Aktivitäten & Kurse
Kurse und Aktivitäten
Im Bereich Camp-Betrieb des Dashboards liegen drei Kacheln, die zusammengehören: „Kurse“ zeigt dir, wer in welchem Kurs ist, und erfasst die Zeit, die ein Kurs läuft. „Aktivitäten“ listet jede Kurseinheit als Aktivität auf und zeigt, ob sie genehmigt ist. „Aktivitätsvorlagen“ ist die Vorlagenpflege für Administratoren.
Wann die Kacheln erscheinen
Die Kachel „Kurse“ erscheint, wenn das Paket der Freizeit das Modul Küchendienst & Kurse enthält, die Kachel „Aktivitäten“, wenn es das Modul Aktivitäten enthält. Die Kachel „Aktivitätsvorlagen“ sehen nur Administratoren; sie hängt an keinem Paket. Welche Module eine Freizeit hat, steht an der Freizeit selbst, siehe Freizeiten verwalten.
Wer die Kurse sieht
Wer darf das: Alle Betreuer der Organisation, sofern das Paket der ausgewählten Freizeit das Modul Küchendienst & Kurse enthält
Fehlt das Modul, fehlt die Kachel; ruft jemand die Seite trotzdem auf, landet er auf dem Dashboard und erfährt, welches Modul fehlt.
Die Kursübersicht
Die Seite „Kurse“ hat einen Reiter je Kurs und den Reiter Alle. Welche Kurse es gibt, ergibt sich aus dem Feld „Kurs“ der Teilnehmer der ausgewählten Freizeit; ist noch niemand einem Kurs zugeordnet, sagt die Seite das. Unter jedem Kurs stehen die Teilnehmer mit Kursstufe und, soweit erfasst, Gewicht, Größe und Gesundheitshinweis, dazu ihre Zahl („12 Teilnehmer“).
- Suche & Filter: nach Nachname, Alter (von und bis), Kursstufe, Zeitraum im Camp, Gesundheitsangaben, Vegetarisch/Vegan und Grundschein. Dazu kommt eine Sortierung, zum Beispiel nach Nachname, Alter oder Zeltnummer. Bei aktivem Filter zeigt die Zahl, wie viele von wie vielen Teilnehmern passen.
- CSV Export: lädt die Teilnehmerliste des gewählten Kurses als Datei herunter. Bei aktivem Filter heißt der Knopf „Auswahl exportieren (n)“ und die Datei enthält genau die angezeigten Teilnehmer, nicht den ganzen Kurs.
- Neue Anwesenheitskontrolle: Ist ein einzelner Kurs gewählt, erscheint oben der Knopf „Neue Anwesenheitskontrolle“. Er öffnet die Kontrolle nur für die Teilnehmer dieses Kurses; wie sie abläuft, steht unter Anwesenheit.
Zeit eines Kurses erfassen
Sobald du eine Anwesenheitskontrolle für einen Kurs speicherst, beginnt für diesen Kurs eine Einheit, und zwar mit der aktuellen Uhrzeit als Start. Sie erscheint im Reiter des Kurses unter Offen mit dem Hinweis „Läuft seit“ und der Zahl der Teilnehmer.
- In der offenen Einheit kannst du die Startzeit, die Aktivität (zum Beispiel „Grundkurs“ oder „Freies Segeln“) und eine Bemerkung eintragen und mit „Speichern“ sichern.
- „Jetzt beenden“ schließt die Einheit mit der aktuellen Uhrzeit ab. Mit „Manuell beenden“ trägst du die Endzeit selbst ein.
- Abgeschlossene Einheiten stehen im Reiter unter Abgeschlossen mit ihrer Dauer. Über „Bearbeiten“ korrigierst du Start, Endzeit, Aktivität und Bemerkung.
