Posteingang und Massenmail

Posteingang und Massenmail

Zwei Reiter im CRM betreffen die Post mit den Familien: Im „Posteingang" lest ihr, was Eltern an das Postfach des Vereins geschrieben haben, ordnet es einer Familie zu und antwortet. Die „Massenmail" schickt eine Nachricht an alle Familien einer Freizeit. Welche Mails überhaupt über euren eigenen Mailserver laufen, steht unter Eigenen Mailserver einrichten.

Woher die Post im Posteingang kommt

Der Posteingang zeigt nur Post, wenn ihr in der Mail-Einrichtung unter „Posteingang (IMAP)" ein Postfach hinterlegt und „Aus diesem Postfach abrufen" angehakt habt. Die Plattform holt dann etwa alle zehn Minuten neue Nachrichten aus diesem Postfach ab. Ohne eingerichtetes Postfach steht im Posteingang „Noch keine Post"; der Versand eurer Mails läuft davon unabhängig weiter.

Der Posteingang zeigt alle Nachrichten des Vereins, unabhängig von der Freizeit, die oben im Kopf gewählt ist. Die neuesten stehen zuerst. Eine Nachricht zeigt Absender, Betreff, den Zeitpunkt, zu dem sie gesendet wurde, und ihren Text.

Unter „Weggefiltert" stehen Nachrichten, die eine Filterregel aussortiert hat. Ihr Text wurde nie abgeholt: gefiltert ist nicht gelöscht, die Nachricht bleibt mit dem Grund sichtbar, aber ohne Text. Angezeigt werden die neuesten 50 dieser Nachrichten. Wie ihr Filterregeln anlegt, steht unter Eigenen Mailserver einrichten.

Wer den Posteingang lesen und beantworten darf

Wer darf das: Administratoren und Inhaber der Organisation sowie Betreuer mit der Rolle „CRM"

Das gilt für das Lesen, das Zuordnen und das Antworten. Jedes Öffnen einer Nachricht ist im Prüfprotokoll des Vereins festgehalten; ein Hinweis darauf steht auf der Nachricht.

Eine Nachricht einer Familie zuordnen

Beim Abruf gleicht die Plattform die Absenderadresse mit den Mailadressen der Kontakte in euren Anmeldungen ab. Passt sie, ist die Nachricht der Familie automatisch zugeordnet, bei Geschwistern allen Kindern der Anmeldung. Das ist eine Vermutung zum Sortieren; sie gibt niemandem Zugriff. Gehört eine Adresse zu mehreren Familien, steht dort „Mehrdeutig" mit der Zahl der Familien.

Von Hand ordnet ihr zu, indem ihr die Nachricht öffnet. Im Abschnitt „Einer Familie zuordnen" wählt ihr unter „Kind" ein Kind aus und klickt auf „Zuordnen". Die Nachricht gehört dann der ganzen Familie dieses Kindes; die Herkunft steht als „von Hand" dabei. Mit „Zuordnung entfernen" nehmt ihr sie nach einer Rückfrage wieder weg; die Nachricht bleibt im Posteingang.

Eine zugeordnete Nachricht steht zusätzlich in der Akte der Familie unter dem Reiter „Post". Zuordnen und Entfernen gehen nur für Familien aus Freizeiten, die nicht archiviert sind, und eine weggefilterte Nachricht lässt sich keiner Familie zuordnen.

Antworten

Wie ihr antwortet, hängt davon ab, ob die Nachricht einer Familie zugeordnet ist:

• Zugeordnete Nachricht: Ihr antwortet aus der Akte der Familie, im Reiter „Post" mit „Nachricht schreiben". Die Antwort geht an die dort hinterlegten Mailadressen, nicht an die Absenderadresse der Nachricht, denn die lässt sich fälschen.
• Nicht zugeordnete Nachricht: Auf der Nachricht führt „Antworten" zu „An den Absender antworten". Die Antwort geht ausschließlich an die Adresse, von der die Nachricht kam. Der Betreff beginnt mit „Re:", ihr schreibt den Text selbst, und „Antwort absenden" reiht sie ein. Sobald sie zugestellt ist, steht sie unter der Nachricht.

