An- und Abreise

An- und Abreise der Teilnehmer erfassen

Mit dem An- und Abreisevorgang hältst du fest, wann ein Teilnehmer tatsächlich im Camp angekommen oder abgereist ist. Das ist mehr als eine Liste zum Nachschlagen: Das System liest diese Vorgänge, wenn es entscheidet, ob ein Teilnehmer an seinem Anreise- oder Abreisetag gerade im Camp ist.

Wo du das Modul findest

Du erreichst das Modul über die Kachel „An- / Abreisevorgang" im Bereich Camp-Betrieb auf dem Dashboard. Die Kachel erscheint, sobald eine Freizeit ausgewählt ist; sie hängt an keinem Paket und an keinem Modulschalter. Wie das Dashboard aufgebaut ist, steht auf der Seite Dashboard.

Was die Übersicht zeigt

Die Seite „An-/Abreise-Vorgänge" listet die Vorgänge der gewählten Freizeit, die neuesten zuerst, seitenweise. Jede Karte zeigt den Teilnehmer, den Zeitpunkt, ob es eine Anreise oder eine Abreise war, den erfassenden Betreuer und die Beschreibung.

• Kennzahlen: Sobald es Vorgänge gibt, stehen oben die Kacheln Gesamt, Anreisen, Abreisen und Heute. Sie zählen den Bestand, den du gerade gefiltert hast.
• Suche: Das Suchfeld findet nach dem Namen des Teilnehmers, dem Namen des Betreuers oder einem Wort aus der Beschreibung.
• Typ: Die Auswahl „Alle Vorgänge" lässt sich auf Anreise oder Abreise eingrenzen.
• Datum: „Alle Daten", „Heute", „Gestern" oder „Diese Woche" — Letzteres ist die ganze Kalenderwoche von Montag bis Sonntag, nicht nur die Tage bis heute.

Ist die Liste leer, unterscheidet die Seite zwei Fälle: Gibt es noch gar keinen Vorgang, bietet sie „Ersten Vorgang erstellen" an. Gibt es Vorgänge und nur der Filter trifft keinen, sagt sie das und bietet an, den Filter zurückzusetzen.

Einen Vorgang erfassen

1. Tippe auf „Neuer An-/Abreise-Vorgang".
2. Wähle den Teilnehmer. In der Liste stehen nur Teilnehmer, deren Anreise- oder Abreisedatum heute ist und für die es heute noch keinen Vorgang gibt. Das Datum stammt aus den Angaben, die beim Teilnehmer eingetragen sind.
3. Wähle bei „Was?" zwischen Anreise und Abreise.
4. Das Feld „Datum & Uhrzeit" ist mit dem aktuellen Zeitpunkt vorbelegt. Änderst du es, kannst du einen Vorgang auch nachträglich erfassen.
5. Trage bei Bedarf eine Beschreibung ein, zum Beispiel eine Besonderheit bei der Abholung.
6. Tippe auf „Vorgang erstellen". Du kommst zurück zur Übersicht und siehst die Meldung „An-/Abreise-Vorgang wurde erstellt."

Wählst du einen Teilnehmer, der heute weder an- noch abreist, lehnt das System ab: „Dieser Teilnehmer reist heute weder an noch ab." Hat er heute schon einen Vorgang, lautet die Meldung: „Für diesen Teilnehmer besteht bereits ein An-/Abreise-Vorgang von heute."

Hat der Teilnehmer noch Leihgegenstände nicht zurückgegeben, speichert das System den Vorgang trotzdem und zeigt dazu eine Warnung. Wie Leihgegenstände verwaltet werden, steht auf der Seite Ausgänge & Ausleihe.

Mehrere Teilnehmer auf einmal

Kommt ein Bus an oder fährt einer ab, nutze den Knopf „Massen-Vorgang" neben „Neuer An-/Abreise-Vorgang". Auf der Seite „Massen An-/Abreisevorgang erstellen" kreuzt du die Teilnehmer an, wählst bei „Art des Vorgangs" Anreise oder Abreise, prüfst den „Zeitpunkt", ergänzt optional eine Beschreibung und tippst auf „Massen-Vorgänge erstellen". Die Liste enthält dieselben Teilnehmer wie beim einzelnen Vorgang.

• Ohne ein einziges Häkchen legt das System nichts an und meldet: „Es muss mindestens 1 Teilnehmer ausgewählt werden".
• Ist unter den Häkchen jemand, der heute nicht erfasst werden kann, wird die ganze Sammelbuchung abgelehnt. Die Meldung nennt dann nur die Anzahl, keine Namen.
• Hat ein anderer Betreuer einen der Teilnehmer in der Zwischenzeit schon erfasst, wird dieser Teilnehmer übersprungen. Die Erfolgsmeldung nennt ihn mit Namen.
• Auch hier erscheint eine Warnung für Teilnehmer mit nicht zurückgegebenen Leihgegenständen.

Automatisch aus der Busliste

Bei einer Anwesenheitskontrolle der Kategorie „Busliste" wählst du die Richtung Anreise oder Abreise. Beim Speichern legt das System für jeden als anwesend abgehakten Teilnehmer selbst einen Vorgang an. Die Beschreibung lautet dann „Automatisch aus Buslistenkontrolle vom" mit dem Datum. Hat ein Teilnehmer in dieser Freizeit für diese Richtung schon einen Vorgang, egal von welchem Tag, wird er übersprungen. Anders als beim Erfassen von Hand spielt es hier keine Rolle, ob der Teilnehmer heute an- oder abreist: Der Bus fährt los, bevor es einen Vorgang gibt. Die Anwesenheitskontrolle selbst beschreibt die Seite Anwesenheit verwalten.

Ansehen, ändern und löschen

Jede Karte in der Übersicht hat die Knöpfe „Anzeigen", „Bearbeiten" und „Löschen". Beim Bearbeiten stehen alle Teilnehmer der Freizeit zur Wahl, nicht nur die vom heutigen Tag — ein Vorgang von gestern lässt sich also weiter ändern. Vor dem Löschen fragt das System nach und nennt den Teilnehmer.

Wer Vorgänge erfassen darf

Wer darf das: Administratoren sowie Betreuer, die der Freizeit zugeordnet sind, solange die Freizeit nicht beendet ist

Ist die Freizeit beendet, können Betreuer ohne Administratorrechte nichts mehr erfassen.

Wer Vorgänge ändern und löschen darf

Wer darf das: Jeder Betreuer, der der Freizeit zugeordnet ist, solange die Freizeit nicht beendet ist — auch bei Vorgängen, die ein anderer Betreuer erfasst hat

Das System merkt sich zwar, wer einen Vorgang erfasst hat, knüpft das Ändern und Löschen aber nicht daran. Ist die Freizeit beendet, ist beides gesperrt.