinigungen hinterlegt

Wer darf das: Nur der Besitzer der Organisation

Im Reiter Führungszeugnis hinterlegt der Besitzer einmalig Name der/des Verantwortlichen, Funktion, optional einen Stempel und die Unterschrift, die er in einem Zeichenfeld mit Maus oder Finger malt. Diese Angaben werden automatisch in jede Führungszeugnis-Bescheinigung für eure Betreuer eingefügt. Zwei weitere Felder speichert der Besitzer getrennt: die Altersspanne der betreuten Kinder/Jugendlichen (zum Beispiel „8-16 Jahren") und den Wiedervorlagezeitraum (Jahre), zwischen 1 und 5 Jahren — danach gilt das erweiterte Führungszeugnis eines Betreuers als abgelaufen. Administratoren sehen den hinterlegten Stand, können ihn aber nicht ändern.

Zelt-Auswertung

Der Reiter Zelt-Auswertung zählt für die gerade ausgewählte Freizeit die Teilnehmer Mit eigenem Zelt und Ohne eigenes Zelt, gliedert sie Nach Zeltgröße und schätzt die Kapazität. Ist die größte Auswahl „Mehr als 4" im Spiel, steht dort eine Untergrenze. „Als CSV exportieren" lädt die Zahlen herunter. Ohne ausgewählte Freizeit zeigt der Reiter nur den Hinweis, eine Freizeit auszuwählen.

SEPA-Auszahlungen

Im Reiter SEPA-Auszahlungen fasst du freigegebene Betreuer- und Fahrdienstabrechnungen der ausgewählten Freizeit zu einer SEPA-Datei zusammen. Voraussetzung ist das Auszahlungskonto der Organisation (Name und IBAN). Oben steht, wie viele Zahlungen über welche Summe auszuzahlen sind; „SEPA-Datei erzeugen" erzeugt die Datei, „XML herunterladen" lädt sie herunter. Wer keine IBAN oder keinen positiven Auszahlungsbetrag hat, wird ausgelassen und mit Grund genannt. Hast du die Datei bei der Bank eingereicht, vermerkst du das mit „Bei der Bank eingereicht" — die Abrechnungen sind damit abgeschlossen. Mit „Lauf verwerfen" machst du einen noch nicht eingereichten Lauf rückgängig; die Abrechnungen sind dann wieder auszahlbar.

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