Freizeiten verwalten
Freizeiten erstellen und verwalten
Freizeiten sind das zentrale Ordnungselement im Jugendcampplaner. Jede Freizeit hat einen eigenen Zeitraum, eigene Teilnehmer, Betreuer und Einstellungen. Du kannst mehrere Freizeiten pro Organisation anlegen — auch parallel. Alle Module zeigen immer die Daten der Freizeit, die du gerade ausgewählt hast.
Wer eine Freizeit anlegt
Wer darf das: Administratoren und der Besitzer der Organisation
Anlegen kannst du eine Freizeit nur, wenn deine Organisation den aktuellen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unterzeichnet hat. Fehlt er oder beruht der unterzeichnete Vertrag auf einer älteren Fassung, weist die Seite das Anlegen ab und führt dich zum Reiter AVV; im Reiter Freizeiten steht dazu ein Hinweis mit dem Knopf Zum AVV. Unterzeichnen darf nur der Besitzer, siehe Organisation verwalten. Bestehende Freizeiten laufen unverändert weiter.
Neue Freizeit erstellen
- Öffne die Organisationsseite und wähle den Reiter „Freizeiten".
- Klicke auf „Neue Freizeit".
- Gib den Namen der Freizeit an sowie Von und Bis — Beginn und Ende müssen im laufenden oder in einem späteren Jahr liegen, das Ende nach dem Beginn. Aus dem Namen entsteht beim Speichern die öffentliche Anmeldeadresse der Freizeit; sie bleibt danach fest, auch wenn du den Namen später änderst.
- Wähle das „Abrechnungs-Paket" (Standard, Plus oder Pro). Vorausgewählt ist keines; ohne Auswahl legt die Seite die Freizeit nicht an und nennt das Feld. Die Seite zeigt je Paket Preis und enthaltene Funktionen; ein Enterprise-Paket gibt es auf Anfrage.
- Gab es schon Freizeiten, wählst du über „Einstellungen importieren“ eine frühere Freizeit aus. Beim Erstellen übernimmt die neue Freizeit von ihr die Betreuer:innen, die Zahlen für den Küchendienst samt Essenszeiten, Tagessatz, Ausgehpauschale, Übernachtungspauschale Gäste und die Regeln.
- Speichere mit „Freizeit erstellen". Die Freizeit öffnet sich danach im Reiter „Team“. Du bist dort schon als Betreuer eingetragen und kannst dich abwählen.
Alle weiteren Einstellungen stehen in Reitern. Jeder Reiter speichert für sich, mit einem eigenen Knopf wie „Team speichern“:
- „Allgemein“: Name, Von und Bis.
- „Team“: die Zugewiesenen Betreuer. Nur sie und die Administratoren sehen diese Freizeit. Gesperrte, gelöschte und noch nicht freigegebene Konten stehen nicht zur Auswahl. Ist ein solches Konto schon zugewiesen, steht es mit dem Hinweis „gesperrt“, „gelöscht“ bzw. „nicht freigegeben“ in der Liste, bis du es abwählst.
- „Küchendienst“: wie viele Teilnehmende vor und nach dem Frühstück, Mittagessen und Abendessen eingeteilt werden, und unter „Essenszeiten“ die Uhrzeiten.
- „Gästeliste“: die Übernachtungspauschale Gäste.
- „Vergütung“: Tagessatz und Ausgehpauschale für die Betreuerabrechnung.
- „Nachtwache“: die voreingestellten Schichtzeiten.
- „Bingo“: der Schalter für Camp Bingo; diesen Reiter sehen Administratoren und Inhaber der Organisation, die der Freizeit zugeordnet sind (siehe Camp Bingo).
- „Regeln“: der Regeltext, den alle Betreuer der Freizeit über die Kachel „Regeln“ lesen (siehe Regeln der Freizeit).
- „Paket“: Paket und Module der Freizeit (siehe unten).
Die Reiter „Küchendienst“, „Gästeliste“, „Vergütung“ und „Nachtwache“ gibt es nur, wenn das Modul für die Freizeit gebucht ist und nicht schon zum Standard-Paket gehört. Wechselst du den Reiter oder verlässt du ihn über „Zurück“ oder einen Verweis, solange Änderungen ungespeichert sind, fragt die Seite, ob du speichern oder verwerfen willst. Verlässt du ihn, bleibst du nach dem Speichern im Reiter.
Die öffentliche Anmeldung stellst du nicht mehr im Freizeitformular ein, sondern im CRM im Reiter Anmeldung (siehe Die öffentliche Anmeldung und Anmeldeformular einrichten). Die Gästebedingungen pflegst du im Modul Gästeliste (siehe Gästeliste). Der Abschnitt zur Foto-Zuordnung per Gesichtserkennung erscheint im Formular nicht, denn die Gesichtserkennung ist derzeit plattformweit deaktiviert.
