Niemand fährt auf eine Jugendfreizeit und denkt: „Hoffentlich passiert heute was Schlimmes." Aber wer seit ein paar Jahren Freizeiten leitet, weiß: Irgendwann passiert etwas. Ein Beinbruch beim Geländespiel, ein schwerer Asthmaanfall nachts um drei, ein Teilnehmer, der plötzlich verschwunden ist. Und dann musst du funktionieren.
Gutes Krisenmanagement ist kein Zeichen dafür, dass man mit dem Schlimmsten rechnet. Es ist ein Zeichen dafür, dass man seine Verantwortung ernst nimmt.
Warum ein Notfallordner nicht reicht
Die meisten Freizeiten haben einen Notfallordner. Da stehen Telefonnummern drin, vielleicht ein Ablaufplan, eine Liste mit Krankenhäusern in der Nähe. Das ist besser als nichts.
Aber mal ehrlich: Wenn nachts um 2 Uhr ein Kind einen allergischen Schock hat, blättert niemand in Ruhe durch einen Ordner. In dem Moment brauchst du klare Abläufe, die jeder im Team kennt. Wer ruft den Notruf? Wer holt den Epi-Pen? Wer informiert die Eltern? Wer dokumentiert für die Versicherung?
Diese Abläufe müssen vorher geklärt sein – und zwar so, dass jeder Betreuer sie kennt, nicht nur die Freizeitleitung.
Die vier Phasen im Krisenfall
1. Sofortmaßnahmen
Die ersten Minuten entscheiden. Erste Hilfe leisten, Notruf absetzen, Gefahrenquelle sichern. Das klingt selbstverständlich, aber unter Stress vergisst man selbst das Offensichtliche. Wir hatten mal einen Betreuer, der bei einem Beinbruch so geschockt war, dass er vergessen hat, den Rettungsdienst zu rufen – weil er dachte, jemand anders hätte das schon gemacht.
Tipp: Legt vorher fest, wer im Notfall den Notruf absetzt. Immer dieselbe Person. Keine Annahmen, klare Zuständigkeit.
2. Information und Kommunikation
Wer muss informiert werden? In welcher Reihenfolge?
- Rettungsdienst / Polizei (wenn nötig)
- Freizeitleitung (falls nicht vor Ort)
- Eltern des betroffenen Kindes
- Trägerorganisation / Vorstand
- Ggf. Jugendamt oder andere Behörden
Wichtig: Die Kommunikation mit den Eltern macht eine Person. Nicht drei Betreuer, die drei verschiedene Versionen erzählen. Und: Keine Infos über WhatsApp-Gruppen oder Social Media. Nie.
3. Dokumentation
Im Moment denkt niemand an Dokumentation. Aber danach – für Versicherung, Träger, eventuell Rechtsanwalt – brauchst du eine lückenlose Aufzeichnung. Was ist passiert? Wann? Wer war beteiligt? Welche Maßnahmen wurden ergriffen?
Im Jugendcampplaner können Krisenvorgänge direkt dokumentiert werden. Jeder Schritt wird mit Zeitstempel festgehalten, Rollen werden zugewiesen, sensible Daten verschlüsselt gespeichert. Das ist kein Nice-to-have – das schützt euch und die Betroffenen.
4. Nachbereitung
Der Teil, der am häufigsten vergessen wird. Nach der Krise muss das Team reden. Was lief gut, was nicht? Braucht jemand Unterstützung? Müssen Abläufe angepasst werden?
Und auch die anderen Teilnehmer brauchen eventuell Informationen – altersgerecht, sachlich, ohne Panik zu verbreiten.
Handlungsleitfäden: Für jeden Fall vorbereitet
Statt einem allgemeinen Notfallplan lohnen sich spezifische Handlungsleitfäden für typische Szenarien:
- Medizinischer Notfall: Allergischer Schock, Asthmaanfall, Bewusstlosigkeit, schwere Verletzung
- Vermisster Teilnehmer: Ab wann suchen? Wann Polizei rufen? Wer organisiert die Suche?
- Verdacht auf Kindeswohlgefährdung: Meldepflichten, Dokumentation, vertrauliche Gesprächsführung
- Schwerer Unfall: Bei Ausflügen, Wassersport, Kletteraktionen
- Naturereignisse: Gewitter beim Zeltlager, Hochwasser, Hitzewelle
Jeder dieser Leitfäden sollte klar benennen: Wer tut was? In welcher Reihenfolge? Wen muss man informieren? Diese Leitfäden kann man im Jugendcampplaner digital hinterlegen und dem Team vorab zugänglich machen – besser als laminierte Zettel, die im Notfall niemand findet.
Prävention: Der beste Notfall ist der, der nicht passiert
- Gesundheitsdaten ernst nehmen. Wenn auf dem Anmeldebogen „Bienengift-Allergie" steht, muss jeder Betreuer wissen, wo der Epi-Pen liegt. Nicht nur die Sanitäterin.
- Geländebegehung am ersten Tag. Wo sind Gefahrenquellen? Steile Treppen, ungesichertes Gelände, der Teich hinterm Haus?
- Betreuerschulung. Ein Erste-Hilfe-Kurs, der drei Jahre alt ist, reicht nicht. Frischt das auf, wenigstens die Basics.
- Aufsichtspflicht klären. Wann dürfen Teilnehmer alleine wohin? Ab welchem Alter? Zu welchen Uhrzeiten?
Rechtliche Absicherung
Im schlimmsten Fall steht am Ende ein Gerichtsverfahren. Dann zählt, ob ihr eure Sorgfaltspflicht nachweisen könnt. Handlungsleitfäden, dokumentierte Krisenvorgänge, protokollierte Abläufe – das alles zeigt, dass ihr vorbereitet wart und professionell gehandelt habt.
Ein digitales System mit unveränderlichem Audit-Log und verschlüsselter Dokumentation ist im Ernstfall Gold wert. Mehr zum Thema Kinderschutz findet ihr in unserem Blog-Beitrag zu digitalen Werkzeugen im Kinderschutz.
