Jugendarbeit statt Bürokratie — Interview mit Tom Schindelhauer, VWWC Weisweil

Vorher: Papier, Zettel, Kopf

Wie habt ihr eure Freizeiten vorher organisiert?

Die Orga war primär auf Papier. Die Formulare und Listen wurden vorher ausgedruckt. Protokolle, wenn sie geschrieben wurden, wurden in Ordnern abgeheftet. Viele Dinge musste man im Kopf behalten.

Was war der nervigste Teil?

Die Teilnehmerlisten in verschiedene Gruppen aufzuteilen. Wir mussten immer wieder für einzelne Teilnehmer Details nachschauen, wie Medikamente und Unverträglichkeiten. Die Segel- und Surfkursteilnahme hat sich auch spontan geändert und das hat zu vielen Änderungen geführt, die auf einem Zettel vermerkt waren, aber dann tendenziell verloren gegangen sind.

Vor allem die Ausgehliste, wo man Kinder aufgerufen hat, die gar nicht da sind. Anwesenheitskontrollen waren ziemlich lang bei über 80 Kindern.

Gab es mal eine Situation, wo die alte Methode richtig schiefgegangen ist?

Es gab keine Liste von Betreuern. Einmal ist am Tag der Freizeit plötzlich eine Betreuerin aufgetaucht.

Der Umstieg

Was hat euch überzeugt, den Jugendcampplaner auszuprobieren?

Viele unserer Abläufe sollten dadurch vereinfacht werden und kleine, aber in der Menge viele, Verzögerungen ausbügeln.

Wie war die Einführung im Team?

Es dauert etwas, bis sich alle einen Account erstellt haben. Mir fällt niemand ein, der sich aktiv dagegen ausgesprochen hat.

Wie lange hat es gedauert, bis ihr euch zurechtgefunden habt?

Das System ist sehr intuitiv. Es dauert etwas, bis man sich gemerkt hat, wo die wichtigsten Elemente auf dem Dashboard sind. Und bis man effizient mit den Menüelementen umgehen kann. Aber die meisten Betreuer haben es während der Freizeit gelernt, ohne vorher sich drauf vorbereiten zu müssen.

Kommen die jüngeren Betreuer damit klar?

Problemloser als die ältere Generation. Die jüngeren haben das innerhalb der ersten Stunden drauf gehabt — für die ist das halt einfach eine App, wie jede andere auch.

Im Einsatz

Welche Module nutzt ihr am meisten?

Küchendienst öffnen wir als erstes, um die Anwesenheit in der Küche zu überprüfen. Aber auch über den Tag wird es viel verwendet. Über den Tag am meisten wohl Ausgehvorgänge und Ausleihvorgänge.

Nutzen eure Betreuer die App auf dem Handy?

Ja. Kaum jemand hockt auf dem Zeltplatz mit dem Laptop.

Was ist der größte Unterschied — Freizeit mit vs. ohne Jugendcampplaner?

Es gibt viel weniger Rückfragen mit der Hauptorga, da die Betreuer alles im System direkt nachschauen können. Weniger „ist diese Person noch nicht angereist/schon abgereist“, „wer hat heute Nachtwache“, „wer hat alles grad Wärmeflaschen/Decken ausgeliehen“, „wo ist die Ausgehliste“.

Hat sich die Qualität eurer Freizeiten verändert?

Wir haben dadurch mehr Zeit, uns weniger mit Abläufen und Tagesgeschäft zu beschäftigen und können viel mehr reflektieren. Konkret heißt das: Wir können abends in Ruhe den Tag durchgehen, statt Listen abzugleichen. Der Campplaner lässt mich auch viel ruhiger schlafen, seit Krisenvorgänge klar definiert sind und die Hauptorga nicht ad hoc schnell immer exakte Anweisungen geben muss, wenn etwas passiert.

Gibt es ein Feature, das sich alleine schon gelohnt hat?

Anwesenheitskontrolle und das Zusammenspiel mit den Ausgehvorgängen.

Was noch fehlt

Was hat nicht so gut funktioniert oder was hat euch gefehlt?

Eine allgemeine ToDo-Liste mit Dingen, die wir vor der Freizeit zu tun haben, inklusive jeweiliger Deadlines. Das wäre super, damit nichts untergeht.

Wem würdest du den Jugendcampplaner empfehlen?

Ganz besonders Freizeiten, die viel draußen sind und nicht bzw. nur notdürftig über ein Büro verfügen.