Die öffentliche Anmeldung
Die öffentliche Anmeldung
Familien können sich über einen Link selbst für eine Freizeit anmelden — ohne Konto, ohne Umweg über euch. Diese Seite erklärt, was ihr dafür einstellt, was die Familie sieht und was danach automatisch passiert. Eingestellt wird alles im CRM; die einzelnen Felder und Karten beschreibt die Seite Anmeldeformular einrichten.
1. Eure Texte und den Preis eintragen
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
Öffnet im CRM den Reiter „Anmeldung“. Dort tragt ihr in den Karten „Anmeldebedingungen“ und „Datenschutzhinweise“ eure Texte ein und im „Preis“ den Tagessatz. Unter jedem Text zeigt die Vorschau, was die Eltern lesen: euer Teil, bei den Datenschutzhinweisen gefolgt von unseren ergänzenden Hinweisen zur technischen Verarbeitung.
Jedes Speichern mit geändertem Text legt eine neue Fassung an. Bereits abgegebene Zustimmungen bleiben an ihrer alten Fassung: eine spätere Änderung verschiebt nicht rückwirkend, wozu jemand zugestimmt hat.
2. Die Anmeldung freigeben
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
In der Karte „Freigabe“ desselben Reiters setzt ihr den Haken „Anmeldung ist geöffnet“; in der Karte „Anmeldefenster“ könnt ihr ein Fenster eintragen. Ein leeres Feld bedeutet „unbegrenzt“. Angenommen wird eine Anmeldung nur, solange vier Dinge zusammenpassen: der Haken ist gesetzt, das Fenster ist offen, Anmeldebedingungen und Datenschutzhinweise sind beide gespeichert und ein Tagessatz ist eingetragen.
3. Den Anmeldelink weitergeben
Wer darf das: Alle, die das CRM betreten dürfen
Auf der Übersicht des CRM steht für die gewählte Freizeit die Karte „Anmeldelink“. Sie zeigt die Adresse der öffentlichen Anmeldung zum Kopieren („Adresse kopieren“), zum Ansehen („Adresse öffnen“) und als QR-Code zum Herunterladen — für die Vereinsseite, den Elternbrief oder einen Aushang. Die Karte sagt auch, ob ein Aufruf gerade angenommen oder abgewiesen wird und warum, und welches Anmeldefenster gilt.
Die Adresse bleibt dauerhaft gleich: sie ändert sich nicht, wenn ihr ein Datum verschiebt, den Namen der Freizeit korrigiert oder die Anmeldung schließt und wieder öffnet. Ihr könnt sie also schon verteilen, bevor ihr freigebt.
4. Auf der eigenen Vereinsseite einbinden
Wer darf das: Inhaber und Administratoren der Organisation
Im Reiter „Anmeldung“ steht ganz unten die Karte „Öffentliche Anmeldung“ mit der Frage „Wie erreichen Familien das Anmeldeformular?“. Die Einstellung gilt für alle Freizeiten eurer Organisation. Es gibt zwei Wege:
- Absprung — die Familie klickt einen Link und landet auf der Anmeldeseite des Jugendcampplaners. Dafür ist nichts weiter einzustellen. Im Zweifel dieser Weg.
- Einbettung — das Formular erscheint in einem Rahmen auf eurer Vereinsseite. Dafür tragt ihr zusätzlich die „Erlaubte Rahmenherkunft“ ein, also die Adresse eurer Seite, und könnt ein „Rücksprungziel nach der Anmeldung“ angeben. Beide Adressen brauchen https. Ohne eingetragene Rahmenherkunft verweigert der Browser die Darstellung auf eurer Seite — das ist kein Fehler, sondern der Schutz davor, dass eine fremde Seite eure Anmeldung in ihren Rahmen setzt.
Wer WordPress mit dem Jugendcampplaner-Zusatz benutzt, bindet die Anmeldung mit dem Kurzbefehl [jcp_anmeldung] ein; für die Einbettung gibt es den Zusatz modus="rahmen". Die Adresse der Anmeldung trägt der Zusatz in seinen Einstellungen ein. Der Zusatz baut das Formular nicht selbst, er bindet nur ein, was der Jugendcampplaner liefert.
Was die Familie sieht
Die Anmeldung läuft in drei Schritten; oben steht „Schritt 1 von 3“ und die Leiste mit „Ihr“, „Kinder“ und „Prüfen“.
- Ihr („Wer meldet an?“): die Erziehungsberechtigten — bis zu vier Personen mit Name, Mailadresse und Telefonnummern —, die Anschrift und, falls ihr Vorschläge eingetragen habt, die Frage „Wie habt ihr von uns erfahren?“. Danach sind die Angaben gespeichert. Wer abbricht, findet unter demselben Link auf demselben Gerät „Angefangene Anmeldung fortsetzen“.
