Gästeliste
Gästeliste
Die Gästeliste hält fest, wer während der Freizeit als Gast oder Helfer auf dem Gelände ist: Eltern zu Besuch, Tageshelfer, externe Referenten. Jede Freizeit führt ihre eigene Liste.
Wo du die Gästeliste findest
Auf dem Dashboard liegt im Bereich Verwaltung die Kachel „Gästeliste“. Sie öffnet die Liste der Freizeit, die gerade ausgewählt ist. Das Dashboard zeigt die Kachel nur Administratoren und Inhabern, und nur dann, wenn das Modul „Gästeliste & Ausleihvorgänge“ im Paket der Freizeit enthalten ist. Fehlt das Modul, führt auch ein direkter Aufruf zurück aufs Dashboard, mit dem Hinweis, dass die Funktion im aktuellen Paket nicht enthalten ist. Wie das Dashboard aufgebaut ist, steht auf der Seite Dashboard.
Wer die Gästeliste führt
Wer darf das: Betreuer, die der Freizeit zugeordnet sind
Die Liste einer Freizeit sehen und bearbeiten alle Betreuer, die dieser Freizeit zugeordnet sind. Wer nicht zugeordnet ist, kommt nicht an die Liste, auch nicht als Administrator derselben Organisation. Die Kachel zeigt das Dashboard dagegen nur Administratoren und Inhabern: Ein zugeordneter Betreuer ohne Administratorrechte erreicht die Liste deshalb nur über einen direkten Link.
Gäste und Helfer per QR-Code registrieren
Der bequemste Weg: Gäste und Helfer tragen sich selbst ein. Dafür erzeugt die Plattform beim Anlegen und beim Speichern einer Freizeit zwei QR-Codes, einen für Gäste und einen für Helfer. Du findest sie in der Freizeitübersicht der Organisation (Reiter „Freizeiten“) auf der Karte der Freizeit im Abschnitt „QR-Codes“. Dort lädt jeder Code einen eigenen Flyer als PDF herunter, und „Alle QR Codes herunterladen“ liefert alle Flyer der Freizeit in einer Datei. Wie die Freizeitkarte aufgebaut ist, steht auf der Seite Freizeiten verwalten.
Wer den Code scannt, landet auf einem Formular ohne Anmeldung und trägt dort ein: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Straße, PLZ, Ort sowie den Aufenthalt mit den Feldern „Von“ und „Bis“. Alle diese Angaben sind Pflicht, und das Ende muss nach dem Beginn liegen. Ist für die Freizeit ein Bedingungstext hinterlegt (siehe unten), muss der Gast ihn mit „Ich akzeptiere die oben genannten Bedingungen“ bestätigen. Nach dem Absenden sieht der Gast seinen Eintrag und kann ihn über denselben Link noch ändern.
Der QR-Code und der persönliche Link des Gastes sind bis eine Woche nach dem Ende der Freizeit gültig. Danach führt der Link auf die Startseite, mit dem Hinweis „Ungültiger oder abgelaufener Link.“; gedruckte Flyer solltest du deshalb für die nächste Freizeit neu herunterladen.
Gäste und Helfer von Hand anlegen
- Öffne die Gästeliste über die Kachel.
- Tippe oben auf „Neuer Gast“ oder „Neuer Helfer“. Davon hängt ab, als was der Eintrag geführt wird.
- Fülle das Formular aus, wie oben beschrieben.
- Speichere den Eintrag. Er erscheint danach in der Liste.
Der fällige Betrag
Für Gäste berechnet die Gästeliste beim Speichern den fälligen Betrag: Tagessatz mal Aufenthaltstage, wobei Von- und Bis-Tag zählen mit. Der Betrag steht im Gästeformular und in der Liste als „Fälliger Betrag“. Der Tagessatz ist das Feld „Übernachtungspauschale Gäste“ im Reiter „Gästeliste“ der Freizeit. Ist dort nichts eingetragen, bekommen Gäste keinen Betrag; die Liste zeigt dann oben die Karte „Gäste-Tagessatz fehlt“ mit einem Verweis auf diesen Reiter, sofern du die Freizeit bearbeiten darfst. Soll die Aufnahme tatsächlich kostenfrei sein, trägst du dort eine 0 ein.
Gäste finden und die Ansicht anpassen
Mit „Nach Name oder Ort suchen“ grenzt du die Liste auf Vorname, Nachname oder Ort ein. Der Filter „Typ“ zeigt „Alle“, „Nur Gäste“ oder „Nur Helfer“. Das Listensymbol oben rechts schaltet auf die „Kompakte Ansicht“ um.
Exportieren und Belege
Über „CSV Export“ und „PDF Export“ lädst du die Liste herunter, praktisch für die Abrechnung oder die Dokumentation nach der Freizeit. Beide Exporte berücksichtigen den Suchfilter, der gerade aktiv ist. Jeder Eintrag hat außerdem einen Knopf „Beleg“, der einen Einzelbeleg als PDF erzeugt.
Einträge ansehen, bearbeiten und löschen
Wer darf das: Betreuer, die der Freizeit zugeordnet sind
Auf jeder Karte der Liste stehen „Anzeigen“, „Bearbeiten“, „Beleg“ und „Löschen“. Vor dem Löschen fragt die Gästeliste mit dem Namen des Gastes nach. Ein gelöschter Eintrag ist endgültig weg.
Gästebedingungen pflegen
Wer darf das: Administratoren und Inhaber
Oben auf der Liste steht die einklappbare Karte „Gästebedingungen“. Sie ist aufgeklappt, solange noch kein Text hinterlegt ist. Trage den Text ein und speichere mit „Gästebedingungen speichern“. Der Text erscheint im Anmeldeformular für Gäste und Helfer und muss dort bestätigt werden. Bleibt das Feld leer, entfällt die Bestätigung. Andere Betreuer sehen die Karte nicht.