Checklisten

Checklisten abarbeiten und pflegen

Checklisten sind abhakbare Arbeitslisten für eine Freizeit, zum Beispiel für den Aufbau oder den Abbau. Mehrere Betreuer können an derselben Liste arbeiten, und jeder sieht sofort, was schon erledigt ist und von wem.

Wo du das Modul findest

Du erreichst das Modul über die Kachel „Checklisten" im Bereich Camp-Betrieb auf dem Dashboard. Die Kachel erscheint, sobald eine Freizeit ausgewählt ist; sie hängt an keinem Paket und an keinem Modulschalter. Wie das Dashboard aufgebaut ist, steht auf der Seite Dashboard.

Oben auf der Seite stehen Reiter: „Checklisten" für die Arbeit in der Freizeit, „Kategorien" und „Vorlagen" für die Pflege. Wer den Reiter „Kategorien" sieht, steht weiter unten bei den Rollen.

Kategorie, Vorlage, Checkliste

Drei Begriffe gehören zusammen. Eine Kategorie ordnet die Vorlagen; die Kategorien legt deine Organisation selbst fest. Eine Vorlage ist die Mustervorlage mit allen Punkten, die abzuarbeiten sind. Eine Checkliste entsteht, wenn jemand eine Vorlage für die Freizeit übernimmt: Sie gehört der ganzen Freizeit, und je Vorlage gibt es in einer Freizeit genau eine Checkliste.

Die Übersicht

Der Reiter „Checklisten" zeigt die Kategorien als Abschnitte in der festgelegten Reihenfolge. In jedem Abschnitt stehen Karten für die Vorlagen, die für dich gerade sichtbar sind. Eine Karte zeigt den Namen, die Beschreibung und, solange niemand begonnen hat, die Zahl der Punkte. Danach zeigt sie den Fortschritt als Balken mit „x von y Punkten" und das Bild des Betreuers, der die Checkliste übernommen hat. Eine vollständig abgehakte Checkliste trägt die Marke „Erledigt".

Ist ein Abschnitt oder die ganze Seite leer, steht dort einer von vier Hinweisen:

• „Noch keine Kategorien angelegt" — es gibt in der Organisation noch keine Kategorie.
• „Noch keine Vorlagen in dieser Kategorie" — die Kategorie wurde noch nie mit einer Vorlage gefüllt.
• „Aktuell keine Checkliste verfügbar" — Vorlagen sind vorhanden, aber gerade ist keine freigegeben. Sie erscheinen automatisch, sobald ihr Zeitfenster beginnt.
• „Alle Checklisten erledigt" — jede sichtbare Vorlage ist vollständig abgearbeitet.

Welche Vorlagen du siehst

Eine Vorlage erscheint in der Übersicht nur, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

• Die Vorlage ist aktiv.
• Hat die Vorlage eine Rolle, besitzt du genau diese Rolle. Ohne Rolle gilt sie für alle.
• Hat die Vorlage ein Zeitfenster, liegt der heutige Tag darin. Das Fenster rechnet in Tagen ab dem Anreisetag oder ab dem Abreisetag der gewählten Freizeit; ohne Zeitfenster ist die Vorlage immer sichtbar.

Wer eine Vorlage außerhalb ihres Zeitfensters trotzdem nutzen will, geht über den Reiter „Vorlagen": Dort steht an jeder Vorlage „Checkliste erstellen", mit dem Hinweis „Außerhalb des Zeitfensters – du kannst die Checkliste trotzdem jetzt erstellen." Eine inaktive Vorlage oder eine Vorlage mit einer Rolle, die du nicht hast, lässt sich auch dort nicht nutzen; die Vorlage nennt dann die nötige Rolle.

Eine Checkliste übernehmen und abhaken

1. Tippe auf der Karte auf „Checkliste übernehmen". Das System legt die Checkliste für die Freizeit an, kopiert die Punkte der Vorlage hinein und trägt dich als Übernehmenden ein. Du siehst die Meldung „Checkliste wurde übernommen."
2. In der Checkliste stehen die Punkte in der Reihenfolge ihrer Position, wenn vorhanden mit der Anweisung dazu. Tippe rechts auf den Kreis, um einen Punkt abzuhaken. Darunter steht dann „Erledigt von" mit deinem Namen und dem Zeitpunkt.
3. Tippst du einen erledigten Punkt noch einmal an, nimmt das System die Erledigung ohne Rückfrage zurück.
4. Oben zeigt ein Balken den Fortschritt.

