Poolaktionen

Poolaktionen: Gruppen und Runden

Mit den Poolaktionen bekommt jedes Kind seine Gruppen, zum Beispiel Bus, Bezugsgruppe, Zimmer oder Essensort. In einer Runde haken mehrere Betreuer mit ihren Handys gleichzeitig Kinder aus einem gemeinsamen Pool ab, etwa beim Einsteigen in die Busse. Ein abgehaktes Kind verschwindet bei allen anderen aus dem Pool, und die Leitung sieht live, wer noch fehlt.

Die Poolaktionen sind ein buchbares Modul. In den Paketen Pro und Enterprise sind sie enthalten, zu Standard und Plus lassen sie sich im Reiter „Paket“ der Freizeit dazubuchen. Nur wenn das Modul für die gewählte Freizeit gebucht ist, erscheint auf dem Dashboard die Kachel „Poolaktionen“ und in der Teilnehmerakte der Abschnitt „Gruppen“. Zeltnummern, die Anwesenheitskontrolle und ihre Busliste bleiben unverändert.

Das Modul hat drei Reiter: „Gruppen“, „Runden“ und „Übersicht“. Nach dem Ende der Freizeit lassen sich Gruppen und Runden nur noch ansehen.

Gruppenarten und Gruppen anlegen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation sowie die Freizeitleitung

Eine Gruppenart ist eine Vorlage der Organisation, zum Beispiel „Bus“, „Bezugsgruppe“ oder „Essensort“. Jede Gruppenart hat einen Typ: Bus, Unterkunft, Essen, Betreuung oder Sonstiges. Die Gruppenarten gelten für alle Freizeiten der Organisation, die Gruppen darin legt ihr für jede Freizeit an, etwa „Bus 1“ bis „Bus 8“.

1. Öffne den Reiter „Gruppen“ und tippe auf „Neue Gruppenart“. Gib Name und Typ an und speichere.
2. Tippe bei der Gruppenart auf „Neue Gruppe“. Gib den Namen an, auf Wunsch eine Kapazität, und kreuze unter „Betreuer der Gruppe“ an, wer die Gruppe betreut.

Die Kapazität ist ein Richtwert. Beim Zuordnen wird sie angezeigt und eine Überschreitung gemeldet, beim automatischen Verteilen wird sie eingehalten. Die Betreuer einer Gruppe finden sie beim Abhaken unter „Meine Gruppen“ zuerst; gesperrt wird dadurch nichts.

Kinder zuordnen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation sowie die Freizeitleitung

Ein Kind ist in jeder Gruppenart höchstens in einer Gruppe. Tippe bei einer Gruppenart auf „Kinder zuordnen“. Die Liste zeigt die angemeldeten Kinder der Freizeit mit Alter, Zelt und ihrer bisherigen Gruppe. Filtere nach Alter, Geschlecht, Zelt oder bisheriger Gruppe, kreuze die Kinder an, wähle die Gruppe und tippe auf „Zuordnen“. Kinder, die in dieser Gruppenart schon eine Gruppe haben, behalten sie, außer du kreuzt „Bestehende Zuordnungen überschreiben“ an. Das Geschlecht ist aus dem Vornamen geschätzt und deshalb mit „geschätzt“ beschriftet.

Einzeln geht es in der Teilnehmerakte: Im Reiter „Aufenthalt & Ausgang“ zeigt der Abschnitt „Gruppen“ die Gruppen des Kindes, und die Leitung kann sie dort ändern. Kinder, die der Import im CRM-Reiter „Import“ neu anlegt, kann die Leitung schon dort einer Gruppe zuordnen, mit einer Spalte je Gruppenart in der Liste (siehe Teilnehmer verwalten).

Automatisch verteilen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation sowie die Freizeitleitung

Tippe bei einer Gruppenart auf „Automatisch verteilen“ und wähle die Regeln: „Gleichmäßig verteilen“ oder „Der Reihe nach bis zur Kapazität“, dazu auf Wunsch „Geschwister zusammen“, „Nach Alter“ und „Zelte zusammen“. Als Geschwister gelten Kinder aus derselben Anmeldung oder mit derselben Kontakt-E-Mail-Adresse. Die Kapazität einer Gruppe wird nie überschritten.

Die Vorschau zeigt jedes Kind mit seiner Gruppe und nennt, wo eine Regel nicht erfüllt werden konnte, zum Beispiel getrennte Geschwister. Erst „Verteilung übernehmen“ schreibt die Zuordnung. Hat sich seit der Vorschau etwas geändert, wird nichts geschrieben und die Vorschau neu berechnet. Bestehende Zuordnungen bleiben, außer du wählst „Bestehende Zuordnungen überschreiben“.