An den Absender antworten könnt ihr nur bei Nachrichten, die nicht weggefiltert sind, keiner Familie zugeordnet sind und eine brauchbare Absenderadresse haben; sonst steht an der Stelle des Formulars „Hier lässt sich nicht an den Absender antworten" mit dem Grund. Eine solche Antwort ist ein selbst geschriebener Text ohne Platzhalter und ohne Anhänge. Sie läuft über denselben Mailweg wie die übrigen Mails des Vereins, also über euren eigenen Server, wenn ihr einen eingerichtet habt, sonst über Jugendcampplaner.

Wer die Massenmail versenden darf

Wer darf das: Inhaber und Administratoren

Betreuer, die das CRM nur über die Rolle „CRM" nutzen, sehen den Reiter „Massenmail" nicht und können auch keine Massenmail absenden. Der Grund: Eine Massenmail erreicht alle Familien einer Freizeit auf einmal und lässt sich nicht zurücknehmen.

Die Massenmail

Eine Massenmail geht immer an die Familien einer Freizeit, nämlich der, die oben im Kopf gewählt ist. Ist keine gewählt, erklärt die Seite das und sendet nichts. Rechts stehen die Zahl der Anmeldungen, an die Sendungen hinausgehen, und die Zahl der Kinder darin. Jede Anmeldung bekommt ihre eigene Sendung, Geschwister zusammen eine gemeinsame; niemand sieht die Adresse einer anderen Familie. Familien, für die keine Mailadresse hinterlegt ist, bekommen keine Nachricht und stehen mit Namen auf der Seite, damit ihr sie auf einem anderen Weg erreichen könnt. Für eine archivierte Freizeit gibt es keine Massenmail; die Seite zeigt statt des Formulars den Grund.

Unter „Was soll hinausgehen?" wählt ihr:

• „Eine Vorlage": Ihr wählt eine Vorlage aus der Liste. Zur Auswahl stehen nur aktive Vorlagen. Wählt ihr die Vorlage für ein Kind oder die für mehrere Kinder, bekommt jede Anmeldung automatisch die passende. Die Seite nennt vorher, wie viele Anmeldungen welche bekommen. Die Anhänge der Vorlage gehen mit. Gibt es noch keine aktive Vorlage, führt der Link „Zu den Vorlagen" dorthin.
• „Selbst geschrieben": Ihr schreibt Betreff (eine Zeile) und Text selbst. Die Liste der Platzhalter steht daneben, und die Plattform setzt sie für jede Anmeldung ein; welche es gibt, steht unter Mail-Vorlagen und Eingangsbestätigung. Steht im Text ein Platzhalter, der sich nicht einsetzen lässt, wird nichts versendet, und die Meldung nennt ihn.

Bei einem selbst geschriebenen Text könnt ihr Dateien anhängen: Bilder, PDF, Word, Excel, Text und CSV, bis 10 MB je Datei und 10 MB je Mail zusammen. Dieselben Grenzen gelten für die Anhänge einer Vorlage. Nach einer Fehlermeldung zu einer Datei wählt ihr sie bitte erneut aus.

Mit „Jetzt absenden" geht die Nachricht hinaus, nach einer Rückfrage, die die Zahl der Familien nennt. Ein Versand lässt sich nicht zurücknehmen. Die Sendungen gehen bewusst mit Abstand hinaus, damit der Mailserver des Vereins sie nicht als Massenaussendung abweist; die Seite nennt vor dem Absenden, wie lange das ungefähr dauert. Bei jedem Kind der erreichten Familien wird vermerkt, dass die Familie angeschrieben wurde.

Eine Nachricht an eine einzelne Familie

Wollt ihr nur einer Familie schreiben, öffnet ihr ihre Akte und wählt im Reiter „Post" „Nachricht schreiben". Auch dort wählt ihr zwischen „Eine Vorlage" und „Selbst geschrieben", und auch dort gehen Dateien mit: die Anhänge der Vorlage oder die Dateien, die ihr an einen selbst geschriebenen Text hängt, mit denselben Grenzen. Ein selbst geschriebener Text bekommt hier keine Platzhalter eingesetzt; ein Platzhalter stünde wörtlich in der Mail.