Abrechnungen

Betreuerabrechnung

Mit der Betreuerabrechnung rechnest du deine Betreuer-Pauschale für eine Freizeit ab: Du gibst den Zeitraum an, die Leitung prüft und gibt frei, und du bestätigst am Ende, dass das Geld angekommen ist. Freigabe und Bestätigung werden mit einer Unterschrift auf dem Bildschirm festgehalten.

Wo du die Betreuerabrechnung findest

Auf dem Dashboard liegt im Bereich Verwaltung die Kachel „Betreuerabrechnung“. Sie erscheint, sobald eine Freizeit ausgewählt ist, und arbeitet mit dieser Freizeit. Außerdem muss das Modul „Betreuer-Abrechnungen“ im Paket der Freizeit enthalten sein; fehlt es, führt auch ein direkter Aufruf zurück aufs Dashboard, mit dem Hinweis, dass die Funktion im aktuellen Paket nicht enthalten ist. Wie das Dashboard aufgebaut ist, steht auf der Seite Dashboard.

Die Übersicht

Du siehst den Reiter „Meine Abrechnungen“ mit deinen eigenen Abrechnungen. Administratoren und Inhaber sehen zusätzlich „Alle Abrechnungen“, „Zu prüfende Abrechnungen“ und „Abgeschlossene Abrechnungen“, jeweils für die ausgewählte Freizeit. Darüber zeigen drei Karten die Zahlen „Gesamt“, „Offen“ und „Abgeschlossen“.

Jede Abrechnung trägt einen Status: „Angaben erfasst“, „Zur Prüfung eingereicht“, „Geprüft & freigegeben“, „Abgeschlossen“ oder „Abgelehnt“.

Deine Abrechnung erstellen

Wer darf das: Jeder Betreuer der Organisation

1. Tippe auf „Neue Abrechnung erstellen“.
2. Schritt „Zeitraum“: Trage „Von Datum“ und „Bis Datum“ ein. Ist für dich in der Freizeit ein Anwesenheitszeitraum hinterlegt (siehe Anwesenheitszeiträume der Betreuer), sind beide Felder damit schon ausgefüllt. Weiter geht es mit „Weiter“.
3. Schritt „Kontrolle & Spenden“: Die Seite zeigt die Pauschale pro Tag, die Ausgehpauschale und die Zahl der Tage; Von- und Bis-Tag zählen mit. Die Pauschale ergibt sich aus Tage mal Tagessatz plus Ausgehpauschale. Beide Sätze legt ein Administrator in der Freizeit im Reiter „Vergütung“ fest, in den Feldern „Tagessatz“ und „Ausgehpauschale“ (siehe Freizeiten verwalten).
4. Möchtest du einen Teil spenden, trägst du ihn bei „Davon gespendet“ ein und setzt bei Bedarf das Kästchen „Spendenbescheinigung“. Der gespendete Betrag wird von deiner Auszahlung abgezogen: Auszahlung ist Pauschale minus gespendeter Betrag.
5. Tippe auf „Zur Überprüfung einreichen“. Die Abrechnung hat jetzt den Status „Zur Prüfung eingereicht“ und liegt bei der Leitung. Bis zur Freigabe kannst du sie nicht mehr ändern.

Für einen anderen Betreuer erstellen

Wer darf das: Administratoren und Inhaber

Neben dem Knopf „Neue Abrechnung erstellen“ steht ein Auswahlfeld „Betreuer wählen...“. Wähle dort den Betreuer und tippe auf „Abrechnung erstellen“. Die Abrechnung wird für diesen Betreuer geführt, und die weiteren Schritte laufen wie oben.

Abrechnung prüfen und freigeben

Wer darf das: Administratoren und Inhaber

Öffne den Reiter „Zu prüfende Abrechnungen“ und tippe bei der Abrechnung auf „Bearbeiten“. Du kommst auf die Seite „Admin-Prüfung & Freigabe“ mit Zeitraum, Pauschale, gespendetem Betrag und Auszahlung. Prüfe die Angaben, unterschreibe auf dem Bildschirm und tippe auf „Geprüft & Freigegeben“. Wer eine bereits freigegebene Abrechnung über „Bearbeiten“ noch einmal öffnet, nimmt die Freigabe zurück: Die Abrechnung muss danach erneut eingereicht und geprüft werden. Vorher fragt die Seite nach.

Abrechnung ablehnen

Wer darf das: Administratoren und Inhaber

Auf derselben Prüfseite steht der Abschnitt „Abrechnung ablehnen“. Schreibe eine Begründung, ohne die der Betreuer nicht weiß, was zu ändern ist, und tippe auf „Ablehnen & zurückgeben“. Ohne Begründung lässt sich nicht ablehnen. Der Betreuer sieht den Status „Abgelehnt“ samt Begründung in seiner Übersicht, überarbeitet die Abrechnung über „Bearbeiten“ und reicht sie erneut ein.

