Krisenmanagement
Krisenmanagement
Mit dem Krisenmanagement bearbeitest du eine Krisensituation auf deiner Freizeit nicht aus dem Kopf, sondern Schritt für Schritt entlang eines Handlungsleitfadens: vom kleinen Zwischenfall bis zur ernsten Notlage. Wichtige Handlungen am Vorgang stehen im Verlauf.
Wo du die Krisenvorgänge findest
Auf dem Dashboard liegt im Bereich Sicherheit die Kachel „Krisenvorgänge“. Sie hängt an keinem Paket und keinem Modulschalter und erscheint, sobald eine Freizeit ausgewählt ist.
Die Übersicht zeigt zuerst den Reiter „Offene Vorgänge“. Über „Alle Vorgänge“ siehst du auch die abgeschlossenen. Mit „Nach Status filtern“ und „Nach Risiko filtern“ grenzt du die Liste weiter ein.
Du siehst nur Vorgänge, auf die dir ausdrücklich Lesezugriff erteilt wurde — oder die du selbst gemeldet hast. Dass ein Vorgang überhaupt existiert, bleibt für alle anderen verborgen, auch für Administratoren und für Betreuer derselben Freizeit. Wie du jemandem Zugriff gibst, steht weiter unten.
Einen Vorfall melden
Jeder Betreuer, der in der Freizeit arbeiten darf, kann einen Vorfall melden.
- Tippe in der Übersicht auf „Vorfall melden“.
- Wähle unter „Leitfaden auswählen“ den passenden Handlungsleitfaden. Sie sind nach Art der Krise gruppiert; der Leitfaden bestimmt die Schritte des Vorgangs.
- Trage unter „Vorfalldetails“ die „Beteiligte Personen“ ein und wähle die Risikostufe. Voreingestellt ist „Unbekannt“.
- Speichere den Vorgang.
Beim Speichern bekommst du automatisch Lese- und Schreibzugriff auf den neuen Vorgang. Den Vorfall selbst beschreibst du hier nicht in einem Freitextfeld, sondern danach im Abschnitt „Dokumentation“ (siehe unten).
Auch eine anonyme Beschwerde kann zu einem Krisenvorgang eskaliert werden. Das geschieht im Beschwerde-Eingang; die Beschwerde selbst bleibt dabei anonym.
Die Risikostufen
Es gibt genau vier Stufen. Sie erscheinen als farbige Marke im Kopf des Vorgangs und auf seiner Karte in der Übersicht:
- Unbekannt — die Voreinstellung beim Anlegen, graue Marke
- Gering (Grün) — grüne Marke
- Mittel (Gelb) — gelbe Marke
- Hoch (Rot) — rote Marke
Die Stufe ist deine Einschätzung der Lage, sie löst von sich aus nichts aus: Weder Benachrichtigungen noch Zugriffe hängen an ihr.
Die Risikostufe ändern
Wer darf das: Betreuer mit Schreibzugriff auf den Vorgang, solange er offen ist
Die Einschätzung kann sich ändern. In der Seitenleiste unter „Aktionen“ steht jede Stufe als Knopf (mit dem ersten Wort der Bezeichnung: Unbekannt, Gering, Mittel, Hoch). Ein Tipp setzt die Stufe neu; die Änderung steht im Verlauf des Vorgangs.
Schritte abarbeiten
Auf der Vorgangsseite zeigt der Block „Fortschritt“, wie viele Schritte erledigt sind. Als erledigt zählt, was abgeschlossen oder übersprungen wurde. Darunter steht der „Aktuelle Schritt“ mit seiner Anweisung und, falls der Leitfaden eine Rolle vorgibt, dieser Rolle. Es ist immer nur der aktuelle Schritt bearbeitbar; alle übrigen stehen zur Ansicht unter „Alle Schritte“.
- „Als erfüllt markieren & weiter“ schließt den Schritt ab und macht den nächsten zum aktuellen.
- „Schritt überspringen“ überspringt ihn nach einer Rückfrage („Schritt wirklich überspringen?“), wenn er nicht zutrifft.