- Kinder: je Kind alle Angaben, die ihr im Reiter „Teilnehmerfelder“ für die Anmeldung eingeschaltet habt. Mit „Noch ein Kind anmelden“ kommen bis zu fünf Kinder in eine Anmeldung.
- Prüfen („Alles prüfen“): alles, was abgeschickt wird, ein Feld für einen Rabattcode, was noch fehlt, und die Zustimmung zu euren Anmeldebedingungen. Mit „Anmeldung abschicken“ geht die Anmeldung ein.
Danach steht die Seite „Anmeldung eingegangen“. Ab diesem Moment taucht die Anmeldung im CRM auf, siehe Anmeldungen bearbeiten.
Die automatische Eingangsbestätigung
Gleich nach „Anmeldung abschicken“ geht die Eingangsbestätigung per Mail hinaus: genau eine Mail je Anmeldung, an die erste angegebene Person mit Mailadresse. Weitere Personen werden gespeichert, aber nicht angeschrieben. Der Text kommt aus der Vorlage „Eingangsbestätigung (ein Kind)“ beziehungsweise „Eingangsbestätigung (mehrere Kinder)“, je nachdem, wie viele Kinder angemeldet sind. Die Vorlagen und ihre Anhänge — Dateien, die bei jeder Mail aus der Vorlage mitgehen — beschreibt die Seite Mail-Vorlagen und Eingangsbestätigung. Die Seite „Anmeldung eingegangen“ nennt die Bestätigungsmail nur, wenn sie tatsächlich eingereiht wurde.
Es gibt zwei Absenderwege, und die Weiche zwischen ihnen trifft der Jugendcampplaner bei jeder einzelnen Mail:
- Über euren eigenen Mailserver, wenn ihr im Reiter „Mail-Einrichtung“ in der Karte „Postausgang (SMTP)“ einen Server mit allen Zugangsdaten und einer Absenderadresse hinterlegt und den Haken „Über diesen Server versenden“ gesetzt habt. Die Mail trägt dann eure Absenderadresse und euren Absendernamen. Den Haken setzen können Administratoren erst, wenn der unterzeichnete Auftragsverarbeitungsvertrag die Verwahrung der Zugangsdaten abdeckt. Die Einrichtung beschreibt die Seite Eigenen Mailserver einrichten.
- Über Jugendcampplaner, mit dessen Absenderadresse, in allen anderen Fällen: kein Server hinterlegt, die Angaben sind unvollständig oder der Haken „Über diesen Server versenden“ ist nicht gesetzt.
Ist euer Server hinterlegt und scharf geschaltet, aber gerade nicht erreichbar, weicht die Mail nicht auf Jugendcampplaner aus — eine Mail mit eurer Absenderadresse über einen fremden Server würde als Fälschung gewertet. Bei Verbindungsproblemen versucht der Jugendcampplaner die Zustellung bis zu fünfmal; lehnt der Server die Anmeldung ab, wird nicht weiter versucht. In beiden Fällen bleibt die Mail ungesendet und die Störung wird festgehalten: sie steht in der Mail-Einrichtung im „Zustand der Verbindungen“.
Keine Bestätigung geht hinaus, wenn die Vorlage fehlt oder stillgelegt ist oder keine Mailadresse angegeben wurde. Die Anmeldung ist trotzdem eingegangen. Eine verschickte Eingangsbestätigung steht in der Akte der Anmeldung im Reiter „Post“ als „Automatisch“; die Kommunikation des Kindes springt von „Neu“ auf „Maschinell bestätigt“. Der Anmeldestand ändert sich dadurch nicht — den setzt ihr selbst.
Anmeldung ansehen oder stornieren
Auf der Seite „Anmeldung eingegangen“ steht „Anmeldung ansehen oder stornieren“. Die Familie gibt dort die bei der Anmeldung angegebene E-Mail-Adresse ein und bekommt einen Code, mit dem sie ihre Anmeldung ansehen oder stornieren kann. Storniert wird erst nach einer Rückfrage („Bitte prüft eure Auswahl“), die die Stornogebühr nach euren Stornobedingungen nennt. Der Verein wird benachrichtigt; rückgängig machen kann eine Stornierung nur der Verein. Die Stornobedingungen richtet ein Administrator im Reiter „Zahlung“ ein.
Den Anmeldestatus von Hand korrigieren
Jede Anmeldung trägt einen Stand: Angefangen, Abgeschickt, Bestätigt, Storniert. Die Anmeldung setzt ihn selbst; ihr könnt ihn beim Teilnehmer im Reiter „Übersicht“ von Hand ändern. „Storniert“ lässt sich dort nicht mehr wählen: Stornieren geht über die Akte der Anmeldung im Reiter „Kinder“, mit Rückfrage und Mitteilung an die Familie.
Eine Änderung von Hand wird im Prüfprotokoll festgehalten — mit dem alten Wert. Der automatische Wechsel durch die Anmeldung selbst erzeugt keinen Eintrag.