Prävention & Rollen

Prävention, Rollen und Qualifikationen

Hier legst du fest, wer in deiner Organisation welche Verantwortung trägt, wie riskant ein Kurs eingestuft wird und welche Nachweise deine Betreuer vorlegen müssen. Das Handbuch unterscheidet drei Bereiche: Rollen, Präventionsstufen und die Gültigkeit der Qualifikationen (Juleica, Erste Hilfe, Führungszeugnis). Die Handlungsleitfäden für den Krisenfall haben eine eigene Seite: Handlungsleitfäden.

Rollen anlegen und bearbeiten

Wer darf das: Administratoren und Inhaber der Organisation

Rollen bilden die Zuständigkeiten deiner Betreuer ab. Du pflegst sie im Menü „Organisation“ im Reiter „Rollen“.

1. Tippe auf „Neue Rolle“.
2. Trage den „Rollenname“ und eine „Beschreibung“ ein.
3. Die „Position“ bestimmt die Reihenfolge in der Anzeige; niedrigere Zahlen stehen zuerst.
4. Speichere mit „Rolle anlegen“.

Jede Organisation hat Standardrollen, in der Liste mit der Marke „Standard“: Kinderschutzbeauftragter, Freizeitleitung, Ersthelfer, Teamleitung und CRM. Standardrollen lassen sich bearbeiten, aber nicht löschen. Wer die Rolle „CRM“ trägt, hat Zugang zum CRM. Eigene Rollen löschst du nach einer Rückfrage („Rolle wirklich löschen?“).

Rollen zuweisen

Wer darf das: Administratoren und Inhaber der Organisation

Im Menü „Organisation“ zeigt der Reiter „Betreuer“ jeden Betreuer als Karte. Unter dem Namen stehen seine Rollen; über die Auswahl „+ Rolle“ fügst du eine weitere hinzu, mit dem kleinen Kreuz an einer Rolle entfernst du sie wieder (nach einer Rückfrage). Du kannst nur Rollen und Betreuer deiner eigenen Organisation verbinden.

Wozu Rollen im Alltag dienen:

• Die Kinderschutzbeauftragten werden bei der Eskalation eines Krisenvorgangs alarmiert und bei ablaufenden Qualifikationen benachrichtigt (siehe unten und Krisenmanagement).
• An einem Krisenvorgang zeigt die Karte „Ansprechpartner nach Rolle“, wer in der Freizeit welche Rolle trägt.
• Ein Handlungsleitfaden kann bei einem Schritt eine zuständige Rolle nennen, und an einer Aktivitätsvorlage stehen die „Erforderlichen Rollen“. Das System zeigt sie an der Aktivität an; es prüft nicht, ob der durchführende Betreuer die Rolle trägt.
• Für die Führungszeugnis-Prüfung zählen die Rollen Kinderschutzbeauftragter und Freizeitleitung.

Präventionsstufen pflegen

Wer darf das: Administratoren und Inhaber der Organisation

Die Kachel „Präventionsstufen“ im Bereich Sicherheit des Dashboards sehen nur Administratoren. Eine Präventionsstufe ordnet einem Kurs eine Risikobewertung zu. Tippe auf „Neue Präventionsstufe“ und fülle aus:

• „Kursname“ — der Name des Kurses, wie er bei den Teilnehmern steht (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle).
• „Risikostufe“ — Niedrig, Mittel oder Hoch.
• „Hinweise“ — besondere Vorkehrungen für diesen Kurs.
• „In der Anmeldung anbieten“, „Niveaus“ und der Kursaufschlag betreffen die öffentliche Anmeldung; wie sie dort wirken, steht im CRM.

Das Formular erklärt die drei Stufen so — als Orientierung, das System erzwingt davon nichts:

• Niedrig: Standardbetreuung ausreichend. Keine besonderen Vorkehrungen erforderlich.
• Mittel: Erhöhte Aufmerksamkeit. Mindestens ein Betreuer mit entsprechender Qualifikation erforderlich.
• Hoch: Besondere Schutzmaßnahmen. Mindestens zwei qualifizierte Betreuer, Notfallplan und vorab genehmigte Risikoanalyse erforderlich.

Die Stufe wirkt dort, wo ein Kurs in der Anwesenheitskontrolle startet: Die dabei angelegte Aktivität übernimmt die Stufe der gleichnamigen Aktivitätsvorlage, sonst die der gleichnamigen Präventionsstufe, sonst „Mittel“. Kurse, die bei Teilnehmern stehen, aber weder eine Präventionsstufe noch eine Aktivitätsvorlage haben, zeigt die Liste unter „Kurse ohne Einstufung“ — dort legst du die Stufe mit einem Tipp an. Diese Stufen sind nicht zu verwechseln mit den Risikostufen eines Krisenvorgangs: Dort gelten Unbekannt, Gering (Grün), Mittel (Gelb) und Hoch (Rot), siehe Krisenmanagement.

Qualifikationen und ihre Gültigkeit

Für jeden Betreuer führt das System drei Qualifikationen mit einer Ampel: Juleica, Erste-Hilfe und Führungszeugnis. Du siehst die Ampel auf der Betreuer-Karte (Menü „Organisation“, Reiter „Betreuer“) und, jeder für sich, oben im eigenen Profil. Die Stufen:

• Gültig — mehr als 90 Tage Restlaufzeit.
• Läuft in 90 T. ab — höchstens 90 Tage, aber mehr als 30 Tage Restlaufzeit.
• Läuft in 30 T. ab — höchstens 30 Tage Restlaufzeit.
• Abgelaufen — das Gültigkeitsende ist heute oder liegt in der Vergangenheit.
• Kein Nachweis — die Qualifikation ist nicht eingetragen oder es fehlt das Datum, aus dem sich die Gültigkeit ergibt.