- Zum aktuellen Schritt kannst du eine Notiz erfassen („Notiz zu diesem Schritt“) und ihre Art wählen: Beobachtung, Maßnahme, Beratung oder Entscheidung.
Sind alle Schritte erledigt, nennt die Seite die Aufschlüsselung, wie viele abgeschlossen und wie viele übersprungen wurden.
Der Status eines neuen Vorgangs ist „Gemeldet“. Sobald der erste Schritt abgeschlossen ist, wechselt er von selbst auf „In Bearbeitung“. Markiert der Leitfaden einen Schritt als Eskalationsauslöser, eskaliert der Vorgang automatisch, wenn du diesen Schritt abschließt (siehe nächster Abschnitt).
Schritte und Notizen: wer sie bearbeitet
Wer darf das: Betreuer mit Schreibzugriff auf den Vorgang, solange er offen ist
Wer nur Lesezugriff hat, sieht Schritte und Notizen, kann sie aber nicht ändern. Neben den Schrittnotizen gibt es den Block „Notiz hinzufügen“ für Notizen zum ganzen Vorgang. Setzt du dort den Haken bei „Nur intern“, bleibt die Notiz in der Leseansicht einer externen Person verborgen. Ein abgeschlossener Vorgang nimmt keine Schritte und Notizen mehr an.
Die Vorfalldokumentation
Wer darf das: Betreuer mit Schreibzugriff auf den Vorgang
Den Vorfall dokumentierst du im Abschnitt „Dokumentation“ der Vorgangsseite, in einem strukturierten Bogen nach der Vorlage der Badischen Sportjugend. Tippe auf „Dokumentationsbogen anlegen“. Eine gespeicherte Fassung wird nie überschrieben: Eine Korrektur legt über „Neue Version anlegen“ eine neue Version an, und du begründest kurz, was du ändern willst. Frühere Fassungen bleiben lesbar. Wer Lesezugriff hat, kann den Bogen ansehen.
Einen Vorgang eskalieren
Wer darf das: Betreuer mit Schreibzugriff auf den Vorgang, solange er offen ist
Eskalieren heißt: Die Kinderschutzbeauftragten der Freizeit werden alarmiert. Tippe in der Seitenleiste auf „Eskalieren“. Ein Dialog („Krisenvorgang eskalieren?“) nennt vorab, wie viele Kinderschutzbeauftragte die Freizeit hat. Erst „Eskalation bestätigen“ löst die Eskalation aus.
- Der Status wechselt auf „Eskaliert“; die Eskalation steht im Verlauf.
- Jeder Kinderschutzbeauftragte der Freizeit bekommt eine Benachrichtigung. Sie enthält nur einen Hinweis und einen Link — keine Angaben zum Vorfall.
- Jeder von ihnen bekommt Lesezugriff auf den Vorgang, sofern er nicht schon Zugriff hat. Bestehende Schreibrechte bleiben unberührt.
- Die Eskalation kann nicht rückgängig gemacht werden.
Nach dem Klick meldet dir die Seite, wie viele Kinderschutzbeauftragte tatsächlich erreicht wurden. Wurde niemand erreicht — etwa weil die Freizeit keinen Kinderschutzbeauftragten hat —, bekommst du eine Warnung statt einer Erfolgsmeldung. Informiere dann die zuständige Person sofort selbst. Wer die Rolle Kinderschutzbeauftragter in deiner Organisation trägt, legen die Rollen fest.
Einen Vorgang abschließen
Wer darf das: Administratoren mit Schreibzugriff auf den Vorgang, solange er offen ist
Ist der Fall erledigt, schließt ein Administrator ihn in der Seitenleiste mit „Abschließen“ ab (Rückfrage: „Krisenvorgang wirklich abschließen?“). Der Status wechselt auf „Abgeschlossen“, das Abschlussdatum wird festgehalten. Danach ist der Vorgang nur noch zum Lesen da: Risikostufe, Schritte, Notizen und Eskalation lassen sich nicht mehr ändern. Zugriffe verwalten und betroffene Teilnehmer festlegen bleibt auch danach möglich.