Zahlung bestätigen

Ist deine Abrechnung freigegeben, steht in deiner Übersicht bei ihr der Knopf „Zahlung bestätigen“. Er führt auf die Seite „Zahlungsbestätigung“ mit dem Auszahlungsbetrag. Sobald das Geld bei dir angekommen ist, unterschreibst du auf dem Bildschirm und tippst auf „Zahlung erhalten & Abrechnung abschließen“. Die Abrechnung ist dann „Abgeschlossen“.

Auszahlung per SEPA

Wer darf das: Administratoren und Inhaber

Freigegebene Betreuer- und Fahrdienstabrechnungen werden unter Organisation, im Reiter „SEPA-Auszahlungen“, gemeinsam zu einer SEPA-Datei zusammengefasst. Unter der Liste führt die Karte „Auszahlung per SEPA“ mit dem Knopf „Zur SEPA-Auszahlung“ direkt dorthin. Steckt eine Abrechnung schon in einer Datei, steht bei ihr „In SEPA-Datei vom“ mit dem Datum. Sie lässt sich dann weder ändern noch löschen, denn die Überweisung ist unterwegs.

Bar ausgezahlt

Wer darf das: Inhaber der Organisation

Wurde ein Betrag bar ausgezahlt, setzt der Inhaber bei der Abrechnung das Kästchen „Bar ausgezahlt“. Die Abrechnung kommt dann in keine SEPA-Datei mehr. Ihr Status bleibt, wie er ist: Abgeschlossen wird sie erst, wenn der Betreuer den Geldeingang bestätigt. Nimmt der Inhaber den Haken wieder heraus, wird die Abrechnung wieder für die SEPA-Auszahlung berücksichtigt. Alle anderen sehen nur, ob der Vermerk gesetzt ist. Steckt die Abrechnung schon in einer SEPA-Datei, lässt sich der Vermerk nicht mehr ändern.

Abrechnung löschen

Wer darf das: Der Betreuer, für den die Abrechnung geführt wird, sowie Administratoren und Inhaber

Mit „Löschen“ entfernst du eine Abrechnung endgültig; vorher fragt die Seite mit Namen und Betrag nach. Eine abgeschlossene Abrechnung lässt sich nicht löschen, und eine Abrechnung in einer SEPA-Datei ebenfalls nicht.

Export und PDF

Unter der Liste lädt „Export CSV“ die Abrechnungen als Tabelle herunter. Auf jeder Karte öffnet „PDF Export“ die Abrechnung als PDF in einem neuen Tab.

Rechnungen der Plattform

Wer darf das: Administratoren und Inhaber

Nicht zu verwechseln mit der Betreuerabrechnung sind die Rechnungen der Plattform an deine Organisation. Du findest sie unter Organisation im Reiter „Rechnungen“, je Freizeit eine Rechnung. Die Plattform erstellt sie automatisch drei Tage nach dem Ende der Freizeit; selbst anlegen, ändern oder löschen kann deine Organisation eine Rechnung nicht. Jede Rechnung trägt einen Status: „Offen“, „Versendet“, „Überfällig“, „Bezahlt“ oder „Storniert“.

Verschickt wird die Rechnung per E-Mail an den Inhaber deiner Organisation, mit dem PDF im Anhang und dem Knopf „Jetzt online bezahlen“; im PDF steht der Zahlungslink auch als QR-Code. Rechnungsdatum ist der Tag des Versands, fällig ist die Rechnung 14 Tage danach. Ab dem Versand steht sie auf „Versendet“, nach Ablauf der Frist auf „Überfällig“. Bis die Plattform sie verschicken kann, steht sie auf „Offen“; ansehen, als PDF herunterladen und bezahlen kannst du sie in dieser Zeit trotzdem. Den Notfallmodus löst erst eine verschickte Rechnung aus, die lange unbezahlt bleibt (siehe Organisation verwalten).

In der Liste lädst du jede Rechnung über das Download-Symbol als PDF herunter; in ihren Rechnungsposten stehen das Paket, die Zahl der Teilnehmer und der Einzelpreis. Bei einer Rechnung, die weder bezahlt noch storniert ist, führt das Kreditkarten-Symbol auf ihre Zahlseite. Sie zeigt oben Rechnungsbetrag, Fällig am und den Zeitraum der Freizeit. Mit „Jetzt online bezahlen“ gehst du zu Mollie und bezahlst dort per Kreditkarte oder SEPA-Überweisung; für die Überweisung nennt dir Mollie Bankverbindung und Verwendungszweck. Bis eine Überweisung eingegangen ist und die Rechnung auf „Bezahlt“ steht, können einige Bankarbeitstage vergehen.

Die Beiträge der Eltern laufen nicht über diese Rechnungen, sondern über das CRM; wie das funktioniert, steht auf der Seite Zahlungen: Mollie und Überweisung.