Wie das Gültigkeitsende entsteht, ist je Qualifikation verschieden:

• Juleica: Anders als bei den anderen beiden trägt die Juleica ihr Gültigkeitsdatum direkt: Es ist das Datum „Gültig bis (laut Karte)“, das ein Administrator beim Anerkennen von der Karte abliest. Es muss in der Zukunft liegen und darf höchstens 3 Jahre entfernt sein; sonst lehnt das System die Eingabe ab.
• Erste-Hilfe: Das Datum „Erste-Hilfe-Kurs am“ plus 2 Jahre.
• Führungszeugnis: Der Tag der Erstprüfung plus der Wiedervorlagezeitraum deiner Organisation, ohne Einstellung 5 Jahre.

Die Juleica nachweisen

Jeder Betreuer reicht seine Juleica selbst ein: im eigenen Profil im Reiter „Nachweise“ mit der „Juleica-Kartennummer“ und dem Kartenbild. Eine neue Karte ersetzt die bisherige. Sobald du einen Nachweis einreichst, bekommen die Administratoren und Inhaber deiner Organisation die Benachrichtigung „Juleica-Nachweis eingereicht“. Der Status steht im Reiter ebenfalls: „Kein Nachweis eingereicht“, „Eingereicht — wartet auf Prüfung“, „Anerkannt“ oder „Abgelehnt“ (mit der Begründung der Ablehnung). Erste Hilfe und Führungszeugnis lädst du nicht hoch: Eine Erste-Hilfe-Bescheinigung trägt keine Kennung, und ein Führungszeugnis wird nach § 72a SGB VIII nur als Eignung gespeichert, nie als Dokument.

Die Juleica prüfen und anerkennen

Wer darf das: Administratoren und Inhaber der Organisation

Liegt ein Nachweis zur Prüfung vor, erscheint im Reiter „Betreuer“ der Knopf „Juleica-Prüfung“ mit der Zahl der offenen Nachweise. Die Prüfseite zeigt einen Nachweis nach dem anderen: Kartennummer und, hinter „Kartenbild anzeigen“ zunächst verborgen, das Kartenbild.

• Mit „Anerkennen“ bestätigst du die Karte. Zuvor trägst du das Datum „Gültig bis (laut Karte)“ ein — ohne Datum geht es nicht.
• Mit „Nachweis ablehnen“ lehnst du ab. Eine Begründung ist Pflicht; der Betreuer liest sie in seinem Profil und muss eine neue Karte hochladen.

Auch nach der Entscheidung bleibt die Juleica erreichbar: Am Betreuer führt der Verweis „Juleica prüfen“ zu einer Einzelseite, auf der du über „Gültig bis ändern“ das Datum korrigierst oder mit „Anerkennung zurücknehmen“ (nach einer Rückfrage) die Anerkennung aufhebst; der Nachweis steht dann wieder zur Prüfung an. Das Speichern unter „Qualifikationen bearbeiten“ erkennt eine Juleica nicht an.

Die Erste Hilfe eintragen

Wer darf das: Administratoren und Inhaber der Organisation, zu der der Betreuer gehört

Tippe an der Betreuer-Karte auf „Qualifikationen bearbeiten“, setze den Haken bei „Erste-Hilfe-Kurs“ und trage das Datum „Erste-Hilfe-Kurs am“ ein. Ohne Datum zeigt die Ampel „Kein Nachweis“.

Den Wiedervorlagezeitraum des Führungszeugnisses einstellen

Wer darf das: Inhaber der Organisation

Das Führungszeugnis eines Betreuers entsteht nicht von Hand, sondern in der Vier-Augen-Prüfung: Wie sie abläuft, steht unter Führungszeugnis-Prüfung. Wie lange eine Prüfung gilt, legt der Inhaber im Menü „Organisation“ im Reiter „Führungszeugnis“ im Feld „Wiedervorlagezeitraum (Jahre)“ fest — ganze Jahre zwischen 1 und 5 Jahren. Ist nichts eingestellt, gelten 5 Jahre.

Warnungen vor dem Ablauf

Jeden Tag um 6 Uhr prüft das System alle aktiven Betreuer. Sobald eine Qualifikation die Stufe „Läuft in 90 T. ab“, „Läuft in 30 T. ab“ oder „Abgelaufen“ erreicht, verschickt es eine Warnung, also bei 90 Tage, 30 Tage und 0 Tage Restlaufzeit.

• Empfänger sind der betroffene Betreuer selbst, der Inhaber der Organisation und alle Kinderschutzbeauftragten der Organisation; wer mehrfach zutrifft, bekommt nur eine Meldung.
• Die Warnung erscheint als Benachrichtigung in der App unter „Qualifikation läuft ab“, sofern der Empfänger sie nicht abgeschaltet hat. Eine E-Mail bekommt nur, wer sie in seinen Benachrichtigungs-Einstellungen für diesen Anlass eingeschaltet hat.
• Jede Stufe wird für dasselbe Gültigkeitsende nur einmal gemeldet. Erreicht ein Betreuer mehrere Stufen im selben Lauf, bekommt jeder Empfänger eine gemeinsame Meldung.
• Wird ein Gültigkeitsende verlängert, beginnt die Warnfolge für das neue Datum von vorn.