Zugriff auf einen Vorgang verwalten
Wer darf das: Betreuer mit Schreibzugriff auf den Vorgang
Zugriff auf einen Krisenvorgang bekommt nur, wem er einzeln erteilt wurde. Eine Rolle oder die Mitgliedschaft in der Freizeit genügt nicht, und auch Administratoren haben keinen automatischen Zugriff. Tippe in der Seitenleiste auf „Zugriff verwalten“. Auf der Seite „Zugriffsrechte verwalten“ wählst du unter „Benutzer auswählen“ einen freigegebenen Betreuer deiner Organisation, setzt „Lesezugriff“ und/oder „Schreibzugriff“ und tippst auf „Zugriff gewähren“. Der Betreuer wird benachrichtigt. Das Gewähren eskaliert den Vorgang nicht.
Einen erteilten Zugriff entziehst du in der Liste „Aktuelle Zugriffsrechte“ nach einer Rückfrage; deinen eigenen kannst du dir nicht entziehen. Gewähren und Entziehen stehen im Verlauf des Vorgangs.
Externen Zugriff gewähren
Wer darf das: Inhaber der Organisation oder Betreuer mit der Rolle Kinderschutzbeauftragter, jeweils mit Lese- und Schreibzugriff auf den Vorgang
Eine externe Person, etwa eine Fachberatungsstelle, bekommt befristet Lesezugriff auf genau diesen Vorgang. In der Karte „Externen Zugriff gewähren“ trägst du ihre E-Mail-Adresse ein und tippst auf „Zugriff gewähren“.
- Die Person bekommt eine Einladung per E-Mail mit einem Link. Er ist 14 Tage gültig.
- Beim Öffnen des Links fordert sie einen 6-stelligen Einmal-Code an, der an dieselbe Adresse geht. Der Code gilt 10 Minuten und ist nur einmal verwendbar. Nach 5 Fehlversuchen nimmt das System ihn nicht mehr an; die Person fordert dann einen neuen an.
- Die Person sieht den Vorgang in einer reinen Leseansicht. Sie kann nichts ändern, und Notizen mit „Nur intern“ sowie Zugriffe und Interna der Organisation bleiben verborgen.
- Die Zugriffe der Person werden protokolliert.
Unter „Vergebene externe Zugriffe“ siehst du jeden Zugang mit Ablaufdatum und Status (aktiv, widerrufen, abgelaufen). Mit „Widerrufen“ sperrst du ihn sofort; die Person kann den Vorgang danach nicht mehr öffnen.
Betroffene Teilnehmer festlegen
Wer darf das: Betreuer mit Schreibzugriff auf den Vorgang, auch an einem abgeschlossenen Vorgang
Die Karte „Betroffene Teilnehmer“ auf der Vorgangsseite ist keine Beteiligtenliste, sondern steuert die Aufbewahrung: Die Daten der Teilnehmer, die du auswählst, werden bis 30 Jahre nach dem Abschluss des Vorgangs nicht anonymisiert. Wählst du niemanden aus, gilt die Sperre für alle Teilnehmer der Freizeit. Nimmst du jemanden aus der Auswahl, gilt für ihn wieder die normale Aufbewahrungsfrist des Vereins. Speichere mit „Auswahl speichern“. Jede echte Änderung der Auswahl wird im Protokoll des Vorgangs festgehalten.
Verlauf und Ansprechpartner
Der „Verlauf“ auf der Vorgangsseite zeigt in zeitlicher Reihenfolge erledigte Schritte, Notizen, Risikoänderungen, die Eskalation und Zugriffsänderungen. Die Karte „Ansprechpartner nach Rolle“ listet die Betreuer der Freizeit, die eine Rolle tragen, mit Telefonnummer, sofern hinterlegt — damit du im Ernstfall nicht suchen musst.
Bei einem Verdacht auf Kindeswohlgefährdung beachte zusätzlich den Schutzauftrag nach § 8a SGB VIII.