Anwesenheit
Anwesenheitskontrolle
Mit der Kachel „Anwesenheitskontrolle“ im Bereich Camp-Betrieb prüfst du, wer gerade auf dem Gelände ist. Die Kachel hängt an keinem Paket. Du hakst Teilnehmer ab, meldest nebenbei Rückkehrer aus dem Ausgang zurück und hältst das Ergebnis mit Zeitpunkt und deinem Namen fest. Ein Sonderfall ist die Busliste für An- und Abreisetage.
Die Übersicht
Die Seite „Anwesenheitskontrollen“ zeigt drei Zähler: Gesamt, Heute und Diese Woche (die letzten 7 Tage). Darunter stehen die bisherigen Kontrollen, die neueste zuerst. Jede nennt Zeitpunkt, Kategorie, den Betreuer und die Zahl der anwesenden und nicht anwesenden Teilnehmer; ein Tipp klappt die Namen auf. Oben stehen die Knöpfe „Neue Kontrolle“ und „Busliste“.
Wer Kontrollen anlegen darf
Wer darf das: Alle Betreuer mit Zugriff auf eine Freizeit
Die Übersicht sehen alle Betreuer. Löschen können Kontrollen die Administratoren: Nur ihnen zeigt die Oberfläche an jeder Kontrolle den Knopf „Löschen“. Bearbeiten lässt sich eine gespeicherte Kontrolle in der Oberfläche nicht.
Eine Kontrolle durchführen
- Tippe auf „Neue Kontrolle“. Die Kategorie heißt „Allgemeine Anwesenheitskontrolle“ und umfasst alle Teilnehmer der Freizeit, die heute da sind und gerade nicht im Ausgang. Als da gilt, wer in der Freizeit angekommen ist: Am Anreisetag zählt ein Teilnehmer erst, wenn seine Anreise erfasst ist, am Abreisetag nicht mehr, sobald seine Abreise erfasst ist (siehe An- und Abreise).
- In der Liste „Wer ist da?“ hakst du jeden an, der anwesend ist. „Alle abhaken“ und „Alle abwählen“ setzen alle Häkchen auf einmal; steht schon eine Auswahl, warnt die Anwendung, dass sie überschrieben wird. Ein Zähler zeigt „x von y abgehakt“ und, wie viele als nicht anwesend protokolliert werden.
- In der Liste „Ist jemand aus dem Ausgang zurück?“ stehen Teilnehmer mit laufendem Ausgang. Ein Häkchen meldet sie zurück. Das wirkt erst beim Speichern, nicht beim Antippen: Der Ausgang wird mit der aktuellen Zeit als zurück abgeschlossen (siehe Ausgänge und Ausleihe).
- Die Liste „Rückkehr überfällig?“ funktioniert genauso für Teilnehmer, deren Rückkehrzeit überschritten ist.
- Tippe auf „Anwesenheit speichern“. Sind Teilnehmer in der ersten Liste nicht abgehakt, fragt die Anwendung vorher nach und nennt ihre Namen: Sie werden als nicht anwesend protokolliert.
Das gespeicherte Ergebnis
Die gespeicherte Kontrolle trägt Zeitpunkt, Kategorie und den Namen des Betreuers. Sie ist in vier Abschnitte gegliedert: Anwesende Teilnehmer, Nicht anwesende Teilnehmer, Aus dem Ausgang noch nicht zurück und Rückkehr überfällig — noch nicht zurück. Die Feststellung „nicht anwesend“ erscheint im Datensatz des Teilnehmers und in der Auskunft nach DSGVO. Wer fälschlich als anwesend gilt, wird nicht gesucht — hake deshalb nur ab, wen du gesehen hast.
Kontrolle für einen Kurs
Auf der Seite „Kurse“ gibt es bei einem gewählten Kurs den Knopf „Neue Anwesenheitskontrolle“. Die Kontrolle zeigt dann nur die Teilnehmer dieses Kurses, die Kategorie trägt den Kursnamen. Mit dem Speichern beginnt zugleich die Zeiterfassung des Kurses, und es entsteht die zugehörige Aktivität; beides beschreibt die Seite Aktivitäten & Kurse.
Busliste
Der Knopf „Busliste“ öffnet eine Kontrolle für Bustransfers. Zuerst wählst du die Richtung: Anreise oder Abreise. Sie legt fest, ob für die abgehakten Teilnehmer automatisch An- oder Abreisevorgänge angelegt werden. In der Liste stehen die Teilnehmer, die mit dem Bus fahren, oben; am Anreisetag steht auch auf der Liste, wer heute anreist, auch wenn die Anreise noch nicht erfasst ist.
Nach dem Speichern meldet die Anwendung, wie viele Vorgänge sie angelegt hat („3 An-/Abreisevorgänge wurden automatisch erzeugt“). Für Teilnehmer, die in dieser Richtung schon einen Vorgang haben, entsteht kein zweiter. Mehr dazu steht unter An- und Abreise.