Eigenen Mailserver einrichten

Eigenen Mailserver einrichten

Ohne eigene Einrichtung verschickt Jugendcampplaner die Mails eures Vereins selbst: die automatische Eingangsbestätigung, Massenmail, Nachrichten an Familien und die Stornobestätigung. Sie tragen die Absenderadresse der Plattform, und Antworten der Familien landen dort und nicht beim Verein. Wollt ihr, dass die Mails über euren eigenen Mailanbieter und mit eurer eigenen Absenderadresse hinausgehen, hinterlegt ihr einen Postausgang. Wollt ihr außerdem, dass Antworten der Eltern im CRM erscheinen, hinterlegt ihr einen Posteingang. Beides geschieht im CRM im Reiter „Mail-Einrichtung".

Wer die Mail-Einrichtung sehen und ändern darf

Wer darf das: Administratoren und Inhaber der Organisation

Betreuer, die das CRM nur über die Rolle „CRM" nutzen, sehen den Reiter „Mail-Einrichtung" nicht: Wer die Zugangsdaten setzt, entscheidet, wohin die gesamte Elternpost des Vereins fließt und wessen Postfach die Plattform liest. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert; das gespeicherte Passwort wird nie wieder angezeigt.

Den Postausgang (SMTP) hinterlegen

Die Karte „Postausgang (SMTP)" hat diese Felder, die ihr bei eurem Mailanbieter erfahrt:

• „Absenderadresse": Von dieser Adresse kommen die Mails. Sie muss zu der Domain gehören, für die eure DNS-Einträge gelten; sonst werten SPF und DKIM die Mail als Fälschung, und sie landet ohne Fehlermeldung im Spam.
• „Absendername": Der Name, den Eltern im Posteingang sehen, meist der Name des Vereins.
• „Server" und „Anschluss" des Mailservers.
• „Verschlüsselung": SMTPS oder STARTTLS, immer genau eine von beiden. Welche gilt, steht in der Anleitung des Mailanbieters.
• „Benutzername" und „Passwort". Bleibt das Passwortfeld leer, bleibt das gespeicherte Passwort unverändert.
• „DKIM-Selektor": Den vergibt der Mailanbieter. Ohne ihn lässt sich DKIM nicht prüfen.

Mit „Postausgang speichern" sind die Angaben hinterlegt. Wirksam werden sie erst mit dem Haken „Über diesen Server versenden"; ohne ihn bleibt alles beim Versand über Jugendcampplaner, und die Angaben sind hinterlegt, aber wirkungslos.

Den Posteingang (IMAP) hinterlegen

Die Karte „Posteingang (IMAP)" beschreibt das Postfach, aus dem die Plattform Rückläufer und Elternantworten holt. Sie hat die Felder „Server", „Anschluss", „Benutzername", „Passwort" und „Postfachname", den Ordner, aus dem gelesen wird; bei den meisten Anbietern heißt er INBOX. Das Feld „Verschlüsselt verbinden" sollte angehakt bleiben, denn ohne Verschlüsselung geht das Passwort im Klartext über das Netz. Mit „Posteingang speichern" speichert ihr die Angaben.

Richtet dafür ein eigenes Postfach ein, kein gemischtes: Alles, was dort liegt, wird abgerufen und gespeichert. Erst mit dem Haken „Aus diesem Postfach abrufen" beginnt der Abruf. Was dann im CRM geschieht, steht unter Posteingang und Massenmail.

Wann Mails über euren Server laufen

Jede Mail des Vereins geht auf einem von zwei Wegen hinaus, und die Plattform entscheidet das bei jeder Mail neu. Sie nimmt euren Server, wenn der Postausgang vollständig hinterlegt ist und der Haken „Über diesen Server versenden" gesetzt ist, und sonst Jugendcampplaner. Das gilt für die Eingangsbestätigung genauso wie für alle anderen Mails; wie die Eingangsbestätigung aussieht, steht unter Mail-Vorlagen und Eingangsbestätigung.

