Führungszeugnis-Prüfung
Führungszeugnis-Prüfung
Die Führungszeugnis-Prüfung ist der Ort, an dem in deiner Organisation festgehalten wird, dass das erweiterte Führungszeugnis eines Betreuers von zwei Personen geprüft wurde. Gespeichert wird nur die Prüfung, nie das Führungszeugnis selbst.
Wo du die Prüfung findest
Auf dem Dashboard liegt im Bereich Sicherheit die Kachel „Führungszeugnis-Prüfung". Sie erscheint nur, wenn du die Führungszeugnis-Prüfung auch nutzen darfst, und sie hängt nicht an einer ausgewählten Freizeit: Die Prüfung gilt für die ganze Organisation.
Wer die Führungszeugnis-Prüfung nutzen darf
Wer darf das: Administratoren und Inhaber der Organisation sowie Betreuer mit der Rolle Kinderschutzbeauftragte:r oder Freizeitleitung
Maßgeblich ist die Funktion der Rolle, nicht ihr Anzeigename — hat deine Organisation die Rolle umbenannt, bleibt der Zugang bestehen. Dieselbe Regel gilt für alles, was du in der Prüfung tun kannst: erste Prüfung erfassen, freigeben, ablehnen. Zusätzlich gilt: Für das eigene Führungszeugnis kannst du nichts davon tun, und du siehst dich selbst auch nicht in der Übersicht. Wie du Rollen vergibst, steht auf der Seite Prävention & Rollen.
Die Übersicht: Offene Prüfungen
Die Seite zeigt unter „Offene Prüfungen" alle aktiven, freigegebenen und nicht gesperrten Betreuer deiner Organisation, bei denen das Führungszeugnis bald abläuft, abgelaufen ist oder gar kein Nachweis vorliegt. Neben dem Namen steht der Stand als Marke: „Läuft in 90 T. ab", „Läuft in 30 T. ab", „Abgelaufen" oder „Kein Nachweis". Darunter siehst du den Verfahrensstand: „Noch keine Prüfung erfasst" oder wer wann die Erstprüfung erfasst hat und dass die Zweitprüfung noch offen ist.
Ist niemand betroffen, steht dort, dass aktuell bei niemandem in deiner Organisation das Führungszeugnis abläuft oder ein Prüfdatum fehlt.
Erste Prüfung erfassen
- Lass dir das erweiterte Führungszeugnis des Betreuers zeigen und tippe in der Übersicht auf „Prüfen".
- Trage unter „Führungszeugnis ausgestellt am" das Ausstellungsdatum ein. Das Feld „Notiz" ist für einen internen Prüfvermerk gedacht — schreibe dort nichts aus dem Führungszeugnis ab.
- Tippe auf „Erste Prüfung erfassen".
Liegt das Ausstellungsdatum mehr als drei Monate zurück, erscheint zuerst der Hinweis „Ausstellungsdatum älter als 3 Monate". Das ist eine übliche Praxis bei Jugendämtern und Trägern, keine gesetzliche Vorgabe — deshalb ist es nur eine Warnung: Prüfe das Datum und setze das Häkchen bei „Ich habe das Ausstellungsdatum geprüft und möchte trotz des Alters fortfahren.", dann wird die Prüfung trotzdem erfasst.
Zweite Prüfung: freigeben oder ablehnen
Jetzt braucht es eine zweite Person. In der Übersicht steht beim Betreuer nun „Zweitprüfung". Auf dieser Seite siehst du, wer die erste Prüfung wann erfasst hat, das Ausstellungsdatum und die Notiz. Du hast zwei Möglichkeiten:
- „Freigeben" — die Prüfung ist abgeschlossen, das Führungszeugnis gilt als geprüft.
- „Ablehnen" — die Prüfung ist abgeschlossen, ohne dass das Führungszeugnis anerkannt wird. Ablehnen kann jede Person, die die Führungszeugnis-Prüfung nutzen darf (außer für das eigene Führungszeugnis).
Kannst du nicht freigeben, fehlt der Knopf „Freigeben". Stattdessen steht dort „Freigabe durch dich nicht möglich" mit dem Grund in einem Satz, zum Beispiel dass du die Erstprüfung selbst erfasst hast oder dass noch jemand mit einer bestimmten Rolle gebraucht wird.
Wer freigeben darf
Wer darf das: Eine zweite Person, die weder die Erstprüfung erfasst hat noch die geprüfte Person ist — und die zusammen mit der ersten Person beide Funktionen Kinderschutzbeauftragte:r und Freizeitleitung abdeckt
Erste und zweite Prüfung müssen von zwei verschiedenen Personen kommen. Hat zum Beispiel die Kinderschutzbeauftragte die Erstprüfung erfasst, braucht die Zweitprüfung jemanden mit der Rolle Freizeitleitung — und umgekehrt. Administratoren und Inhaber der Organisation decken beide Funktionen ab; zwei Administratoren ohne besondere Rolle können die Prüfung also unter sich abwickeln. Die Übersicht der abgeschlossenen Prüfungen zeigt später, worüber freigegeben wurde.
Was die Freigabe bewirkt
Mit der Freigabe gilt das Führungszeugnis beim Betreuer als vorgezeigt, mit dem Datum der ersten Prüfung. Der Stand des Führungszeugnisses beim Betreuer (zum Beispiel „Gültig" oder „Läuft in 90 T. ab") rechnet damit ab dem Tag der ersten Prüfung über den Wiedervorlagezeitraum deiner Organisation; läuft er ab, erscheint der Betreuer wieder unter „Offene Prüfungen". Eine Ablehnung ändert daran nichts. Jede neue Prüfung wird getrennt festgehalten — frühere Prüfungen bleiben unverändert stehen. Die Schritte werden außerdem im Audit-Protokoll festgehalten.
Abgeschlossene Prüfungen
Unter „Abgeschlossene Prüfungen" stehen die freigegebenen und abgelehnten Prüfungen: Name, Ergebnis („Freigegeben" oder „Abgelehnt"), wer wann die erste und die zweite Prüfung erfasst hat, das Ausstellungsdatum und bei Freigaben, ob über die beiden Rollen oder über das Admin-/Ownerrecht der Organisation freigegeben wurde. Gezeigt werden die letzten 50 Prüfungen; sind es mehr, steht ein Hinweis mit der Gesamtzahl darunter.
Wer den Wiedervorlagezeitraum festlegt
Wer darf das: Nur der Inhaber der Organisation
Wie lange ein geprüftes Führungszeugnis gilt, stellt der Inhaber auf der Organisationsseite im Reiter „Führungszeugnis" ein: Feld „Wiedervorlagezeitraum (Jahre)", möglich sind 1 bis 5 Jahre. Ist nichts eingestellt, gelten 5 Jahre.
Was gespeichert wird und was nicht
Ein Führungszeugnis wird nach § 72a SGB VIII nur als Eignung gespeichert, nie als Dokument — es gibt hier nichts hochzuladen, und die Übersicht zeigt nur den Verfahrensstand und das Ausstellungsdatum, niemals Inhalt oder Notiz des Führungszeugnisses. Die Notiz erscheint nur auf der Seite der Zweitprüfung.