Wer eine Freizeit bearbeitet
Wer darf das: Administratoren und der Besitzer der Organisation
Mit „Bearbeiten" an der Freizeit öffnest du ihre Reiter. Das Paket wählst du dort nicht noch einmal aus; es wird im Reiter „Paket“ geändert. Nach dem Ende der Freizeit lassen sich ihre Angaben nicht mehr ändern: alle Reiter zeigen dann nur noch die gespeicherten Werte, und oben steht der Hinweis „Nach dem Ende der Freizeit lassen sich ihre Angaben nicht mehr ändern.“
Der Reiter „Bingo“ mit der Karte „Bingo-Schalter" bleibt auch nach dem Ende bedienbar: Camp Bingo lässt sich weiter ein- und ausschalten, und die „Bestätigungs-Schwelle" lässt sich ändern. Das gilt auch, wenn oben diese Freizeit selbst ausgewählt ist: Camp Bingo ist vom Schreibschutz des Archivs ausgenommen, mit dem Feld-Pool und dem Abhaken auf den Karten. Gesperrt ist Camp Bingo nur im Notfallmodus der Organisation.
Wer Paket und Module anpasst
Wer darf das: Administratoren und der Besitzer der Organisation
Der Reiter „Paket“ zeigt unter „Paket & Module anpassen" das aktuelle Paket und die aktiven Module. Du kannst nur auf ein höheres Paket wechseln — ein Wechsel auf ein niedrigeres oder gleiches Paket ist nicht möglich — und der Wechsel wirkt sich auf die nächste Abrechnung aus. Enterprise buchst du hier nicht selbst, es wird individuell vereinbart. Unter Einzelmodule dazubuchen aktivierst du Module außerhalb deines Pakets; sie sind kostenpflichtig, pro Teilnehmer und Freizeit, einmalig auf der Schlussrechnung, und die Rückfrage nennt den Preis. Buchst du eines der Module mit eigenem Reiter dazu, erscheint dieser Reiter mit der Marke „neu“, bis du ihn zum ersten Mal öffnest. Nach dem Ende der Freizeit zeigt der Reiter Paket und Module nur noch an, mit dem Hinweis „Die Freizeit ist beendet. Paket und Module lassen sich nicht mehr ändern."
Freizeit wechseln
In der Kopfleiste zeigt die Schaltfläche mit dem Namen oder dem Zeitraum der aktuellen Freizeit das Menü „Freizeit wechseln". Du siehst darin die Freizeiten, auf die du Zugriff hast. Ist die Freizeit vorbei, trägt sie die Marke Archiv; ein Hinweis oben auf der Seite sagt dann, dass die Lagerdaten schreibgeschützt sind, während Organisation und Abrechnungen bearbeitbar bleiben. Auch Tickets und dein eigenes Passwort sind vom Schreibschutz ausgenommen.
Genauer: Bei Tickets geht alles, also erstellen, kommentieren, bearbeiten, schließen und löschen. Über den Menüpunkt „Passwort ändern" änderst du neben dem Passwort auch deine E-Mail-Adresse. Die Freizeit wechselst du über dieses Menü jederzeit. Camp Bingo bleibt mit dem Feld-Pool und dem Abhaken auf den Karten bedienbar. Ist deine Organisation zusätzlich im Notfallmodus, gilt das für Tickets, Zugangsdaten und den Freizeitwechsel genauso; Camp Bingo ist dann gesperrt.
Wer eine Freizeit ansehen darf
Wer darf das: Administratoren und der Besitzer der Organisation sowie die Betreuer, die der Freizeit zugeordnet sind
Mit „Ansehen" öffnest du eine Freizeit; die Details lassen sich ein- und ausblenden. Dort findest du die QR-Codes für Helfer, Gäste, Feedback und Beschwerde/Sorgen mit je einem Flyer zum Herunterladen (Alle QR Codes herunterladen bündelt sie), das Campbuch mit Campbuch generieren und Campbuch herunterladen (siehe Campbuch) und das Elterneinwilligungs-Formular zum Ausdrucken. Der anonyme Beschwerde-Code ist für Kinder und Eltern gedacht und gehört im Camp ausgelegt.
Teilnehmer in die Freizeit bringen
Die Teilnehmer legst du einzeln an, übernimmst sie aus dem CRM oder lädst sie als Liste hoch: im CRM im Reiter „Import“, für die oben gewählte Freizeit. Wie der Import funktioniert, steht auf der Seite Teilnehmer verwalten.
Wer eine Freizeit löschen darf
Wer darf das: Nur Betreuer mit der Rolle Administrator — die Rolle Besitzer reicht dafür nicht
Eine Freizeit lässt sich nur löschen, solange sie noch nicht begonnen hat und noch keine Teilnehmer hat. Der Knopf „Löschen" erscheint deshalb nur bei künftigen Freizeiten ohne Teilnehmer. Hängen an der Freizeit außerdem Vorgänge, Abrechnungen, Belege oder abgegebene Zustimmungen, lehnt die Seite das Löschen mit einer Meldung ab und löscht nichts. Gehören gespeicherte Fassungen der Anmeldebedingungen und Datenschutzhinweise, Checklisten oder Dokumente zur Freizeit, nennt die Rückfrage vor dem Löschen genau diese; sie werden mit der Freizeit gelöscht, und das lässt sich nicht rückgängig machen.