Zum Abschalten nehmt ihr den Haken „Über diesen Server versenden" heraus und speichert. Die Zugangsdaten bleiben hinterlegt, wirken aber nicht mehr, und der Versand läuft wieder über Jugendcampplaner.

Ist euer Server eingerichtet und angehakt, aber gestört, wechselt die Plattform nicht stillschweigend zu Jugendcampplaner. Eine Mail mit der Adresse eures Vereins über den Server der Plattform wäre für die Empfänger eine Fälschung. Die Mail erscheint stattdessen im Zustellprotokoll als „fehlgeschlagen".

Der unterzeichnete AVV: Fassung 3 oder neuer

Scharf schalten, also die Haken „Über diesen Server versenden" und „Aus diesem Postfach abrufen" setzen, könnt ihr erst, wenn der unterzeichnete Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Fassung 3 oder neuer ist. Erst diese Fassung deckt die Verwahrung von Zugangsdaten und den Zugriff auf das Postfach ab. Ist das bei euch noch nicht der Fall, sind die Haken gesperrt, und ein Hinweis nennt den Grund. Einrichten, Speichern und Prüfen gehen auch dann schon; nur der Versand über euren Server und der Abruf noch nicht.

Verbindung und DNS prüfen

Wer darf das: Inhaber der Organisation

Der „Prüfstand" zeigt, was gemessen wurde und wann. Mit „Ausgang testen" und „Eingang testen" meldet sich die Plattform mit den hinterlegten Daten am Server an und trennt sofort wieder. Das kann ein paar Sekunden dauern. Mit „DNS jetzt prüfen" fragt sie die Einträge SPF, DKIM und DMARC eurer Absenderdomain neu ab; der Befund steht darunter, und eine Anleitung nennt, was im DNS stehen muss. Wechselt ihr den Server, ohne das DNS anzupassen, wird die Post nicht abgewiesen, sondern landet empfängerabhängig und lautlos im Spam.

Mit „Testnachricht senden" schickt ihr eine Testmail an eure eigene Adresse über den hinterlegten Server. Dafür muss der Versand nicht scharf geschaltet sein, aber der Postausgang vollständig hinterlegt. Die erste Zeile im Zustellprotokoll stammt meist von dieser Testnachricht. Außerdem zeigt der Prüfstand den Zustand der Verbindungen: wann zuletzt abgerufen wurde und die letzte Störung samt Grund.

Diese Prüfungen darf nur der Inhaber der Organisation auslösen, weil sie die hinterlegten Zugangsdaten an den eingetragenen Server übertragen. Die Angaben selbst kann auch ein Administrator ändern.

Filterregeln für den Posteingang pflegen

Wer darf das: Inhaber der Organisation

Eine Filterregel sortiert Nachrichten beim Abruf aus, bevor ihr Text überhaupt abgeholt wird. Sie braucht zuerst einen hinterlegten Posteingang. Unter „Filterregeln" legt ihr mit „Regel hinzufügen" eine Regel an: Ihr wählt das Feld („Absender" oder „Betreff"), die Art („beginnt mit", „enthält" oder „endet mit") und das Muster; Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Weggeworfen wird, was eine Regel trifft; alles andere kommt an. Ohne Regeln kommt alles an, was im Postfach liegt.

Mit „Aussetzen" hört eine Regel vorübergehend auf zu wirken, mit „Wieder anwenden" wirkt sie wieder, und „Entfernen" löscht sie nach einer Rückfrage. Eine gefilterte Nachricht bleibt mit dem Grund im Posteingang unter „Weggefiltert" auffindbar.

Das Zustellprotokoll

Im „Zustellprotokoll" stehen die letzten 50 Sendungen des Vereins, je Nachricht und Empfänger eine Zeile, mit Anlass, Empfänger, Zeitpunkt, Ergebnis und Weg. Das Ergebnis ist „angenommen" (der Mailserver hat die Mail übernommen), „fehlgeschlagen" oder „zurückgehalten". Der Weg zeigt „über Jugendcampplaner" oder „über den eigenen Server". So seht ihr, ob eine Mail wirklich über euren Server hinausgegangen ist.