Der Segelverein VWWC Weisweil organisiert jedes Jahr eine zweiwöchige Bodenseefreizeit. Seit der Einführung des Jugendcampplaners gehören verlorene Zettel, endlose Rückfragen und chaotische Anwesenheitskontrollen der Vergangenheit an.
Schulung im Vereinsheim: Tom Schindelhauer (links) führt eine Schulung durch.
01 — AusgangslagePapier, Ordner & Kopfkino
Der VWWC Weisweil e.V. veranstaltet jährlich eine zweiwöchige Segelfreizeit am Jugendzeltplatz Heinrich Suso bei Konstanz. Tom Schindelhauer ist seit fast drei Jahren Hauptjugendleiter und damit verantwortlich für die gesamte Organisation — von Teilnehmerlisten über Segelkurseinteilungen bis hin zu Krisenplänen.
Vor dem Jugendcampplaner lief die Verwaltung fast vollständig analog: Formulare wurden ausgedruckt, Protokolle — wenn sie denn geschrieben wurden — in Ordnern abgeheftet. Vieles existierte nur im Kopf der Organisatoren.
„Die Teilnehmerlisten in verschiedene Gruppen aufzuteilen war am nervigsten. Wir mussten immer wieder für einzelne Teilnehmer Details nachschauen — Medikamente, Unverträglichkeiten. Und die Änderungen bei Segel- und Surfkursen landeten auf Zetteln, die dann tendenziell verloren gegangen sind.“
— Tom Schindelhauer, Hauptjugendleiter VWWC WeisweilBesonders problematisch: Anwesenheitskontrollen bei über 80 Kindern. Kinder wurden aufgerufen, die längst abgereist waren. Und es gab keine zentrale Betreuerliste — einmal tauchte am Tag der Freizeit eine Betreuerin auf, mit der niemand gerechnet hatte.
02 — Vorher vs. NachherWas sich konkret verändert hat
Vorher — Papier & Excel
- Teilnehmerinfos auf verteilten Zetteln
- Ausgehliste: Kinder aufgerufen, die nicht da sind
- Spontane Kursänderungen gingen verloren
- Keine Betreuerliste vorhanden
- Ständige Rückfragen an die Hauptorga
- Krisenpläne ad hoc aus dem Kopf
Nachher — Jugendcampplaner
- Alle Teilnehmerdaten zentral & mobil abrufbar
- Anwesenheitskontrolle digital in Sekunden
- Änderungen sofort im System für alle sichtbar
- Betreuer- und Dienstplanung an einem Ort
- Betreuer schauen selbst nach — weniger Rückfragen
- Krisenvorgänge klar definiert und hinterlegt
03 — EinführungIntuitiv genug für den Zeltplatz
Ein häufiges Argument gegen digitale Tools in der Jugendarbeit: Das Team macht nicht mit. Beim VWWC war das kein Thema. Zwar dauerte es etwas, bis sich alle einen Account erstellt hatten — aktiv dagegen ausgesprochen hat sich aber niemand.
Die meisten Betreuer:innen lernten das System direkt während der Freizeit, ohne sich vorher einarbeiten zu müssen. Und gearbeitet wird dort, wo es Sinn macht: auf dem Handy. „Kaum jemand hockt auf dem Zeltplatz mit dem Laptop“, so Tom.
Jüngere Betreuer:innen fanden sich dabei noch schneller zurecht als die ältere Generation — ein Effekt, den viele Vereine kennen und der die langfristige Akzeptanz sicherstellt.
04 — Im EinsatzWelche Module den Alltag tragen
Im Tagesbetrieb kristallisierten sich schnell die Kernfunktionen heraus: Morgens wird zuerst der Küchendienst geprüft, über den Tag dominieren Ausgeh- und Ausleihvorgänge. Die Anwesenheitskontrolle, gekoppelt mit den Ausgehvorgängen, hat Tom als das Feature genannt, das sich alleine schon gelohnt hat.
05 — ErgebnisMehr Jugendarbeit, weniger Bürokratie
Das Ergebnis geht über reine Zeitersparnis hinaus. Durch den Wegfall von Rückfragen — „Ist diese Person schon abgereist?“, „Wer hat Nachtwache?“, „Wo ist die Ausgehliste?“ — gewinnt das gesamte Team Kapazität für das, was zählt: Reflexion, Programm und echte Betreuung.
Für Tom persönlich hat sich vor allem eines verändert: ruhigere Nächte. Krisenvorgänge sind klar definiert und hinterlegt. Die Hauptorga muss nicht mehr ad hoc exakte Anweisungen geben, wenn etwas passiert — die Abläufe stehen im System.
„Mit dem Jugendcampplaner habt ihr die Zeit und Energie, euch mehr mit dem zu beschäftigen, weswegen ihr Jugendleiter seid: Jugendarbeit statt Bürokratie.“
— Tom Schindelhauer an alle Jugendleiter, die noch mit Excel und Papier arbeiten06 — EmpfehlungFür wen sich der Jugendcampplaner besonders lohnt
Toms Empfehlung ist eindeutig: Ganz besonders Freizeiten, die viel draußen stattfinden und nicht oder nur notdürftig über ein Büro verfügen, profitieren vom Jugendcampplaner. Wenn die gesamte Verwaltung auf dem Smartphone laufen muss, weil es kein Büro gibt — dann zeigt das Tool seine volle Stärke.
Transparenzhinweis: Der Jugendcampplaner wird von Julian Müller entwickelt, der beim VWWC Weisweil e.V. als stellvertretender Freizeitleiter tätig ist. Das Interview wurde unabhängig geführt, die Antworten sind Toms eigene.