Hat schon jemand die Checkliste übernommen, bietet die Karte „Checkliste übernehmen" nicht mehr an, sondern „Ansehen". Du kannst trotzdem mitarbeiten: Jeder Betreuer der Freizeit darf Punkte abhaken, nicht nur der, der übernommen hat.

Die Punkte werden beim Übernehmen kopiert. Ändert jemand die Vorlage später, bleibt eine bereits übernommene Checkliste, wie sie ist.

Wer Checklisten übernehmen und abhaken darf

Wer darf das: Jeder Betreuer, der der Freizeit zugeordnet ist; hat die Vorlage eine Rolle, nur Betreuer mit dieser Rolle

Das Übernehmen und das Abhaken sind nicht an den Betreuer gebunden, der zuerst übernommen hat.

Eine Checkliste freigeben

Auf der Karte gibt es den Knopf „Freigeben", solange die Checkliste nicht erledigt ist. Er hebt nur die Zuweisung auf; die Checkliste und alle abgehakten Punkte bleiben unverändert. Du siehst die Meldung „Checkliste wurde freigegeben." Danach kann ein anderer Betreuer die Checkliste übernehmen.

Wer eine Checkliste freigeben darf

Wer darf das: Der Betreuer, der die Checkliste übernommen hat, sowie Administratoren

Ein anderer Betreuer der Freizeit sieht den Knopf nicht und kann die Zuweisung nicht aufheben.

Eine Vorlage anlegen

1. Öffne den Reiter „Vorlagen" und tippe auf „Neue Vorlage".
2. Im Abschnitt „Grunddaten" trägst du den Namen ein und wählst die Kategorie. Die Beschreibung ist optional. Bei „Rolle" lässt du „Alle Rollen" stehen oder wählst eine Rolle, die für die Vorlage nötig sein soll. Mit dem Häkchen „Aktiv" schaltest du die Vorlage ein oder aus.
3. Im Abschnitt „Zeitfenster" wählst du beim „Zeitfenster-Anker" zwischen „Kein Zeitfenster", „Anreise" und „Abreise". Bei „Start" und „Ende" gibst du Tage relativ zum Anker an; negative Werte liegen vor dem Anker, ein leeres Feld bedeutet eine offene Grenze.
4. Im Abschnitt „Punkte" legst du die Punkte mit „Punkt hinzufügen" an: Position, Punktname und optional eine Anweisung. Mindestens ein Punkt ist nötig, und jede Position darf nur einmal vorkommen.
5. Tippe auf „Vorlage anlegen".

Gibt es in der Organisation noch keine Kategorie, lässt sich keine Vorlage anlegen. Administratoren landen dann bei den Kategorien, andere Betreuer lesen den Hinweis, dass ein Administrator zuerst eine Kategorie anlegen muss.

Wer Vorlagen sehen und anlegen darf

Wer darf das: Jeder Betreuer der Organisation

Den Reiter „Vorlagen" und alle Vorlagen der Organisation sieht und öffnet jeder Betreuer, auch solche, die ihm in der Übersicht nicht angeboten werden. Neue Vorlagen kann ebenfalls jeder Betreuer anlegen.

Wer Vorlagen ändern und löschen darf

Wer darf das: Administratoren sowie der Betreuer, der die Vorlage angelegt hat

Wer das nicht darf, sieht an der Vorlage nur „Anzeigen". Beim Löschen nennt die Rückfrage den Namen und die Zahl der Punkte. Bereits übernommene Checklisten bleiben als Historie erhalten.

Kategorien pflegen

Im Reiter „Kategorien" legst du mit „Neue Kategorie" eine Kategorie mit Name und Position an. Die Position bestimmt die Reihenfolge der Abschnitte in der Übersicht. Eine Kategorie lässt sich nur löschen, wenn keine Vorlage mehr in ihr liegt; sonst steht dort „Kategorie hat noch … Vorlage — zuerst verschieben oder löschen."

Wer Kategorien pflegen darf

Wer darf das: Administratoren

Der Reiter „Kategorien" ist für alle anderen Betreuer ausgeblendet.