- Der Link „Auswertung“ zeigt je Teilnehmer die Einheiten, die Aktivitäten, die Gesamtzeit und die durchschnittliche Dauer. Die Auswertung lässt sich als CSV-Datei herunterladen.
Einheiten erfassen und beenden dürfen alle Betreuer mit Zugriff auf die Freizeit, solange die Freizeit nicht beendet ist.
Die Aktivitäten
Wer darf das: Alle Betreuer der Organisation, sofern das Paket der ausgewählten Freizeit das Modul Aktivitäten enthält
Aktivitäten legst du nicht von Hand an. Sie entstehen automatisch, wenn eine Anwesenheitskontrolle für einen Kurs gespeichert wird; der Name der Aktivität ist der Kursname.
- Gibt es in deiner Organisation eine Aktivitätsvorlage mit dem gleichen Namen wie der Kurs (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle), gilt die Aktivität sofort als Genehmigt und übernimmt die Risikostufe der Vorlage.
- Gibt es keine solche Vorlage, steht die Aktivität auf Ausstehend und trägt die Kennzeichnung „Ungeplant“. Ihre Risikostufe kommt aus der Präventionsstufe des Kurses (siehe Prävention und Rollen), sonst ist sie „Mittel“. Die Administratoren und Inhaber der Organisation bekommen eine Benachrichtigung, dass eine Genehmigung offen ist.
Die Seite „Aktivitäten“ zeigt oben die Filter Alle, Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt und Abgeschlossen, jeweils mit der Zahl der Einträge. Ein Eintrag nennt Name, Risikostufe (Niedrig, Mittel, Hoch), Teilnehmerzahl und Status. Die Genehmigung hält den Kurs nicht auf: Die Einheit beginnt mit der Anwesenheitskontrolle, auch wenn die Aktivität noch aussteht. Genehmigt oder abgelehnt wird danach, mit Name und Zeitpunkt der Entscheidung. Beendest du die Einheit eines Kurses, wird eine genehmigte Aktivität auf Abgeschlossen gesetzt.
Aktivitäten genehmigen und ablehnen
Wer darf das: Alle Betreuer mit Zugriff auf die Freizeit, solange die Freizeit nicht beendet ist
Bei einer ausstehenden Aktivität stehen die Knöpfe „Genehmigen“ und „Ablehnen“. Beim Ablehnen öffnet sich die Detailseite der Aktivität mit dem Feld „Ablehnungsgrund“; die Anwendung fragt vor dem Ablehnen nach. Wer die Aktivität angelegt hat, bekommt eine Benachrichtigung über die Entscheidung, sofern er nicht selbst entschieden hat.
Aktivitätsvorlagen pflegen
Wer darf das: Administratoren und Inhaber der Organisation
Über die Kachel „Aktivitätsvorlagen“ legst du mit „Neue Aktivitätsvorlage“ Vorlagen an. Eine Vorlage hat einen Namen (zum Beispiel Nachtwanderung oder Bootstour), eine Risikostufe (Niedrig, Mittel oder Hoch), das Feld Erforderliche Rollen mit den Rollen deiner Organisation und Hinweise & Vorkehrungen. Mit „Aktivitätsvorlage anlegen“ speicherst du sie.
Wirksam wird eine Vorlage über ihren Namen: Er muss dem Kursnamen entsprechen, damit die Aktivität dieses Kurses sofort genehmigt ist. Die erforderlichen Rollen und die Hinweise erscheinen auf der Aktivität als Information; das System sperrt eine Aktivität nicht, wenn jemandem die Rolle fehlt.
Abgrenzung zum Reiter „Kurse“ im CRM
Die Kachel „Kurse“ arbeitet mit den Teilnehmern, die schon in der Freizeit sind. Der Reiter Kurse im CRM pflegt dagegen die Kursangebote der Anmeldung: Name, Niveaus, Aufpreis und ob der Kurs in der Anmeldung abgefragt wird. Wie du das einrichtest, steht unter Anmeldeformular einrichten.