Eine Runde starten

Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation sowie die Freizeitleitung

Eine Runde ist ein Abhakvorgang, zum Beispiel „Einsteigen Anreise“. Öffne den Reiter „Runden“ und tippe auf „Runde starten“. Gib einen Namen an und wähle, welche Kinder in den Pool kommen: „Alle Kinder der Freizeit“, eine oder mehrere Gruppen, die Busfahrer eines Tages für die An- oder Abreise oder einzelne Zelte. Mehrere Quellen werden zusammengefasst, jedes Kind steht nur einmal im Pool.

Kommen später Kinder dazu, holt „Pool ergänzen“ sie aus der Quelle nach. Kinder, die schon abgehakt sind, bleiben dabei, wo sie sind.

Kinder abhaken

Wer darf das: alle Betreuer der Freizeit

In einer offenen Runde tippst du auf „Mitmachen“ und öffnest dein Ziel: eine deiner Gruppen unter „Meine Gruppen“, eine Gruppe, die in dieser Runde schon offen ist, eine andere Gruppe oder einen frei benannten Ort wie „Bleibt im Camp“. Mehrere Handys dürfen dasselbe Ziel bedienen.

Ein Tipp auf ein Kind hakt es in dein Ziel ab. Es verschwindet sofort bei allen anderen aus dem Pool. Mit „Rückgängig“ legst du es gleich wieder zurück. „Abwesend“ meldet ein Kind mit Grund ab, statt es abzuhaken; ein laufender Ausgang oder eine frühere Abreise steht als Vorschlag am Kind. Die Suche findet jedes Kind der Runde, auch schon abgehakte, und zeigt, wo es ist. Mit „Ändern“ verschiebst du ein Kind in ein anderes Ziel, legst es zurück in den Pool oder meldest es abwesend, solange die Runde offen ist.

Hat ein anderes Handy dasselbe Kind schon abgehakt, erscheint eine Meldung, wo das Kind ist und wer es abgehakt hat. Überschrieben wird nichts.

Bei schlechtem Netz

Ohne Netz merkt sich das Handy deine Haken und zeigt an, wie viele „Haken noch nicht gesendet“ sind. Sobald das Netz zurück ist, werden sie gesendet. War ein anderes Handy in der Zwischenzeit schneller, siehst du danach eine Meldung zu jedem betroffenen Kind. Gemerkt wird nur auf diesem Handy und nur für diese Runde; nach dem Senden ist der Speicher wieder leer.

Die Übersicht

Der Reiter „Übersicht“ zeigt die laufende Runde: je Ziel eine Kachel mit Anzahl, Kapazität und Namen, darunter „Noch im Pool“ und „Abwesend gemeldet“. Die Übersicht aktualisiert sich von selbst. Alle Betreuer der Freizeit sehen sie und können von hier aus einzelne Kinder ändern; die Knöpfe zum Ergänzen, Abschließen und Übernehmen sieht nur die Leitung. Nach dem Abschluss lädt „Protokoll (PDF)“ das Protokoll der Runde herunter.

Runde abschließen und als Gruppen übernehmen

Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation sowie die Freizeitleitung

„Runde abschließen“ beendet das Abhaken. Sind noch Kinder im Pool, nennt die Rückfrage sie; im Protokoll stehen sie als „nicht zugeordnet“. Die abgeschlossene Runde bleibt als Protokoll erhalten: welches Kind in welchem Ziel war, wer es abgehakt hat und wann.

Mit „Als Gruppen übernehmen“ wird das Ergebnis einmal als Gruppenzuordnung übernommen, zum Beispiel die Anreise-Busse als Gruppen für die Rückfahrt. Du wählst die Gruppenart. Jedes Ziel landet in der gleichnamigen Gruppe dieser Art; gibt es sie nicht, wird sie angelegt. Bestehende Zuordnungen der Gruppenart bleiben, außer du wählst „Bestehende Zuordnungen überschreiben“. Abwesend gemeldete und nicht zugeordnete Kinder werden nicht übernommen.

Gruppenlisten

Wer darf das: alle Betreuer der Freizeit

Für jede Gruppe gibt es die „Gruppenliste (PDF)“ mit Name, Alter und einer Spalte zum Abhaken; bei einer Gruppe vom Typ Bus heißt sie Busliste. Notfallkontakte stehen auf dieser Liste nicht.

Notfallkontakte und Export

Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation sowie die Freizeitleitung

Die „Gruppenliste mit Notfallkontakten (PDF)“ nennt zusätzlich zu jedem Kind seine Notfallkontakte mit Telefonnummer. „Zuordnung als CSV“ lädt alle Kinder der Freizeit mit ihren Gruppen herunter.